Wat doet België om e-facturatie te promoten?

Wat doet België om e-facturatie te promoten?

Sedert 2001 loopt er een programma ter ondersteuning en bevordering van e-facturatie in België.

Verschillende overheidsinstellingen hebben maatregelen genomen in dit verband en ook de privésector is betrokken partij. Deze initiatieven passen binnen het ruimere kader van de acties die op Europees niveau plaatsvinden.

Een specifieke website voor e-facturatie

De eerste versie van de website die u op dit moment bezoekt, werd in 2011 ontwikkeld. Het initiatief hiervoor kwam van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) in het kader van de btw-richtlijn 2010/45.

De voornaamste doelstelling? Mensen die (mogelijk) betrokken zijn informeren over de gevolgen en opportuniteiten die samenhangen met deze richtlijn, die electronische facturen dezelfde juridische waarde gaf als klassieke papieren facturen.

PDF-facturen zijn steeds populairder aan het worden en dus heeft de website zijn oorspronkelijke doel ingelost, namelijk het opstarten van een dematerialisatiebeweging. De nieuwe versie van de website bouwt voort op dat succes en bevat vollediger en meer gedetailleerde informatie over elektronische facturatie. Ditmaal is het de ambitie om een nieuwe stap te zetten richting sterkere automatisering, met alle voordelen die daaraan vasthangen. 

De belangen voor de verschillende doelgroepen, de sterke tendensen en de voor- en nadelen van de verschillende technische en commerciële richtlijnen zijn stuk voor stuk aspecten die ook aan bod komen, zonder dat de juridische en administratieve aspecten uit het oog worden verloren. Via de case studies en de link naar partners vindt de bezoeker ook vlotter zijn weg binnen het e-facturatielandschap. 

Een proefproject om e-facturatie uit te testen bij overheidsdiensten

Het proefproject B2G zag in 2013 het licht in het kader van het Optifed-programma, een federaal programma om duurzame besparingen te verwezenlijken en de werking van de federale overheid te verbeteren.

Het B2G-proefproject had als doel de haalbaarheid van e-facturatie bij overheidsdiensten na te gaan. Met het oog daarop werden er componenten zoals het Mercuriusplatform gecreëerd om uitwisselingen van elektronische facturen te testen.

Dit pilootproject heeft zijn doelstelling verwezenlijkt: begin juli 2014 werd de eerste elektronische factuur uitgewisseld. het project hielp ook om vast te stellen welke verbeteringen er moesten komen om grootschaliger te kunnen gaan werken. De belangrijkste verbetering hield in dat de instapprocedures voor leveranciers, die te lange termijnen en te hoge kosten met zich meebrachten, geschrapt werden.

De implementatie van het Europese Interoperabiliteitskader PEPPOL was de sleutel voor deze vooruitgang. Deze standaardisering zorgde ervoor dat niet minder dan 3000 leveranciers hun facturen elektronisch konden bezorgen aan 1000 bestemmelingen, zonder dat er daar enige specifieke instapprocedure aan te pas kwam.

Mercurius en Hermes: tools om de overgang te regelen

Mercurius, dat geïnstalleerd werd tijdens het B2G-proefproject, is heden ten dage de elektronische postkamer voor facturen die naar alle Belgische overheidsinstellingen verstuurd worden. Mercurius staat in voor de overdracht van e-facturen tussen de facturatiesoftware van de leveranciers van de overheidsdiensten en de aankoopbeheer- en/of boekhoudsoftware van de overheidsdiensten (op voorwaarde dat ze zich conformeren aan het PEPPOL-kader). Aanvullend bij dit platform is er een webportaal, waar leveranciers van overheidsdiensten die nog niet met e-facturatie begonnen zijn hun elektronische facturen in het vereiste gestructureerde formaat kunnen versturen.

De federale overheid stelt ook het Hermesplatform ter beschikking van alle Belgische ondernemingen. Met deze gratis tool kan men elektronische facturen die in het XML-formaat gestructureerd zijn naar het PDF-formaat omzetten. Zo wordt het mogelijk om elektronische facturen uit te wisselen tussen ondernemingen die al gestructureerde elektronische facturen verzenden en ondernemingen die nog niet uitgerust zijn om die facturen geautomatiseerd te kunnen verwerken, maar graag facturen per e-mail ontvangen.

Het programma van het Vlaams Gewest

Sinds 2017 is de Vlaamse overheid klaar om facturen in elektronisch formaat te aanvaarden en sinds 2018 aanvaardt ze geen papieren facturen meer. Het Vlaams Gewest voert dus al enige jaren een actief e-facturatiebeleid, dat op het Europese beleid trekt.

Wat de ontvangst van binnenkomende facturen betreft, heeft het Vlaams Gewest besloten om met het federale niveau samen te werken en ook Mercurius te gebruiken.

De Business Expert Group

Vanaf 2016 bleek dat er nood was aan een voldoende breed en stevig draagvlak om e-facturatie algemeen in te voeren in België.

Het is in deze context dat het VBO in overleg met de IT-sector en de overheid ermee instemde om vlotter een expert group te organiseren. In die expert group zetelen vertegenwoordigers van alle e-facturatiestakeholders (ondernemingen, overheden, aanbieders van oplossingen, boekhoudfederatie, ...). Het doel ervan? Op zoek gaan naar concrete oplossingen voor problemen waar ondernemingen mee te maken krijgen wanneer ze de elektronische facturatie implementeren.

Op dit platform kunnen de deelnemers terecht om concrete gevallen te bespreken in werkgroepen, kennis te delen en standpunten dichter bij elkaar te brengen. Bijvoorbeeld: hoe pas je de btw toe op wisselstukken in de automobielsector? Hoe bedragen na de komma afronden? Uit deze discussies komen concrete, praktische en gemotiveerde aanbevelingen voort, die het gebruik van standaarden eenvoudiger maken. 

Permanente leden van deze groep zijn Agoria, Coca-Cola, Codabox, Colruyt, Delhaize, GS1-Belux, het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Proximus, de FOD Financiën en de FOD BOSA. Occasioneel nemen verschillende andere organisaties aan de activiteiten deel. Als u ook tot de activiteiten van deze groep wil bijdragen, neem dan contact op met het VBO.

Deel dit artikel

Onze Partners