Doel
BedrijvenFreddy Spanhove
E-business Manager
Cebeo is een distributeur van elektrotechnisch materiaal, die deel uitmaakt van de Franse groep Sonepar. Wereldwijd zijn ze nummer één en gevestigd in 44 landen. Onze klanten zijn electroprofessionals, zowel kleine als grote installateurs in de residentiële, industriële en tertiaire sector. We versturen ongeveer 1 miljoen facturen per jaar, daarvan is een deel elektronisch – maar niet allemaal.
Overstappen op e-facturering: wat verandert er?
E-invoicing heeft toch wel één en ander veranderd in ons bedrijf. Steeds meer klanten vragen elektronische facturen. Daarom hebben we gekozen om de set-up te laten gebeuren door de business zelf via het ERP-systeem. Door de facturen elektronisch te versturen zien we dat ze veel sneller door de goedkeuringsflow lopen en dat er minder haperingen zijn. Dat betekent dat Cebeo deze facturen ook sneller betaald krijgt, wat voor ons een voordeel is.
Hoe verliep de overstap?
Ruim 15 jaar geleden hebben we onze eerste elektronische facturen verstuurd, over een toen nog heel specifiek netwerk en in een specifiek formaat. Ondertussen is er heel wat evolutie geweest. Recent hebben we de opgang gekend van het Peppol-netwerk, onder impuls van de overheid die vraagt om facturen via dit netwerk te versturen. We hebben dit niet enkel gedaan voor de overheid, maar we gebruiken het ook om facturen naar onze B2B-klanten te sturen.
Wat waren de uitdagingen?
De invoering van e-invoicing heeft toch heel wat uitdagingen met zich meegebracht. Ik denk bijvoorbeeld aan 3-way matching wat onze klanten willen gebruiken. Dat is de vergelijking tussen het order, de leveringsbon en de factuur. Op 3 niveaus dus. En dat kan in principe alleen maar vlekkeloos verlopen wanneer we van in het begin de informatie heel kwalitatief beschikbaar hebben. Het komt erop neer dat we, om te beginnen, de artikelinformatie juist moeten hebben: de juiste artikelreferenties, de juiste prijzen, ook rekening houden met bijkomende taksen zoals BEBAT en Recupel… En dat we dus eigenlijk in een volgende fase het order elektronisch wensen te ontvangen. Op die manier krijgen we ook het PO-nummer, het purchase order-nummer van de klant mee dat we in het verdere verloop van het proces gaan hanteren omdat uiteindelijk met de elektronische factuur ook terug te sturen, zodanig dat de klant die 3-way matching zonder problemen kan uitvoeren.Â
Nog tips om te delen?
Belangrijk is om het in zijn totaliteit te beschouwen. Dus van de juiste artikelreferentie, de juiste prijs, over het elektronisch order tot en met de elektronische factuur. Â