Hoe stuur je facturen naar de overheid?

alt

Werkt je onderneming voor de overheid? Dan zal je vroeg of laat je facturen voor overheidsinstanties in gestructureerd elektronisch formaat moeten opsturen naar deze klanten. E-facturatie raakt alsmaar beter ingeburgerd onder impuls van Europa. In 2017 maakte de Vlaamse regering e-invoicing verplicht voor alle facturen gericht aan de entiteiten van de Vlaamse overheid. Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest heeft dit voorbeeld onlangs gevolgd.

Deze verplichting is ook een kans. Want de overheid neemt ook maatregelen om de overstap naar e-facturatie te vergemakkelijken voor ondernemingen. Daarbij worden een aantal tools en instrumenten aangeboden om je concreet op weg te zetten.

Resultaat? Maar liefst meer dan 5000 leveranciers* hebben de stap al gezet!

* BELANGRIJJK: Dit is een CSV bestand. Het is aangeraden om dit bestand als Tekst te importeren in uw rekenblad naar keuze. Let er nadien voor op om de eerste kolom als Tekst aan te duiden zoniet wordt de eerste kolom met KBO nummers verkeerd opgeslaan.

Heeft je onderneming al een facturatiesoftware die geschikt is om e-facturen te verzenden?

Om elektronische facturen te verzenden, heb je een informaticatool nodig: een facturatiesoftware, een commercieel beheerpakket of een ERP-systeem op je eigen computer of als gedeelde dienst (in de cloud). De software moet trouwens in staat zijn om een elektronische factuur aan te maken die beantwoordt aan het Peppol-kader (en dus aan de Europese norm). Dit geldt al voor een heleboel softwareoplossingen. Raadpleeg hier de lijst van IT-leveranciers die aan deze eisen beantwoorden.

Ja? Stuur dan voortaan e-facturen naar de overheid ...

Sinds 17 april 2019 moeten alle Europese aanbestedende overheden in staat zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen in overeenstemming met de Europese norm.

Opmerking: het Mercuriusportaal  helpt je de controle te bewaren over je facturatieflows. Zo krijg je (voor al je overheidsklanten) een ontvangstbevestiging en kan je de verwerking door de klanten op de voet volgen.

... en naar al je bedrijfsklanten!

Stuur je ook facturen naar privéondernemingen maar weet je niet of ze al uitgerust zijn voor de geautomatiseerde verwerking van elektronische facturen? Zoek niet langer, gebruik Hermes! Dit platform werd door de overheid ontwikkeld in nauwe samenwerking met de privésector. Het moet de kloof dichten tussen ondernemingen die al e-facturen versturen en ondernemingen die deze nog niet kunnen ontvangen. Lees meer.

Neen? Stuur je facturen via Mercurius zolang je niet uitgerust bent!

Het Mercuriusportaal helpt met de opvolging van de verzending en verwerking van e-facturen. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om manueel facturen of kredietnota’s uit te geven, bestemd voor al wie nog niet over aangepaste software beschikt.

Naarmate er meer ondernemingen uitgerust zijn, zal deze functie geleidelijk aan overbodig worden. 50% van de overheidsleveranciers heeft vandaag al een geschikte oplossing gevonden (drie jaar geleden was dit nog 25%) en de resterende 50% schrijft slecht 16% van de facturen uit! We bevelen je dus warm aan om ook een e-facturatietool te kopen of om je huidige tool up te graden. Weet je niet goed waar te beginnen? Klop dan aan bij je huidige informaticaleverancier of raadpleeg de lijst van beschikbare oplossingen op de markt op onze website.

Staat je onderneming grotendeels zelf in voor de goede werking van haar informaticapark? Dan kan je specifieke geïntegreerde producten en/of diensten aanschaffen die voldoen aan de voorgenoemde eisen. Op haar website over e-invoicing houdt de Vlaamse overheid een lijst bij van toepassingen voor dit doelpubliek (zie “met ERP”).

 

Interessante links

•     Mercurius-portaal : bent je nog niet uitgerust voor e-facturatie? Dit portaal helpt om je in orde te stellen met de verplichting, in afwachting dat je een geschikte IT-oplossing vindt.

•     Hermes: beschik je al over een oplossing die geschikt is voor e-facturatie? Stuur e-facturen naar alle contacten uit je adresboek.

•     Raadpleeg de lijst van de oplossingen die beschikbaar zijn op de markt gepubliceerd op deze website.

•     Kom meer te weten over het Peppol-kader zodat je alle info hebt om een e-facturatietool te kiezen.

Deel dit artikel

Onze Partners