Vragen

Versturen

  • Biedt het elektronisch verzenden van een factuur evenveel zekerheid als het verzenden van een factuur met de post?

    Ja.

    Wie zijn facturen gewoon via e-mail verzendt, kan in zijn mailprogramma aangeven dat hij een afleveringsbericht wenst. Ook wie werkt met boekhoudsoftware of via een serviceprovider, kan afleveringsberichten voorzien. Partijen kunnen voorafgaand afspraken maken hieromtrent en al in de testfase met afleveringsberichten en/of ontvangstmeldingen gaan werken.

  • Wat gebeurt er als de mailbox van een klant vol is of als een bericht niet doorgestuurd kan worden (filter) ?

    Als de mailbox van uw mailprogramma vol is, wordt dat door het mailprogramma aangegeven. Het is een goede praktijk om ervoor te zorgen dat mailboxen op tijd worden opgeschoond, zodat u geen belangrijke mails mist. Als u met uw leveranciers afspraken maakt over het ontvangen van facturen per mail is dat des te belangrijker. Om er zeker van te zijn dat dergelijke mails niet in de spambox terecht komen is het aangewezen om uw leverancier te vragen u vooraf een aantal testmails te sturen zodat u de nodige maatregelen kunt nemen.

    Niettemin moet u als verzender van een mail met een factuur ook de nodige maatregelen nemen. Als u bericht ontvangt dat uw e-mail niet verzonden kon worden aan uw bestemmeling, neemt u best contact op met uw klant om de juistheid van zijn mailadres enz. te checken (net zoals u zou doen als de papieren factuur door de post terug aan u wordt bezorgd omdat het postadres niet correct is). 

    Zie ook de vraag "Hoe kun je weten of een elektronische factuur goed ontvangen werd ?"