Hoe Peppol een revolutie betekent in elektronische facturering

Logo Peppol

Het Europese Peppol-kader heeft gekozen voor een pragmatische aanpak. Het was immers niet de bedoeling het wiel opnieuw uit te vinden! Integendeel, het vult bestaande oplossingen aan met de strikt noodzakelijke, minimale elementen om de digitale uitwisselingen te veralgemenen.

Dat wordt uitgelegd in dit artikel: Peppol is een door Europa ontwikkeld kader om e-procurement in de overheidssector verder uit te rollen.   

Om de obstakels voor de digitalisering van de handelstransacties tussen de overheden en hun leveranciers weg te werken, heeft Peppol een reeks oplossingen ingevoerd.

... een indeling van de ‘grootste gemene deler’

Deze indeling met de grootste gemene deler is wat het Engels betekent voor de handelsrelaties: een gemeenschappelijke taal die uitwisseling mogelijk maakt tussen partners die niet dezelfde taal spreken.

Alle studies bevestigen het: het gebruik van een eigen, gestructureerde factuurindeling door elke sector of uitwisselingsgroep vormt een grote hinderpaal voor de veralgemening van e-facturering. Deze situatie verplicht de minst sterke ondernemingen (die ook het meest vertegenwoordigd zijn) zich op meerdere platformen te abonneren (die van de machtigste handelspartners) en dure systemen voor formaatconversie te ontwikkelen.

Dankzij de grootste gemene deler moeten de ondernemingen hun programma’s slechts eenmaal aanpassen. Zo zijn de globale kosten veel lager en genieten zelfs de grote ondernemingen van aanzienlijke voordelen! 

Het betekent echter niet dat de andere indelingen worden verbannen: elke onderneming is vrij om de indeling(en) van haar keuze te gebruiken, maar kan dit niet meer aan anderen opleggen. In het Peppol-kader maakt een register het mogelijk om met eender welke factureringssoftware de lijst van indelingen die elke correspondent kan ontvangen en verwerken, te raadplegen. Dit principe wordt verder in detail uitgelegd op peppol.org.

Sinds 2018 vervult de Europese norm de rol van indeling van de grootste gemene deler (zie Richtlijn 2014/55).

... over de toegangspunten

Ook het grote aantal uitwisselingsplatformen op de markt vormt een rem voor de veralgemening van e-facturering. Het verplicht ondernemingen die correspondenten van andere sectoren willen bereiken immers zich op meerdere platformen te abonneren. De technische voorwaarden en de tarieven van deze platformen kunnen uiteenlopen. Een harmonisering dringt zich dus op. 

Deze harmonisering verloopt via het gebruik van toegangspunten die aan de Peppol-standaard beantwoorden. Deze toegangspunten zijn informaticaprogramma’s die de rol van virtuele postbus spelen. Ze bieden eender welke onderneming de mogelijkheid om facturen te verzenden en/of te ontvangen, waarbij de gebruikte platformen weinig uitmaken, zolang ze beantwoorden aan de gemeenschappelijke Peppol-standaard voor toegangspunten. Dankzij deze toegangspunten kunnen de correspondenten zeker zijn dat hun facturen correct worden verzonden

Het Peppol-kader zorgt dus voor een eenvormige uitwisseling, waarbij de platformoperatoren en hun gebruikers toch nog altijd veel vrijheid hebben. Dit maakt het mogelijk een voldoende rijk en gevarieerd aanbod van bijkomende diensten te ontwikkelen. Hoewel de uitwisseling onvermijdelijk is, is ze slechts een van de stappen in de verwerking van de factuur; deze stappen kunnen heel divers zijn en ook hun aantal kan variëren, afhankelijk van de context van de correspondenten.

Er zijn meer dan 300 gecertificeerde Peppol dienstverleners. Technisch gesproken kunnen al deze operatoren deze dienst verstrekken aan eender welke correspondent. In commerciële termen zijn op de Belgische markt ongeveer dertig operatoren actief. Raadpleeg hier de lijst van de operatoren/toegangsleveranciers.

... over de raamcontracten

De uitwisselingen zijn technisch mogelijk dankzij de indeling van de grootste gemene deler en de toegangspunten. Opdat ze altijd juridisch betrouwbaar zouden zijn, ongeacht de betrokken operatoren, heeft Peppol raamcontracten geïmplementeerd.

Rechtsonzekerheid is voor de meeste ondernemingen immers een onaanvaardbaar risico. Als de verzender en de bestemmeling in 8 van de 10 gevallen een andere operator gebruiken, hoe kan de rechtsgeldigheid van hun uitwisselingen dan worden gegarandeerd?

In het Peppol-kader worden de platformoperatoren uitgenodigd om dezelfde raamcontracten te sluiten. Deze verzekeren de rechtszekerheid van de uitwisselingen, zelfs buiten de grenzen van hun eigen platform.

... een samenwerkingsmodel

Het Peppol-kader voorziet een samenwerkingsmodel dat de samenwerking tussen de verschillende betrokken actoren organiseert. Het definieert de rollen, verantwoordelijkheden en nodige taken voor het goede verloop van de uitwisselingen.

Behalve de deelnemers en de dienstenleveranciers (operatoren) definieert dit model ook twee specifieke rollen: de autoriteiten en de coördinator.

De autoriteiten

Het gaat over het algemeen over overheidsdiensten. Hun rol bestaat eruit:

  • toe te zien op de goede toepassing van het Peppol-kader in hun ‘rechtsgebied’ (land of activiteitensector);

  • raamcontracten te sluiten met de dienstenleveranciers;

  • de actoren binnen hun rechtsgebied te sensibiliseren;

  • de globale standaarden aan te vullen met standaarden op lokaal niveau.

In België is BOSA VD sinds 2016 de Peppol-autoriteit.

De coördinator

De coördinator waakt over de globale standaarden op het niveau van de indeling (grootste gemene deler), de infrastructuur (toegangspunten) en de contracten.

Hij ziet erop toe dat deze standaarden voor iedereen ter beschikking staan, up-to-date worden gehouden en ondubbelzinnig kunnen worden geïmplementeerd.

Bovendien sluit hij met elke overheid een contract, wat de top van de structuur creëert die de rechtszekerheid van alle uitwisselingen op het Peppol-‘net’ garandeert.

Deze rol wordt sinds 2012 verzorgd door de ivzw onder Belgisch recht OpenPeppol.

Deel dit artikel

Onze Partners