E-facturering: het standpunt van de boekhouders

Thema

Algemeen
Decoratief beeld

De meeste ondernemingen vertrouwen hun boekhouding toe aan accountants. Die worden dus als eersten betrokken bij de elektronische facturering, die hen er immers toe aanzet hun vakgebied met een frisse blik te bekijken. Een risico of een kans?

Zoals in het artikel De uitdagingen van elektronische facturering voor ondernemingen wordt benadrukt, is de verplichting voor de overheid om over te schakelen op elektronische facturering ook bedoeld om kmo's het goede voorbeeld te geven. Veruit de meeste kmo's besteden hun boekhouding en btw-verplichtingen echter uit aan accountants. Wat zal de impact van e-facturering op hen zijn? Wat verwachten accountants van elektronische facturering?

Boekhouders en e-facturering: een denkoefening die veel ouder is dan vandaag

Sinds 2008 hebben het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten (IEC-IAB), het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IRE-IBR), het Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders en Fiscalisten (IPCF-BIBF) en Febelfin samen met Isabel en Certipost de handen ineengeslagen om dit thema te onderzoeken. Dit initiatief kreeg de naam e-invoice-bridging.

In haar toespraak op de Isabel-conferentie van 27 februari 2008 verklaarde Micheline Claes, vice-voorzitter van het IAB: "De beroepsgroep heeft de uitdagingen goed begrepen en wilde een bijdrage leveren aan het debat en haar stem laten horen over de manier waarop de elektronische factuur zowel aan haar operationele als wettelijke verplichtingen beantwoordt." 

Ze wees ook op de pluspunten en uitdagingen van e-facturering: "Snelheid, beveiliging en verhoging van de betrouwbaarheid van financiële informatie zijn natuurlijk de drijvende krachten van de ontwikkeling, maar ze worden nog versterkt als de elektronische facturen compatibel zijn met ERP-software en als de softwarepakketten zorgen voor een automatische administratieve verwerking van de boekingen, [...] en ontvangst, archivering en online betaling combineren ..., dit alles met een minimale investering en maximale eenvoud."

Ze maakte ons reeds opmerkzaam op "de wildgroei van software-ontwikkelingen in verband met facturering en boekhouding", en het onderliggende risico van fragmentering, waardoor de verwachte voordelen niet ten volle kunnen worden benut.

Een kans voor de sector

Kortom, de sector is zich reeds enkele jaren bewust van de uitdagingen van de ontwikkeling van e-facturering en de ingrijpende gevolgen ervan voor zijn activiteiten. In plaats van facturen handmatig in te voeren en te boeken, moeten de accountants zich immers aanpassen aan de automatisering van deze activiteiten met een geringe toegevoegde waarde en zich heroriënteren naar meer adviesverlening en follow-up van probleemgevallen.

E-facturering is dus een kans voor deze sector, die onder druk komt te staan door de nieuwe technologieën en de globalisering. De IT-oplossingen, die steeds meer berusten op samenwerking en modulariteit, bieden ook mogelijkheden voor de heroriëntering van de boekhoudkantoren. 

Boekhouding van systemen: een grote uitdaging

Om een boekhoudkantoor in staat te stellen adviesdiensten aan te bieden, is de voorwaarde sine qua non wel dat de software van het kantoor kan samenwerken met de door de klant gebruikte software om de klantenfacturen te kunnen ontvangen en goedkeuren. Wat is daarvoor nodig? 

  1. Gebruikmaken van gemeenschappelijke software of een gedeeld platform: dat is momenteel het overheersende model om te zorgen voor deze heroriëntering van de rol van de boekhouder. Het nadeel hiervan? Deze aanpak leidt tot starre regels in de relaties die, op termijn, tot concurrentievervalsing leiden. De situatie houdt het risico in dat de prijzen te hoog blijven en dat innovatie wordt ondermijnd. Het valt te hopen dat de vertrouwensrelatie tussen boekhouders en hun klanten het mogelijk maakt om de impact van dit ongemak te relativeren, zodat de heroriëntering nu al van start kan gaan.  

  2. Zorgen voor een boekhouding tussen softwaresystemen, op basis van de gemeenschappelijke normen: dit is een groot project dat België zou kunnen lanceren met als basis de Europese norm. De scenario's die door de Europese norm worden ondersteund, beperken zich immers niet tot het versturen van een factuur van een leverancier naar een klant. Bij het doorsturen van facturen (of factuurelementen) door een kmo aan haar boekhouder overeenkomstig deze norm, die geacht wordt de administratieve verwerking en de btw-behandeling van facturen mogelijk te maken, zouden de vereiste gegevens dan rechtstreeks worden verstrekt aan de software van de boekhouder. Het Peppol-kader heeft het vereiste potentieel om dit scenario te ondersteunen, maar er zullen wel nog wat specificatiewerkzaamheden nodig zijn voor de implementatie ervan. 

De bijdrage van de federaties

We kunnen besluiten dat e-facturering symbool staat voor de uitdagingen en de kansen die de informatietechnologieën met zich meebrengen voor de cijferberoepen. Het komt er voor de boekhoudkantoren op aan om de operationele taken van gegevensinvoer in te ruilen voor strategisch advies. Ook het begeleiden van ondernemingen bij hun digitale transformatie is een belangrijke taak. 

De sector voert dus onderhandelingen over een strategisch keerpunt. De federaties die de sector vertegenwoordigen zijn het best geplaatst om deze transitie van de sector te leiden en te faciliteren. In dit kader kunnen zij hun beroepsgroep vertegenwoordigen in de Peppol-gemeenschap en erover waken dat de processen die hen aangaan goed worden begrepen en uitgevoerd.

Deel dit artikel

Onze Partners