Vragen

Bewaren

  • Als je zowel papieren als elektronische facturen ontvangt, kan je ze dan op eenzelfde formaat archiveren?

    Ja. Als onderneming bespaar je trouwens het meest als je alle facturen elektronisch bewaard, zowel inkomende als uitgaande facturen. Papieren facturen kun je heel makkelijk inscannen.

  • Hoe kan ik de leesbaarheid, authenticiteit en integriteit van elektronische facturen garanderen, rekening houdend met het snel verouderen van informaticaoplossingen?

    Aangezien de bedrijfspraktijken kunnen evolueren gedurende de periode waarin deze drie voorwaarden moeten worden gewaarborgd – vanaf de uitreiking van de factuur tot het einde van de bewaringstermijn – kan de wijze waarop de belastingplichtige tracht deze voorwaarden naleeft eveneens wijzigen.

    Om te voldoen aan de wettelijke vereisten, moet dus onder meer elke mogelijke manipulatie van de facturen achteraf worden vermeden en moet de onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en ontvangst tot het einde van de bewaringstermijn worden gewaarborgd. Dit betekent niet dat de vorm of het formaat van facturen niet mag worden gewijzigd, maar alleen dan als de waarborgen van authenticiteit en integriteit moeten behouden blijven.

    Indien belastingplichtigen er aldus voor kiezen om facturen te bewaren in een andere vorm of een ander formaat als dat waarin ze werden uitgereikt of ontvangen, dan moeten ze er over waken dat geen afbreuk wordt gedaan aan de vereisten van authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur. De belastingplichtige bepaalt zelf de wijze waarop hij aan deze verplichting wenst te voldoen.

  • Hoe moet ik mijn elektronische facturen bewaren ?

    Facturen mogen zowel op papier als elektronisch worden bewaard, ongeacht het oorspronkelijke formaat (papier of elektronisch) van de ontvangen factuur. De bewaring moet wel de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen kunnen waarborgen. Dit betekent dat elke mogelijke manipulatie achteraf van de facturen moet worden vermeden en dat de onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en de ontvangst tot het einde van de bewaringstermijn moet worden gewaarborgd. Dit betekent niet dat de vorm of het formaat van de facturen niet mag worden gewijzigd, maar wel alleen dan als de waarborgen van authenticiteit en integriteit behouden blijven. De wijze waarop deze waarborgen worden verstrekt, mag vrij gekozen worden.

  • Hoelang moet ik mijn elektronische facturen bewaren ?

    Er is geen verschil met de papieren facturen.

    Alle facturen en kopieën van facturen dienen voor de fiscale administratie te worden bewaard gedurende zeven jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking,

  • Is de keuze van de wijze van archiveren van facturen onderworpen aan een voorafgaande toelating van de fiscale administratie?

    Neen, er is geen enkele verplichting om een voorafgaande goedkeuring van de fiscale administratie te bekomen. Aangestipt wordt dat de fiscale administratie evenmin zal ingaan op eventuele verzoeken om goedkeuring van een bepaald archiveringssysteem.

  • Is het archiveren via « cloud-computing » toegestaan ?

    Ja, als de wettelijke bepalingen gerespecteerd worden.

  • Kan ik beroep doen op de diensten van een tussenpersoon (service provider) voor mijn archivering?

    Ja (zie ook de vraag "Wat moet ik doen als een derde (bijvoorbeeld in geval van centrale archivering binnen een groep) niet in staat is om de Belgische wettelijke verplichtingen voor archivering te eerbiedigen? ").

  • Kan ik eenvoudigweg de e-mails met de factuur in bijlage ervan bewaren?

    Strikt juridisch gezien is dit mogelijk. De authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur moeten echter worden gewaarborgd gedurende de volledige bewaartermijn. Bijgevolg moet u zich ervan verzekeren dat ook in de praktijk aan die drie voorwaarden is voldaan. 

  • Kan men een elektronische factuur archiveren op papier?

    Ja.

  • Kan men een papieren factuur elektronisch archiveren ?

    Ja.

  • Moet ik de facturen bewaren die moet gedownload worden van de website van een leverancier of kan ik eenvoudigweg de e-mails met de links bewaren?

    Het bewaren van een e-mail die een link naar een factuur bevat volstaat niet : u moet de factuur zelf bewaren.

    Aangezien elke belastingplichtige gehouden is de door hem ontvangen (papieren en elektronische) facturen te bewaren, dient u steeds de via de website van de leverancier/dienstverrichter ter beschikking gestelde elektronische facturen te downloaden en te bewaren. Niets belet uiteraard dat ook de e-mailberichten met de hyperlink naar die website wordt bewaard, als aanvullend bewijs van de herkomst.

  • Voor de uitoefening van zijn recht op btw-aftrek moet de belastingplichtige kunnen aantonen dat de factuur origineel is. Wat riskeert men bij niet-naleving?

    Net zoals bij de papieren factuur, kan het recht op BTW-aftrek geweigerd worden als men niet kan aantonen dat de garanties van authenticiteit en integriteit voldoende ingevuld zijn (zie de vragen "Wat bedoelt men met de authenticiteit van de factuur ?" en "Wat bedoelt men met d eintegriteit van de factuur ?") . Een administratieve boete kan trouwens zowel aan de klant als aan de leverancier/dienstverrichter opgelegd worden.

  • Waar moet ik mijn facturen bewaren ?

    Voor btw-doeleinden mag de plaats van bewaring van facturen vrij gekozen worden, voor zover de facturen op ieder verzoek en zonder onnodig uitstel ter inzage van de fiscale administratie kunnen worden voorgelegd. Een belastingplichtige gevestigd in België moet zijn facturen echter in België bewaren, tenzij hij ze elektronisch bewaart met een gewaarborgde online toegang tot deze facturen in België.  Dit is ook het geval als de belasting over die handelingen verschuldigd is in België, ongeacht de plaats van vestiging van de belastingplichtige.

  • Wat moet ik doen als een derde (bijvoorbeeld bij centrale archivering binnen een groep) niet in staat is om de Belgische, wettelijke verplichtingen voor archivering te eerbiedigen?

    Als de derde niet in staat is te voldoen aan uw wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld betreffende de bewaringstermijn van de archieven), is het aan u om zelf een alternatieve oplossing of een andere dienstverrichter te vinden.

  • Welke gevolgen zal een informaticaprobleem hebben? Hoe zich ertegen wapenen?

    De gevolgen zijn dezelfde als in het geval van de vernietiging van papieren archieven (bijv . door een brand). U moet dus in een back-up voorzien (bijv. een eenvoudige veiligheidskopie).

  • Welke zijn mijn verplichtingen bij een fiscale controle?

    Wanneer de facturen en kopieën in een elektronisch formaat worden bewaard, met een gewaarborgde online toegang, heeft de fiscale administratie bij controle het recht ze in te zien, te downloaden en te gebruiken.

    Bovendien kan ze zich de op de informatiedragers geplaatste gegevens (ook van boeken en andere stukken) steeds in een leesbare en verstaanbare vorm doen voorleggen. Daarnaast kan ze de belastingplichtige verzoeken om, in het bijzijn van haar controlagenten en op hun uitrusting, kopieën te maken in de door hen gewenste vorm van het geheel of een deel van die gegevens, alsook om de informaticabewerkingen te verrrichten die zij nodig achten om de juiste heffing van de belasting na te gaan.