Vragen

Algemeen

  • Heeft de elektronische factuur dezelfde juridische waarde als een elektronische factuur ?

    Ja. De vorm van de factuur, hetzij op papier, hetzij in een elektronisch formaat, heeft geen belang meer, aangezien alle facturen aan dezelfde regels zijn onderworpen en op dezelfde wijze moeten worden behandeld. De juridische waarde van een elektronische factuur is dus volledig gelijkwaardig aan die van een papieren factuur

  • Kun je elektronische facturen ook naar particulieren (consumenten) sturen?

    Ja.

  • Wat bedoelt men met de ‘authenticiteit’ van de factuur?

    Onder "authenticiteit" wordt verstaan het waarborgen van de identiteit van diegene die de goederenlevering of de dienst heeft verricht of van diegene die de factuur heeft uitgereikt.

    De authenticiteit van de herkomst van een factuur is een verplichting zowel voor de belastingplichtige die de goederenlevering of de dienst heeft ontvangen als voor de belastingplichtige ze heeft verricht. Beiden kunnen onafhankelijk van elkaar de authenticiteit van de herkomst waarborgen. 

    Hierbij dienen vier elementen in aanmerking te worden genomen.

    1. Waarborg door de leverancier

    De leverancier moet kunnen waarborgen dat de factuur werkelijk door of namens hem is uitgereikt. Dit kan worden gerealiseerd door de factuur te registreren in de boekingsstukken. Bij facturering door de afnemer of een derde kan de uitreiking van de factuur worden bewezen aan de hand van bewijsstukken.

    2. Waarborg door de afnemer

    De belastingplichtige die de goederenlevering of dienst ontvangt, moet kunnen waarborgen dat de ontvangen factuur afkomstig is van de leverancier/dienstverrichter of van degene die de factuur heeft uitgereikt.

    De belastingplichtige kan dit doen op 2 wijzen : ofwel controleert hij de juistheid van de op een factuur vermelde gegevens betreffende de identiteit van de leverancier/dienstverrichter, ofwel vergewist hij zich van de identiteit van degene die de factuur heeft uitgereikt.

    a) Waarborging van de identiteit van de leverancier/dienstverrichter

    De identiteit van de leverancier/dienstverrichter is een gegeven dat altijd op de factuur moet worden vermeld. Dit is op zich echter niet voldoende om de authenticiteit van de herkomst te waarborgen. De afnemer moet in dit geval nagaan of de op de factuur vermelde leverancier/dienstverrichter werkelijk de goederenlevering of de dienst heeft verricht waarnaar de factuur verwijst. Om te voldoen aan deze verplichting kan de belastingplichtige gebruikmaken van elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert.

    b) Waarborging van de identiteit van degene die de factuur heeft uitgereikt

    De belastingplichtige kan zich vergewissen van de identiteit van degene die een factuur heeft uitgereikt aan de hand van bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening of EDI. Echter, die methode laat overweging 10 van Richtlijn 2010/45/EU onverlet die bepaalt dat facturen voor alles een weergave moeten zijn van de feitelijke prestatie.

    De verplichting tot waarborging van degene die de factuur heeft uitgereikt kan van toepassing zijn zowel wanneer de leverancier/dienstverrichter de factuur heeft uitgereikt, als wanneer een derde de factuur heeft uitgereikt, alsook in geval van facturering voor de afnemer (self-billing).

     

     

     

     

  • Wat bedoelt men met de ‘integriteit’ van de factuur?

    Onder "integriteit " wordt verstaan dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen heeft ondergaan.

    De integriteit van de inhoud van een factuur is zowel een verplichting voor de belastingplichtige die de levering/dienst verricht als voor de belastingplichtige die de levering/dienst ontvangt. Zij kunnen elk onafhankelijk van elkaar de manier kiezen waarop ze aan deze verplichting zullen voldoen, of ze kunnen samen overeenkomen om hieraan te voldoen via bijvoorbeeld een welbepaalde technologie zoals EDI of een geavanceerde elektronische handtekening, om te waarborgen dat de inhoud ongewijzigd blijft.

    Om aan deze verplichting te voldoen, kan de belastingplichtige kiezen voor de toepassing, bijvoorbeeld, van bedrijfscontroles  die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering/dienst opleveren, dan wel van specifieke technologieën.

    Het feit dat de inhoud van de factuur niet gewijzigd is (integriteit van de inhoud) heeft geen betrekking op het formaat van een elektronische factuur. Op voorwaarde dat de door de btw-richtlijn vereiste inhoud van de factuur niet gewijzigd wordt, mag het formaat waarin die inhoud gegoten is, worden omgezet in andere formaten. Zo kan de afnemer of een dienstverrichter die in diens naam optreedt de elektronische gegevens omzetten of op een andere wijze presenteren zodat ze passen in zijn eigen IT-systeem of om ze aan te passen aan technologische ontwikkelingen.

    Ingeval de belastingplichtige ervoor gekozen heeft om het voorschrift inzake de integriteit van de inhoud na te leven met behulp van een geavanceerde elektronische handtekening, moet de omzetting van het ene formaat naar het andere in een controlespoor worden geregistreerd.

  • Wat bedoelt men met de ‘leesbaarheid’ van de factuur?

    Leesbaarheid van een factuur betekent dat de factuur leesbaar moet zijn voor mensen.

    Dat moet zo blijven tot het einde van de bewaartermijn. De factuur moet worden getoond in een stijl waarin alle btw-gegevens van de factuur duidelijk leesbaar zijn, op papier of op een scherm, zonder dat daarvoor buitensporig veel onderzoek of interpretatie nodig is, bijvoorbeeld EDI-berichten, XML-berichten of andere gestructureerde berichten in het originele formaat worden niet beschouwd als leesbaar voor mensen (na een omzettingsproces kunnen ze wel als leesbaar voor mensen worden beschouwd – zie verderop).

    Voor elektronische facturen wordt deze voorwaarde vervuld geacht als de factuur op verzoek binnen een redelijke termijn in een voor mensen leesbare vorm op het scherm of via afdrukken kan worden voorgelegd ook na een omzettingsproces.

    Het moet mogelijk zijn om na te gaan of de gegevens van het originele elektronische bestand en die van het voorgelegde leesbare document niet van elkaar verschillen. Om de leesbaarheid te waarborgen, moet tijdens de volledige bewaartermijn een geschikte en betrouwbare viewer voor het zichtbaar maken van de factuur beschikbaar zijn.

    De leesbaarheid van een elektronische factuur vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn kan door eender welk middel worden gewaarborgd, maar geavanceerde elektronische handtekeningen en EDI, volstaan op zich niet om de leesbaarheid te waarborgen.

  • Wat is de gedragscode e-invoicing?

    De gedragscode geeft een duidelijk en afgelijnd kader voor elektronische facturatie (= e-invoicing) tussen een leverancier en consument.

    De leverancier die deze code ondertekent, verbindt er zicht toe om de beginselen en bepalingen erin toe te passen, de consument in te lichten en in samenwerking met de andere actoren de elektronische facturatie te promoten.

    Hier vind u de gedragscode e-invoicing.

    Indien u deze code ook wenst te onderschrijven, volstaat het om een aantal gegevens in te vullen (datum en ondernemingsnummer), de code te ondertekenen en terug te sturen naar de Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging: dav@premier.fed.be, die ze zal publiceren op een website en de FOD Economie ervan zal inlichten.

  • Zal elektronische facturering verplicht worden ?

    Neen. De regelgeving voorziet een gelijkschakeling tussen papieren en elektronische facturen, maar verplicht niemand om de één of de andere vorm van facturen te gebruiken. Het is wel zo dat er geleidelijk aan meer elektronische facturen zullen gebruikt worden en dat die manier van factureren op termijn de meest gebruikelijke vorm zal worden.

     

  • Zijn facturen in PDF-formaat wettelijk ?

    Ja. De vorm van de factuur is niet van belang. Een factuur, op papier of in om het even welk elektronisch formaat moet aan dezelfde voorwaarden voldoen. Een factuur in een pdf-formaat dat aan deze wettelijke vereisten voldoet is dus volledig juridisch in orde.