Vragen

Facturatie naar overheid

  • Ben ik verplicht om elektronische facturen op te maken voor de overheid?

    Niet altijd. Dit hangt af van de bepalingen van de overheidsopdracht die uw prestaties omkaderen, en van de eventuele veranderingen in deze bepalingen die onderling werden overeengekomen. Neem in geval van twijfel contact op met de aankoopverantwoordelijke van uw klant.

    In het algemeen volgen de overheidsdiensten een veralgemenende aanpak op het vlak van elektronische facturatie; u wordt dus sterk aangeraden zich daarop voor te bereiden als leverancier.

    De verplichting ligt momenteel vooral bij de overheidsdiensten. Zo verplicht Richtlijn 2014/55/EU op Europees niveau alle overheidsdiensten om vanaf november 2018 in staat te zijn een elektronische factuur (in het formaat als bepaald door deze richtlijn) te verwerken. Het Belgisch regeerakkoord van 2014 verplicht elke (federale) overheidsdienst om de elektronische facturatie te aanvaarden vanaf 2016. Vlaanderen heeft dezelfde verplichting opgelegd aan de overheidsdiensten vanaf 2015.

  • De serviceprovider: wie is dat precies?

    Zoals werd verduidelijkt in de vraag “Wat is het verband tussen de softwareleveranciers en de dienstverleners (serviceproviders)”, neemt de dienstverlener, ook serviceprovider genoemd, voornamelijk de rol van “postbode” op zich. Momenteel is deze rol van “postbode” veel complexer dan zijn papieren equivalent, omwille van twee belangrijke problemen:

    1)      de serviceprovider is enkel in staat om het document af te leveren aan uw klant in het geval dat deze laatste ook zijn klant is, of de klant van een van zijn concurrenten met wie hij een interoperabiliteitsovereenkomst heeft;

    2)      het aantal elektronische formaten groeit snel. Bovendien heeft iedere gebruiker de neiging om een beetje af te wijken van elke standaard; vaak maar een heel klein beetje, maar genoeg om ervoor te zorgen dat de interoperabiliteit op grote schaal praktisch onmogelijk wordt.

    PEPPOL lost deze twee problemen op. Voor een uitgebreidere uiteenzetting, zie de FAQ “wat is PEPPOL”.

    De serviceproviders nemen verschillende secundaire rollen op zich. Hieronder vindt u een niet-exhaustieve lijst van de standaardprestaties van de serviceproviders. Dankzij hun specialisatie in dit type prestaties met toegevoegde waarde, zijn ze in het algemeen veel doeltreffender dan de bedrijven die dit niet als kernactiviteit hebben:

    -          de multikanaalverzending (elektronisch, e-mail/PDF, papier etc.), die noodzakelijk is geworden door het feit dat alle bedrijven nog niet op eenzelfde manier bereikbaar zijn en dat de serviceproviders nog niet hebben beslist om aan hun klanten voor te stellen om bereikbaar te zijn op PEPPOL, met aangepaste voorwaarden;

    -          de omzetting van een formaat in een ander formaat. Bijvoorbeeld, indien u vandaag een gedefinieerd formaat kan exporteren, kan de serviceprovider dit aanpassen in het PEPPOL BIS-formaat;

    -          de uitvoering van controles, zoals de aan- of afwezigheid op de facturen van bepaalde informatie die noodzakelijk is voor een bepaalde klant;

    -          de archivering van de facturen en de garantie van de leesbaarheid;

    -          interfaces voor de controle van de elektronische stromen.

    Dit is een niet-limitatieve lijst van serviceproviders die actief zijn in België en over een PEPPOL-toegangspunt beschikken of dit aan het invoeren zijn:

    -          Advalvas Europe

    -          Anachron BV

    -          B2Boost SA

    -          Babelway

    -          Basware

    -          Codabox

    -          Dynatos

    -          KBC Commercial Finance

    -          Speos

    -          Unified Post

    Hier vindt u een volledige lijst: http://www.peppol.eu/adoption/access-point-providers

  • Hoe kan ik elektronisch factureren naar de overheid?

    Op federale en vlaamse niveaus zijn er drie mogelijkheden: (1) uitbesteden, (2) zich aansluiten bij PEPPOL, (3) het Mercurius-portaal gebruiken.

    • Uitbesteden: indien u zich niet wil bezighouden met de technische aspecten, kunt u zich richten tot de leverancier van uw boekhoud- of facturatieprogramma, en/of tot een dienstverlener (serviceprovider) van elektronische facturatie. De softwareleverancier kan u een volledige oplossing aanbieden of u inlichten over de capaciteiten en behoeften van zijn product op het vlak van elektronische facturatie, en u eventueel dienstverleners aanraden voor het overmaken van facturen. De dienstverleners van hun kant zullen oplossingen aanreiken voor het overmaken van de facturen. De overheid heeft maatregelen genomen die het voor deze tussenpersonen mogelijk maken om standaardoplossingen aan te bieden, die bijgevolg zeer goedkoop zijn (zie hiervoor onder andere “wat is PEPPOL”).

    Zoekt u een dienstverlener? De vraag “de serviceprovider: wie is dat precies?” bevat onder andere een lijst van dienstverleners die actief zijn in België.

    • Zich aansluiten bij PEPPOL: indien u de technische aspecten wel op zich wilt nemen, kunt u ervoor zorgen dat u beschikt over een PEPPOL-toegangspunt (zie ook “wat is PEPPOL”). U vindt alle nodige uitleg op het internet, te beginnen met www.peppol.eu, de belangrijkste website – maar er bestaan ook tal van actieve forums voor technische discussies. Naast het technische luik omvat deze optie ook een administratief luik; in dat kader zal uw bedrijf zich moeten aansluiten bij openPEPPOL (zie http://www.peppol.eu/about_peppol/copy_of_how-to-join/membership), en een Transport Infrastructure Agreement ondertekenen met de PEPPOL-autoriteit in België (zie ook “wat is PEPPOL”). Indien u, eenmaal alle inlichtingen zijn ingewonnen, concreet wil overgaan tot actie, dient u contact op te nemen met servicedesk@fedict.be.

     

    • Het Mercurius-portaal gebruiken: u kan uw facturen manueel overmaken (door ze in te geven op het portaal) aan de overheid via het Mercurius-portaal (zie ook “wat is Mercurius”), via dit adres: https://digital.belgium.be/e-invoicing. De helpfunctie van deze website bevat de nodige uitleg voor het gebruik ervan. Met deze onmiddellijk beschikbare oplossing kan u echter enkel eenvoudige facturen overmaken en moet u uiteraard elke factuur opnieuw ingeven (u had die waarschijnlijk al ingegeven in uw boekhoudprogramma).
  • Hoe komt mijn e-Factuur terecht bij de klant?

    De factuur zal op identiek dezelfde manier worden bezorgd aan de overheidsdienst, ongeacht de aanpak die u volgt (zie “Hoe kan ik een elektronische factuur opmaken voor een overheidsdienst?”). Alle facturen worden verzameld op het Mercurius-platform. Daar kan elke overheidsdienst zijn post ophalen via een specifieke toegang (zie “wat is Mercurius”).

    Opgelet: elke overheidsdienst wordt geïdentificeerd aan de hand van zijn bedrijfsnummer (KBO-nummer). Het is dus essentieel dat er duidelijk wordt verwezen naar de geadresseerde van uw factuur (de klant) met dit nummer.

  • Hoeveel bedragen de kosten om zich aan te sluiten bij Mercurius om facturen te versturen?

    Er is geen enkele bijdrage vereist. U moet, als leverancier van een overheidsdienst, dus niet betalen om zich aan te sluiten bij Mercurius. Dit houdt verband met het verbod op roamingkosten tussen operatoren van het PEPPOL-netwerk.


  • Is de standaard hetzelfde voor de verschillende overheidsdiensten?

    Ja. Alle overheidsdiensten ontvangen de facturen in hetzelfde formaat (CEN BII), met een duidelijke semantiek (elk element van de factuur wordt duidelijk gedefinieerd) en een universeel toegepaste syntaxis (UBL).

    Elke opdracht heeft echter zijn eigen specifieke kenmerken, wat zich kan vertalen in verschillende vereisten op het vlak van de inhoud van de factuur (bepaalde overheidsdiensten zullen er meer hebben dan andere). De vorm is gestandaardiseerd, maar de inhoud niet. 

  • Wanneer wordt er gebruik gemaakt van een Service Provider?

    Leveranciers die een globalere oplossing wensen voor het versturen van hun facturen naar al hun klanten, schakelen vaak een intermediaire dienstverlener in, vaak ook een “e-Invoicing Service Provider” genoemd.

    Een service provider zorgt onder meer voor:

    •De omzetting van een formaat naar een ander formaat. Bijvoorbeeld: indien u vandaag al een bepaald formaat kan exporteren, dan zorgt de Service Provider ervoor dat deze omgezet wordt in het formaat dat uw klant wenst te ontvangen, vb. in het PEPPOL BIS formaat.
    •Het uitvoeren van een aantal controles uit, zoals het al dan niet aanwezig zijn van bepaalde velden op een factuur.
    •Het bewaren van facturen en garanderen van de leesbaarheid.

    Vaak hebben e-Invoicing Service Providers ook oplossingen die zeer geschikt zijn voor de KMO markt, zoals web portals of “PDF-printers” die heel laagdrempelig zijn om een elektronisch factuur aan te maken. 

  • Wat is het verband tussen de softwareleveranciers en de Service Providers?

    Uw facturatieproces omvat (1) de opmaak van de factuur en (2) de verzending ervan naar de geadresseerde. In de papieren wereld maakt u een papieren factuur op en vervolgens vertrouwt u de verzending toe aan de postdiensten.

    In de elektronische wereld is het uw boekhoud- of facturatieprogramma dat de factuur opmaakt, in de vorm van een elektronisch document, maar momenteel zorgen deze programma’s in het algemeen niet voor de verzending naar de klant. Daarvoor moet u zich richten tot een dienstverlener (serviceprovider) die dienstdoet als “postbode”. Bovendien hebt u er alle belang bij om ervoor te zorgen dat uw programma elektronische documenten produceert die de serviceproviders eenvoudig kunnen verwerken.

    Daarom heeft de overheid, in de kader van haar algemene visie op de elektronische facturatie, gekozen voor PEPPOL. Met PEPPOL kunnen de serviceproviders moeiteloos de documenten overmaken die hen werden toevertrouwd, dankzij de specifieke kenmerken ervan, die worden beschreven in de FAQ “wat is PEPPOL”.

    In de praktijk (1) moet uw programma facturen kunnen produceren die zo dicht mogelijk aanleunen bij het CEN BII-formaat, conform het formaat dat wordt ondersteund door PEPPOL, dat doorgaans PEPPOL BIS CORE INVOICE wordt genoemd, en (2) moet uw serviceprovider een operator van een PEPPOL-toegangspunt zijn.

    Zodra een bedrijf in staat is om facturen te versturen op PEPPOL, is het in principe in staat om facturen te ontvangen. De overheid moedigt de bedrijven sterk aan om dit scenario, dat noodzakelijk is voor de veralgemening van de elektronische facturatie, te overwegen.

    Voor een gedetailleerder overzicht van de standaardprestaties van een dienstverlener (serviceprovider), zie de vraag “De serviceprovider: wie is dat precies?”.

  • Wat is het verband tussen OpenPEPPOL en Mercurius?

    PEPPOL is het netwerk dat het mogelijk maakt voor de correspondenten om documenten uit te wisselen en dus voor de leveranciers om hun facturen naar hun klanten te sturen.

    Mercurius is het platform dat de hele overheid vertegenwoordigt op dit netwerk, en dus de facturen bewaart die de verschillende overheidsdiensten krijgen – en deze binnen de overheidsdiensten ter beschikking stelt van hun klanten, zonder dat de leverancier zich zorgen moeten maken over de details van deze “interne routering”.

    In werkelijkheid is Mercurius niet echt van belang voor de leveranciers. Enkel het feit dat er nu een universele standaard bestaat voor de facturatie, PEPPOL, en dat de overheid er aanwezig is – via Mercurius – is voor hen belangrijk.

  • Wat is Mercurius?

    Mercurius is het overheidsplatform dat het voor de overheidsdiensten mogelijk maakt om hun facturen elektronisch te ontvangen. Mercurius is een sleutelelement van de strategie voor de vereenvoudiging van de elektronische facturatie aan de overheidsdiensten. Mercurius standaardiseert de uitwisselingen, eerst met de overheid (aangezien alle overheidsdiensten er “bereikbaar” zijn), en vervolgens tussen om het even welke bedrijven. Mercurius gebruikt immers de standaard PEPPOL-interface, die als doel heeft om het even welke facturatie tussen bedrijven mogelijk te maken (dus niet enkel aan de overheidssector). Degenen die een factuur kunnen opmaken voor de overheidsdiensten kunnen binnenkort dus op dezelfde manier ook een factuur opmaken voor hun andere klanten, zonder extra kosten.

    Bovendien is Mercurius ook voorzien van een portaal (zie ook “Hoe kan ik een elektronische factuur opmaken voor een overheidsdienst?"). Via het portaal:

    - kunnen leveranciers die dit wensen hun elektronische facturen manueel versturen (invoering);

    - kunnen alle leveranciers en al hun klanten van de overheidssector de situatie van al hun facturen bekijken (track and trace), en zo de facturatiestromen beter beheersen, zelfs als er eventueel meerdere technici moeten interveniëren.

    In de praktijk is Mercurius een centraal punt dat de facturen van de leveranciers bewaart en ter beschikking stelt van hun klanten. Deze laatsten komen zeer regelmatig “hun post ophalen”. Eenmaal de facturen verwerkt zijn, kunnen de klanten een antwoord overmaken aan de leveranciers (goedkeuring of verwerping).

  • Wat is OpenPEPPOL?

    OpenPEPPOL (Pan European Public Procurement Online) is een geheel van afspraken, standaarden en software die in een internationale context o.a. e-Facturatie toepasbaar maakt. OpenPEPPOL resulteert van een Europees pilootproject, dat werd uitgevoerd tussen 2008 en 2012.

    OpenPEPPOL impliceert:

    - Het gebruik van de OpenPEPPOL standaarden, al dan niet aangevuld met eigen afspraken. Deze standaarden betreffen zowel het formaat van de factuur (PEPPOL-BIS) als transport protocollen.
    - Het naleven van ‘OpenPEPPOL’ afspraken m.b.t. de uitwisseling van e-Facturen.
    - Het gebruik maken van ‘Access Points’, waar e-Facturen kunnen aangeleverd en opgehaald worden.
  • Wat is PEPPOL?

    Pan European Public Procurement On-Line (PEPPOL) is een interoperabiliteitskader dat een aantal samenwerkingsakkoorden en technische standaarden omvat, en dat de veralgemening van het elektronische procurement beoogt (dit omvat de facturatie, maar gaat nog verder). Het betreft een strategisch project om komaf te maken met de barrières in deze sector (meer details in de FAQ “de serviceprovider: wie is dat precies?”).

    In het begin was PEPPOL de naam van een Europees proefproject dat werd gelanceerd in 2008. Dit werd in 2011 afgesloten door een kader dat voornamelijk het volgende bevat:

    (a)    het gebruik van standaard documentformaten die het resultaat zijn van normaliseringswerkzaamheden van het Europees Comité voor Normalisatie (CEN);

    (b)   het gebruik van technologieën die gebaseerd zijn op registers van geadresseerden, waardoor de documenten kunnen worden overgemaakt zonder van tevoren het fysieke adres van de geadresseerde te kennen;

    (c) het gebruik van gedegen overdrachtprotocollen (AS2);

    (d) de invoering van uitgebreide samenwerkingsverbanden die gebaseerd zijn op standaardovereenkomsten (Transport Infrastructure Agreements), met een sterk bestuur waarin elk land wordt gevraagd een rol te spelen (door de rol van PEPPOL-autoriteit op zich te nemen voor het land), bijvoorbeeld om een aanpassing van het model aan de lokale bijzonderheden te verzekeren, met respect voor de algemene principes.

    In 2012 hebben bepaalde deelnemers aan het project beslist om het experiment verder te zetten door dit kader onderling toe te passen en door het te promoten. Sinds 1/1/2016 maakt België deel uit van de landen die beschikken over een PEPPOL-autoriteit.

  • Zijn de overheidsdiensten verplicht om de overstap te maken naar de elektronische factuur?

    Ja. 

    Richtlijn 2014/55/EU over de B2G e-Facturatie (in voorbereiding) verplicht elke Europese overheidsdienst om in november 2018 in staat te zijn om een factuur te verwerken conform de standaard die door deze richtlijn wordt bepaald. Deze standaard definieert een gemeenschappelijke semantiek en een reeks syntactische elementen waarin de factuur kan worden opgemaakt. De oplossingen die op dit moment worden ingevoerd door de Belgische overheid sluiten aan bij de voorbereidende werkzaamheden van deze norm.