50% van de uitgeschreven facturen is bestemd voor particulieren, dit zijn ongeveer 500 miljoen facturen per jaar. Met een dergelijk volume is het op lange termijn ongetwijfeld van cruciaal belang om deze facturen te dematerialiseren en de verwerking ervan te automatiseren.
Onze levenskwaliteit neemt voortdurend toe en daarmee ook het aantal dienstverleners op wie we een beroep doen: internetprovider, tijdschriften- of krantendistributeur, huishoudhulp, sportcentrum, verzekeringsmakelaar, voedingsdeskundige, privéleraar, ... Er zijn talloze voorbeelden, die voor elk gezin weer net iets anders zijn. Eén ding staat wel vast: na een prestatie volgt een factuur! Daarom is het betalen van deze huishoudfacturen een klus die tegenwoordig veel vervelender en tijdrovender is dan vroeger.
E-facturering om weer wat tijd voor jezelf te krijgen ... en geld te besparen
Wie droomt er niet van om verlost te zijn van al die vervelende maar noodzakelijke taken? Net daarom is e-facturering uitgevonden: machines doen dit veel beter dan wij ... en zonder morren! Zoals wordt uitgelegd in het artikel De uitdagingen van elektronische facturering voor ondernemingen was het de toename van het aantal te verwerken aankoopdocumenten - doordat grote ondernemingen steeds vaker onderaannemers gingen inschakelen - die dertig jaar geleden de aanzet tot e-facturering gaf. De oorzaak is anders, maar het symptoom is hetzelfde: het aantal te verwerken facturen rijst de pan uit.
Volgens studies in opdracht van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) zou de dematerialisering/automatisering van de verwerking van facturen aan particulieren tot een efficiëntiewinst van ongeveer € 5,32 per factuur leiden. Op een totaal van 500 miljoen facturen betekent dat een winst van € 2,66 miljard per jaar. Een deel van die besparingen is nu al gerealiseerd, onder meer dankzij het veelgebruikte PDF-formaat. Hierdoor kunnen de verwerkingskosten per factuur met € 3,24 worden verminderd. Er is echter nog werk aan de winkel om tot een volledige dematerialisering en automatisering te komen.
Waar staan we vandaag?
De volledige automatisering van elektronische facturen voor particulieren is nog niet binnen handbereik, maar komt geleidelijk dichterbij dankzij een aantal maatregelen die zich richten op de openbare dienstverlening:
-
de Europese norm: deze norm werd eind 2017 gepubliceerd en standaardiseert de e-facturen, ongeacht de sector van de onderneming die ze uitschrijft. Zo creëert ze de voorwaarden voor de implementatie van deze vernieuwing buiten het oorspronkelijke bereik, namelijk dat van de grote ondernemingen.
-
de richtlijn 2014/55: deze richtlijn schept een markt voor de invoering van deze norm, namelijk de overheid, die goed is voor 15% van de aankopen in de economie en die als eerste te maken krijgt met intersectorale facturering.
-
het Peppol-kader: dit kader maakt het mogelijk om gestructureerde documenten uit te wisselen tussen om het even welke computer en om het even welke andere computer, zonder menselijke tussenkomst. Hoewel dit platform momenteel voornamelijk voor de stromen tussen ondernemingen wordt gebruikt, behoort een toepassing voor de facturering aan particulieren tot de mogelijkheden.
In het kielzog hiervan zouden de kmo's snel de positieve effecten van deze beweging moeten merken: net als de overheid krijgen vooral zij met intersectorale facturering te maken.
Nog even geduld ...
In deze logica van progressieve ontwikkeling worden particulieren pas in de vierde en laatste fase benaderd. Dit neemt niet weg dat er, zoals hierboven al is vermeld, sprake kan zijn van overlappingen tussen de fasen.
Bovendien levert de toepassing van facturering op basis van een hybride model (facturen in PDF), sneller dan de perfecte e-facturering, nu reeds aanzienlijke besparingen op.
Tot slot hebben bepaalde software-uitgevers reeds grote stappen vooruit gezet in dit segment. De ontwikkeling is nog vertrouwelijk en de software in kwestie is nog maar een nicheproduct. Toch is dit een veelbelovende start ...