e-facturering: wat houdt het precies in?

E-facturering: wat houdt het precies in?

Elektronische facturering of e-facturering betekent de automatisering van het factureringsproces van a tot z. Een woordje uitleg ...          

Zowel voor de leverancier van goederen of diensten als voor zijn klanten is de verwerking van facturen een tijdrovende taak. Die tijd zouden beiden ongetwijfeld liever aan andere zaken besteden.

Wie droomt er niet van te worden verlost van deze vervelende, administratieve klus? Toch is dat wat e-facturering belooft. Een utopie? Beslist niet! Voor veel grote ondernemingen is het al sinds het einde van de jaren 1980 een realiteit, die zich nu aan het veralgemenen is.

Van factuur ...

Laten we eerst de basisbegrippen nog eens overlopen. Een factuur is een document waarmee een persoon (natuurlijke of rechtspersoon) de betaling van een schuld ten gevolge van de levering van goederen of diensten aan een andere persoon vraagt. Als de betaling al heeft plaatsgevonden, vermeldt de factuur dat deze schuld afgelost is.

Een factuur is ook een boekhoudkundig document. In dit zin mag ze niet eender hoe worden opgesteld en is ze onderhevig aan specifieke verplichtingen: op de factuur moeten een datum, een volgnummer, indien van toepassing het btw-nummer van de leverancier en van de klant enz. vermeld staan.

Voor een factuur kan worden gearchiveerd, doorloopt ze meerdere etappes, het aantal kan van geval tot geval variëren:

  1. Opmaak
  2. Verzending
  3. Overdracht
  4. Ontvangst
  5. Goedkeuring
  6. Boeking
  7. Betaling
  8. Archivering

… naar e-facturering

E-facturering bestaat uit de automatisering van dit hele proces, vanaf de uitgifte door de leverancier tot de betaling en de archivering door de klant.
Met andere woorden, eens het product of de dienst is geleverd, wordt de factuur zonder menselijke tussenkomst aangemaakt en verzonden. Aan de andere kant wordt ze op dezelfde manier ontvangen en verwerkt, dankzij beveiligde informaticatools en -processen.

Deze methode is betrouwbaarder, sneller en vaak zelfs efficiënter, want ze beperkt de fouten. E-facturering biedt ook de mogelijkheid flink wat te besparen: tot € 9 per factuur op de geraamde, gemiddelde kost van € 12,08. Dit bleek uit deze studie van de Universiteit Hasselt in opdracht van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV). 

“Dit is geen elektronische factuur”

De verzending via e-mail van een factuur in pdf-formaat wordt niet als e-facturering beschouwd, ook al gebeurt ze elektronisch. Deze niet-gestructureerde indeling kan immers niet automatisch worden verwerkt door de klant.

Voor een geautomatiseerde verwerking van facturen moeten de informaticasystemen aan de kant van de leverancier en van de klant dezelfde taal spreken. Daarom heeft Europa een kader ontwikkeld, PEPPOL, dat de uitwisseling van facturen binnen de Europese Unie aanzienlijk vereenvoudigt. Het hanteert een standaardindeling voor gestructureerde facturen, gedefinieerd in de Europese norm voor elektronische factureringDeze twee elementen vullen elkaar perfect aan en maken e-facturering op grote schaal mogelijk.

Antwoorden op uw vragen over e-facturering

Elektronische facturering ziet er op het eerste gezicht misschien eenvoudig uit, maar in werkelijkheid is er een hele reeks aspecten waarmee u rekening moet houden. Op deze site vindt u informatie en antwoorden op uw vragen over e-facturering. Nu is het aan u om de stap te zetten en het ideaal van een volledig geautomatiseerde facturering te bereiken.

Deel dit artikel

Onze Partners