Werkt uw bedrijf voor de overheid? Het koninklijk besluit van 9 maart 2022 legt de modaliteiten vast van deze evolutie in de richting van elektronische facturering in het kader van overheidsopdrachten. U zult daarom vroeg of laat uw facturen naar deze klanten in gestructureerde elektronische vorm moeten sturen.
In dit artikel vindt u informatie waarmee u aan deze eis kunt voldoen en tegelijkertijd, zoals veel ondernemingen al doen*, kunt profiteren van de mogelijkheid om uw facturering te verbeteren en op die manier bij te dragen aan de grootschalige adoptie in België en Europa.
Heeft u al een factureringstool?
Het verzenden van elektronische facturen impliceert noodzakelijkerwijs het gebruik van een IT-tool: facturatiesoftware, commerciële beheersoftware of zelfs ERP op eigen computer of gedeelde dienst (cloud).
Is deze tool geschikt?
Als u beschikt over een factureringstool, moet deze in staat zijn een gestructureerde elektronische factuur te verzenden die voldoet aan de normen die van toepassing zijn op overheidsinstanties.
Zo ja: u kunt vandaag e-facturen naar openbare diensten sturen
Vanaf 17 april 2019 moeten alle Europese aanbesteders een gestructureerde elektronische factuur kunnen ontvangen in overeenstemming met de Europese norm.
Opmerking: het Mercurius-portaal helpt u om uw factureringsstromen onder controle te houden. Inderdaad, het stelt u in staat om hun ontvangst te verzekeren (voor al uw institutionele klanten) en om de verwerking door de klanten te volgen.
Je hebt nog niet de juiste tool
Stuur in dit geval, in afwachting van de implementatie, uw facturen via het Mercurius-portaal. Naast de “track and trace” functie, maakt het Mercurius-portaal het ook mogelijk om handmatig facturen of creditnota’s te sturen aan overheidsinstanties die nog niet zijn uitgerust met de juiste software.
NB: Naarmate meer bedrijven beschikken over een aangepaste tool, zal deze portaalfunctie steeds minder nodig zijn. Op dit moment heeft 56 % van de leveranciers van de administratie al de oplossing gevonden die bij hen past (vergeleken met slechts 25 % 5 jaar geleden), en de resterende 44 % verstuurt slechts 11 % van de facturen !
We raden u dan ook sterk aan om een e-factureringstool aan te schaffen of de tool die u momenteel gebruikt, te upgraden.
Nuttige links:
- Mercurius Portaal: nog niet uitgerust voor e-facturering? Met dit portaal kunt u voldoen aan de verplichting, en heeft u de tijd om de IT-oplossing te vinden die bij u past.
- Raadpleeg de lijst van instrumenten voor e-facturering aan overheidsinstanties.
* BELANGRIJK: De eerste kolom bevat het bedrijfsnummer van de leverancier. Dit nummer begint met een ’0”. Om deze „0” duidelijk zichtbaar te maken wanneer u dit bestand gebruikt, moet u ervoor zorgen dat uw tool (rekenblad) de eerste kolom als tekst beschouwt en niet als een getal.
