Vragen

Ontvangen

  • Ben je verplicht om met een tussenpersoon (service provider) te werken voor het ontvangen van een elektronische factuur?

    Neen. 

    Het is een mogelijkheid om beroep te doen op de diensten van een service provider. Desondanks blijft de  belastingplichtige (onderneming) zelf verantwoordelijk voor het beheer en/of het bewaren van de geldige factuur. Het is dus aan te raden om duidelijke afspraken te maken met en garanties te vragen aan de service provider.

  • Is een factuur in PDF-formaat een wettelijke elektronische factuur?

    Ja. Noch het formaat, noch de vorm van de factuur zijn van belang. Elke factuur, op papier, of in om het even welk elektronisch formaat (bijvoorbeeld pdf) moet aan dezelfde voorwaarden voldoen.

  • Kan ik aan een leverancier vragen om tegelijkertijd een papieren en een elektronische factuur te sturen?

    Principieel mag er voor éénzelfde handeling slechts één factuur, elektronisch of papier, worden uitgereikt. Indien er toch twee facturen aangemaakt worden, moet één van beide facturen (de papieren of de elektronische) de vermelding 'dupplicaat' bevatten of enige andere vermelding die duidelijk maakt dat het andere exemplaar het 'origineel' is en enkel dat kan gebruikt worden voor het recht op aftrek van de BTW.

  • Kan ik de inhoud van een elektronische factuur op dezelfde manier betwisten als bij een papieren factuur?

    Ja. Een elektronische factuur is op alle vlakken gelijkwaardig aan een factuur op papier. Een elektronische factuur kan dus worden geweigerd op dezelfde wijze en gronden als een papieren factuur.

  • Kan ik weigeren om elektronische facturen te ontvangen en verder werken met papieren facturen?

    Ja. Aangezien het gebruik van een elektronische factuur steeds afhankelijk is van de aanvaarding ervan door de afnemer, kan een leverancier/dienstverrichter het gebruik van een elektronische factuur nooit opleggen.

  • Moet je een inkomende factuur die je per email (bijvoorbeeld : word document, pdf) hebt ontvangen, absoluut printen?

    Neen. Het mag maar het moet niet (zie ook vraag "mag je een electronische faktuur in papiervorm bewaren"?).

    Tenzij de bestemmeling van de elektronische factuur ze alleen op papier bewaart. Als daarentegen die factuur elektronisch wordt bewaard, dan kan elke eventuele afdruk ervan, voor administratieve of andere bedrijfsdoeleinden, slechts de waarde hebben van een (papieren) kopie.

  • Worden de facturen die van een website van een leverancier moeten gedownload worden erkend door de BTW-administratie ?

    Ja. De facturen die ter beschikking worden gesteld van de afnemer op de website van de leverancier/dienstverrichter worden door de fiscale administratie aanvaard als elektronische facturen. Dergelijke facture worden geacht te zijn uitgereikt op het moment dat zij ter beschikking worden gesteld op zodanige wijze dat ze door de afnemer kunnen worden ontvangen en bewaard.