Vragen

Versturen

  • Als de factuur via EDI wordt verzonden, moeten de bestelbons en de verzendnota’s dan ook via EDI worden verzonden?

    Neen. Dat is niet verplicht, maar u hebt er wel alle belang bij om de 3 handelsdocumenten elektronisch op elkaar af te stemmen (Order to Cash), Op die manier creëert u een meer efficiënte en transparante berichtenstroom.

  • Ben ik in orde met mijn verplichtingen als ik mijn originele facturen in PDF formaat verstuur ?

    De vorm van de factuur is niet van belang. Elke factuur, op papier, of in om het even welk elektronisch formaat (bijvoorbeeld pdf) moet aan dezelfde voorwaarden voldoen.

  • Biedt het elektronisch verzenden van een factuur evenveel zekerheid als het verzenden van een factuur met de post?

    Ja.

    Wie zijn facturen gewoon via e-mail verzendt, kan in zijn mailprogramma aangeven dat hij een afleveringsbericht wenst. Ook wie werkt met boekhoudsoftware of via een serviceprovider, kan afleveringsberichten voorzien. Partijen kunnen voorafgaand afspraken maken hieromtrent en al in de testfase met afleveringsberichten en/of ontvangstmeldingen gaan werken.

  • Hoe kun je weten of een elektronische factuur goed ontvangen werd?

    De wet voorziet niet in enige regeling hieromtrent, Eenieder moet voor zichzelf uitmaken welke technische oplossing hij gaat implementeren. Bijvoorbeeld: bij verzending van de factuur per mail kan een ontvangstbewijs worden gevraagd, men kan gebruik maken van een facturatieplatform, met EDI of Zoomit krijgt men een message delivery notification.... Uiteraard geldt de betaling van de factuur als bewijs van goede ontvangst ervan.

  • Is er altijd een tussenpersoon nodig voor het versturen van elektronische facturen?

    Neen, Het is een mogelijkheid om beroep te doen op de diensten van een service provider, Desondanks is het wel de belastingplichtige (onderneming) zelf die verantwoordelijk blijft voor het uitreiken en/of bewaren van de geldige factuur. Het is dus aan te raden om duidelijke afspraken te maken met en garanties te vragen aan de service provider.

  • Is het mogelijk om documenten bij een factuur te voegen (bijvoorbeeld: algemene voorwaarden) ?

    Ja. Bijlagen inherent aan de factuur dienen te worden toegevoegd zoals voor een papieren factuur, Een éénmalige verzending van dat document aan eenzelfde afnemer volstaat echter als dat document identiek is voor alle aan die afnemer verzonden facturen.

  • Is het toegelaten om gescande stukken toe te voegen bij een elektronische factuur?

    Ja. Iedere factuur mag bijlagen bevatten. Bijlagen zijn enkel een toelichting of detaillering bij een factuur en kunnen dus in om het even welke vorm bij een factuur gevoegd worden. 

  • Kan een klant achteraf de manier waarop een factuur verstuurd is in vraag stellen?

    Neen. Om elektronische facturen naar uw klant te sturen heeft u zijn toestemming nodig. Dat betekent dat u met uw klant vooraf een afspraak moet maken over hoe de factuur zal gestuurd worden. Als u met papieren facturen werkt, kan uw klant ook niet eisen dat u hem een elektronische factuur stuurt. 

  • Mag ik tegelijkertijd een papieren en een elektronische factuur uitreiken voor dezelfde klant ?

    Neen. Principieel mag voor éénzelfde handeling slechts één factuur, elektronisch of papier, worden uitgereikt. Indien toch twee facturen uitgereikt worden, moet één van beide facturen (de papieren of de elektronische) de vermelding 'dubbel' bevatten of enige andere vermelding die duidelijk maakt dat het andere exemplaar het 'origineel' is en enkel dat kan gebruikt worden voor het recht op aftrek.

  • Moet een elektronische factuur die per mail gestuurd worden, altijd een PDF zijn?

    Neen. Er is een vrije keuze in welk formaat men wenst te factureren.

  • Moet je vooraf de toestemming van de administratie vragen om elektronische facturen te kunnen versturen?

    Neen. 

    Er is geen voorafgaande goedkeuring nodig vanwege de administratie, Met uitzondering van de aanvaarding (van de elektronische vorm) door de klant, zijn de wettelijke vereisten voor een elektronische factuur volledig identiek aan die voor papieren facturen (zie ook de vraag "Onder welke voorwaarden kan men een elektronische factuur verzenden aan zijn klanten ?").

     

  • Onder welke voorwaarden kan men een elektronische factuur verzenden aan zijn klanten?

    Er is slechts één voorwaarde. Het gebruik van een elektronische factuur is alleen toegestaan mits aanvaarding door de klant. Dit wordt opgelegd omwille van de technische middelen die nodig zijn om een elektronische factuur te kunnen ontvangen en de mogelijkheid van de afnemer om de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur te waarborgen. Aangezien papieren en elektronische facturen gelijk moeten worden behandeld, kan de aanvaarding van een elektronische factuur door de afnemer op dezelfde manier worden bepaald als zijn aanvaarding van een papieren factuur. Het kan hierbij dus gaan om een schriftelijke, al dan niet formele aanvaarding, of een stilzwijgende aanvaarding, bijvoorbeeld door de verwerking of betaling van de ontvangen factuur door de klant.

  • Wat gebeurt er als de mailbox van een klant vol is of als een bericht niet doorgestuurd kan worden (filter) ?

    Als de mailbox van uw mailprogramma vol is, wordt dat door het mailprogramma aangegeven. Het is een goede praktijk om ervoor te zorgen dat mailboxen op tijd worden opgeschoond, zodat u geen belangrijke mails mist. Als u met uw leveranciers afspraken maakt over het ontvangen van facturen per mail is dat des te belangrijker. Om er zeker van te zijn dat dergelijke mails niet in de spambox terecht komen is het aangewezen om uw leverancier te vragen u vooraf een aantal testmails te sturen zodat u de nodige maatregelen kunt nemen.

    Niettemin moet u als verzender van een mail met een factuur ook de nodige maatregelen nemen. Als u bericht ontvangt dat uw e-mail niet verzonden kon worden aan uw bestemmeling, neemt u best contact op met uw klant om de juistheid van zijn mailadres enz. te checken (net zoals u zou doen als de papieren factuur door de post terug aan u wordt bezorgd omdat het postadres niet correct is). 

    Zie ook de vraag "Hoe kun je weten of een elektronische factuur goed ontvangen werd ?"

  • Zijn er specifieke verplichtingen voor documenten die bij een factuur gevoegd worden ?

    Neen. Er zijn geen bijkomende verplichtingen opgelegd. Deze zijn dezelfde als voor een papieren factuur.