6 stappen naar succesvolle invoering van e-facturering als aanbesteder

Thema

Algemeen
Decoratief beeld

Bent u aanbesteder en bent u nog niet overgestapt op e-facturering? Ontdek hoe u in 6 stappen een elektronische facturering introduceert.

Alle aanbestedende diensten van Europa moeten in staat zijn een gestructureerde, elektronische factuur te ontvangen die aan de Europese norm voldoet. Deze verplichting, opgelegd door de Europese richtlijn 2014/55, werd op 17 april 2019 van kracht.

Afgezien van de wettelijke verplichting is de overstap naar elektronische facturering vooral een bron van kansen omdat de efficiëntie toeneemt, de operationele kosten dalen en de medewerkers meer valoriserende taken kunnen uitvoeren. Bovendien geeft een succesvolle invoering van e-facturering door de overheden de informaticasector een markt die groot genoeg is om de werkzaamheden te rechtvaardigen die nodig zijn om het aanbod te heroriënteren ten gunste van de kmo's.

Het artikel 8 goede redenen om e-facturering te gebruiken vat het potentieel van deze innovatie samen en de pagina 5 misvattingen over e-facturering stelt enkele vooroordelen ter discussie.

U hebt de beslissing genomen: u wilt de kans aangrijpen. Hoe start u met een project voor e-facturering in uw organisatie? Welke belangrijke stappen mag u vooral niet overslaan? We hebben een methode en hulpmiddelen ontwikkeld om u te helpen met de succesvolle overstap naar e-facturering. De methode is verdeeld in 6 grote stappen. Natuurlijk is dit schema bedoeld als richtsnoer en moet het worden aangepast aan de specifieke kenmerken van uw organisatie en aan de eventuele gewestelijke maatregelen die van toepassing zijn.

laatste

1. Zich conformeren: registreer uw bedrijf op Mercurius

Mercurius is de centrale digitale postkamer voor de Belgische aanbesteders. In de praktijk stelt Mercurius u in staat om gratis elektronische facturen te ontvangen en te verwerken, zelfs als u nog niet over een specifieke IT-oplossing beschikt.

Het is ideaal om kosteloos te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, te ontdekken hoe e-facturering werkt en bepaalde informatie te verzamelen voor u een eigen oplossing invoert.

Hoe doet u dat?

Vul het formulier in. Na het inschrijven ontvangt u een procedure die uitlegt hoe uw inschrijving verloopt en hoe u de webportal van Mercurius gebruikt.

2. Ontdekken: nodig uw zakenpartners uit om u elektronische facturen te sturen

Laat uw zakenpartners weten dat u voortaan bij voorkeur elektronische facturen ontvangt. Dankzij Mercurius en deze stroom van inkomende facturen kunt u wennen aan het nieuwe formaat en beter bepalen wat het potentieel en de belangrijkste succesfactoren van uw project voor overstap naar e-facturering zijn.

Hoe doet u dat?

Hier vindt u een modelbrief waarmee u uw zakenpartners kunt informeren.

3. Analyseren: start een project voor e-facturering in uw organisatie

E-facturering is in de eerste plaats een vakproject. Het is erg belangrijk dat u rekening houdt met de ontwikkeling van de betrokkenheid van het vak en van de informatica naarmate het project vordert.

Hoe doet u dat?

Mobiliseer om te beginnen de noodzakelijke interne expertise en zet een werkgroep e-facturering op.

Analyseer de bestaande situatie: welke positieve (kwantitatieve en kwalitatieve) gevolgen kan de automatisering van de behandeling van facturen hebben? Welke aanpassingen zijn noodzakelijk? Stel in detail de strategie vast voor de invoering van e-facturering in uw organisatie.

4. Toewijzen: identificeer de geschikte oplossingen en de juiste dienstverleners

De invoering van een systeem voor e-facturering vereist specifieke technische competenties. U moet dus waarschijnlijk een of meer aanbestedingen uitvoeren om deze competenties extern te vinden.

De gekozen IT-oplossing moet niet alleen voldoen aan uw behoeften, maar ook conform zijn aan het Europese PEPPOL-kader.

Hoe doet u dat?

Stel uw aanbesteding op en selecteer de vereiste oplossingen en/of diensten. Houd eveneens rekening met de praktische informatie voor het Mercurius-platform en uw integrator. Let erop dat deze informatie duidelijk is aangegeven in uw aanbesteding en dat ze deel uitmaakt van de gekozen offerte. Vraag ons indien nodig om advies.

5. Leveren: voer de gekozen oplossingen in

Na de voorbereiding is het tijd om het project concreet uit te werken. Als de oplossingen eenmaal zijn ingevoerd, moeten ze nog worden getest en moet worden verzekerd dat ze goed zijn geïntegreerd met de bestaande onderdelen. Maar ook en vooral moeten uw teams worden getraind in deze nieuwe manier van werken.

6. Oogsten: mik op 100% elektronische facturering

Blijf uw zakenpartners aansporen om u gestructureerde elektronische facturen te sturen. Het doel is de volledige automatisering van uw factureringsproces.

Hoe doet u dat?

Bepaal elke maand met behulp van de volgende berekening hoeveel vooruitgang u hebt geboekt:

ratio ontvangen NL

Deel dit artikel

Onze Partners