Vragen

Algemeen

  • Heeft de elektronische factuur dezelfde juridische waarde als een elektronische factuur ?

    Ja. De vorm van de factuur, hetzij op papier, hetzij in een elektronisch formaat, heeft geen belang meer, aangezien alle facturen aan dezelfde regels zijn onderworpen en op dezelfde wijze moeten worden behandeld. De juridische waarde van een elektronische factuur is dus volledig gelijkwaardig aan die van een papieren factuur

  • Hoe veilig zijn elektronische facturen?

    De veiligheid van de facturen hangt af van de gebruikte technologie, van de controles die bestaan binnen de onderneming en/of van de tussen de betrokken partijen gesloten overeenkomsten.

  • Kun je elektronische facturen ook naar particulieren (consumenten) sturen?

    Ja.

  • Mogen elektronische en papieren facturen naast elkaar gebruikt worden ?

    Ja. Ondernemingen mogen de vorm van hun uitgereikte en/of ontvangen facturen vrij kiezen in samenspraak respectievelijk met hun klant of leverancier. Een leverancier kan dus voor een deel van zijn klanten elektronische facturen opmaken, terwijl aan de andere klanten nog steeds een papieren factuur wordt uitgereikt 

  • Wanneer wordt een factuur als elektronisch beschouwd op gebied van BTW ?

    Een elektronische factuur inzake BTW wordt slechts als een geldige factuur beschouwd als er aan onderstaande voorwaarden is voldaan:

    • Alle verplichte factuurgegevens dienen aanwezig te zijn in de elektronische factuur. 

    • Het moet gaan over een ‘elektronische’ factuur. Dit houdt in dat het document in om het even welke elektronische vorm uitgereikt en ontvangen moet worden.

  • Wat bedoelt men met "controlespoor" of "bedrijfscontrole"?

    De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Hiertoe kan gebruik worden gemaakt van elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een goederenlevering of een dienst oplevert.

    In de boekhouding kan een controlespoor worden beschreven als een met stukken gestaafde transactiestroom vanaf de aanvang ervan, het brondocument, bijvoorbeeld een kooporder, tot de voltooiing ervan, bijvoorbeeld de uiteindelijke registratie in de jaarrekening,en omgekeerd, met koppelingen tussen de verschillende documenten in het proces. Een controlespoor omvat brondocumenten, verwerkte transacties en verwijzingen naar het verband tusse dien beide.  

    Een controlespoor is betrouwbaar van zodra het verband tussen bewijsstukken en verwerkte transacties gemakkelijk te volgen is (indien men beschikt over voldoende gegevens om de documenten met elkaar in verband te brengen), wanneer het de vermelde procedures naleeft en de processen weerspiegelt die werkelijk hebben plaatsgevonden. Dit kan bijvoorbeeld worden bereikt met documenten van derden (zoals rekeningsuittreksels), bv. bankafschriften, documenten van de afnemer of leverancier/dienstverrichter (documenten van de tweede partij) en interne controles, bv. functiescheiding.

    Voor de btw moet het controlespoor, overeenkomstig art, 233, § 1, 2de lid, van de richtlijn   voorzien in een controleerbaar verband tussen een factuur en een levering van goederen of een dienst, opdat dit toelaat na te gaan of een factuur weerspiegelt dat leveringne of diensten zijn verricht. 

    De middelen aan de hand waarvan een belastingplichtige het verband tussen een factuur en een goederenlevering of dienst kan aantonen, mogen door die belastingplichtige zelf worden gekozen. De lidstaat mag richtlijnen uitvaardigen die de belastingplichtige helpen om een betrouwbaar controlespoor uit te zetten, maar deze richtlijnen mogen geen verplichte voorschriften omvatten. Het kan bijvoorbeeld gaan om een reeks uiteenlopende documenten, zoals een kooporder, vervoersdocumenten en de factuur zelf met het resultaat van de vergelijking van die documenten of zelfs het loutere feit dat die drie types van documenten werkelijk met elkaar overeenstemmen.

    Net zoals bij bedrijfscontroles het geval is, geldt ook hier dat een betrouwbaar controlespoor aangepast moet zijn aan de omvang, activiteit en het type van de belastingplichtige en dat het rekening moet houden met het aantal transacties, de waarde van die transacties, evenals met het aantal en type leveranciers/dienstverrichters en afnemers. Waar nodig, moeten ook andere factoren in aanmerking worden genomen, bijvoorbeeld voorschriften voor financiële verslaggeving en controle.

     

  • Wat bedoelt men met de ‘authenticiteit’ van de factuur?

    Onder "authenticiteit" wordt verstaan het waarborgen van de identiteit van diegene die de goederenlevering of de dienst heeft verricht of van diegene die de factuur heeft uitgereikt.

    De authenticiteit van de herkomst van een factuur is een verplichting zowel voor de belastingplichtige die de goederenlevering of de dienst heeft ontvangen als voor de belastingplichtige ze heeft verricht. Beiden kunnen onafhankelijk van elkaar de authenticiteit van de herkomst waarborgen. 

    Hierbij dienen vier elementen in aanmerking te worden genomen.

    1. Waarborg door de leverancier

    De leverancier moet kunnen waarborgen dat de factuur werkelijk door of namens hem is uitgereikt. Dit kan worden gerealiseerd door de factuur te registreren in de boekingsstukken. Bij facturering door de afnemer of een derde kan de uitreiking van de factuur worden bewezen aan de hand van bewijsstukken.

    2. Waarborg door de afnemer

    De belastingplichtige die de goederenlevering of dienst ontvangt, moet kunnen waarborgen dat de ontvangen factuur afkomstig is van de leverancier/dienstverrichter of van degene die de factuur heeft uitgereikt.

    De belastingplichtige kan dit doen op 2 wijzen : ofwel controleert hij de juistheid van de op een factuur vermelde gegevens betreffende de identiteit van de leverancier/dienstverrichter, ofwel vergewist hij zich van de identiteit van degene die de factuur heeft uitgereikt.

    a) Waarborging van de identiteit van de leverancier/dienstverrichter

    De identiteit van de leverancier/dienstverrichter is een gegeven dat altijd op de factuur moet worden vermeld. Dit is op zich echter niet voldoende om de authenticiteit van de herkomst te waarborgen. De afnemer moet in dit geval nagaan of de op de factuur vermelde leverancier/dienstverrichter werkelijk de goederenlevering of de dienst heeft verricht waarnaar de factuur verwijst. Om te voldoen aan deze verplichting kan de belastingplichtige gebruikmaken van elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert.

    b) Waarborging van de identiteit van degene die de factuur heeft uitgereikt

    De belastingplichtige kan zich vergewissen van de identiteit van degene die een factuur heeft uitgereikt aan de hand van bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening of EDI. Echter, die methode laat overweging 10 van Richtlijn 2010/45/EU onverlet die bepaalt dat facturen voor alles een weergave moeten zijn van de feitelijke prestatie.

    De verplichting tot waarborging van degene die de factuur heeft uitgereikt kan van toepassing zijn zowel wanneer de leverancier/dienstverrichter de factuur heeft uitgereikt, als wanneer een derde de factuur heeft uitgereikt, alsook in geval van facturering voor de afnemer (self-billing).

     

     

     

     

  • Wat bedoelt men met de ‘integriteit’ van de factuur?

    Onder "integriteit " wordt verstaan dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen heeft ondergaan.

    De integriteit van de inhoud van een factuur is zowel een verplichting voor de belastingplichtige die de levering/dienst verricht als voor de belastingplichtige die de levering/dienst ontvangt. Zij kunnen elk onafhankelijk van elkaar de manier kiezen waarop ze aan deze verplichting zullen voldoen, of ze kunnen samen overeenkomen om hieraan te voldoen via bijvoorbeeld een welbepaalde technologie zoals EDI of een geavanceerde elektronische handtekening, om te waarborgen dat de inhoud ongewijzigd blijft.

    Om aan deze verplichting te voldoen, kan de belastingplichtige kiezen voor de toepassing, bijvoorbeeld, van bedrijfscontroles  die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering/dienst opleveren, dan wel van specifieke technologieën.

    Het feit dat de inhoud van de factuur niet gewijzigd is (integriteit van de inhoud) heeft geen betrekking op het formaat van een elektronische factuur. Op voorwaarde dat de door de btw-richtlijn vereiste inhoud van de factuur niet gewijzigd wordt, mag het formaat waarin die inhoud gegoten is, worden omgezet in andere formaten. Zo kan de afnemer of een dienstverrichter die in diens naam optreedt de elektronische gegevens omzetten of op een andere wijze presenteren zodat ze passen in zijn eigen IT-systeem of om ze aan te passen aan technologische ontwikkelingen.

    Ingeval de belastingplichtige ervoor gekozen heeft om het voorschrift inzake de integriteit van de inhoud na te leven met behulp van een geavanceerde elektronische handtekening, moet de omzetting van het ene formaat naar het andere in een controlespoor worden geregistreerd.

  • Wat bedoelt men met de ‘leesbaarheid’ van de factuur?

    Leesbaarheid van een factuur betekent dat de factuur leesbaar moet zijn voor mensen.

    Dat moet zo blijven tot het einde van de bewaartermijn. De factuur moet worden getoond in een stijl waarin alle btw-gegevens van de factuur duidelijk leesbaar zijn, op papier of op een scherm, zonder dat daarvoor buitensporig veel onderzoek of interpretatie nodig is, bijvoorbeeld EDI-berichten, XML-berichten of andere gestructureerde berichten in het originele formaat worden niet beschouwd als leesbaar voor mensen (na een omzettingsproces kunnen ze wel als leesbaar voor mensen worden beschouwd – zie verderop).

    Voor elektronische facturen wordt deze voorwaarde vervuld geacht als de factuur op verzoek binnen een redelijke termijn in een voor mensen leesbare vorm op het scherm of via afdrukken kan worden voorgelegd ook na een omzettingsproces.

    Het moet mogelijk zijn om na te gaan of de gegevens van het originele elektronische bestand en die van het voorgelegde leesbare document niet van elkaar verschillen. Om de leesbaarheid te waarborgen, moet tijdens de volledige bewaartermijn een geschikte en betrouwbare viewer voor het zichtbaar maken van de factuur beschikbaar zijn.

    De leesbaarheid van een elektronische factuur vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn kan door eender welk middel worden gewaarborgd, maar geavanceerde elektronische handtekeningen en EDI, volstaan op zich niet om de leesbaarheid te waarborgen.

  • Wat met het origineel van een elektronische factuur?

    Vermits elke belastingplichtige ten allen tijde moet kunnen aantonen dat de factuur een weerspiegeling is van de feitelijke prestatie die eraan ten gronde ligt en die zij vastlegt, verdween sinds 1 januari 2013 elke verwijzing naar de "oorspronkelijke vorm” van de factuur uit artikel 60 van het Btw-wetboek. Voortaan moeten alleen de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van een factuur, op papier of in elektronisch formaat, worden gewaarborgd vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn,

    Indien deze voorwaarden op afdoende wijze worden ingevuld en gewaarborgd door elke betrokken partij, zal de realiteit van en achter de factuur noodzakelijkerwijs veel duidelijker kunnen worden aangetoond en blijken dan wanneer men, zoals vroeger, enkel oog zou hebben voor de oorspronkelijke factuur als uitgangspunt voor de btw-regelgeving met betrekking tot de bewaring van facturen, de uitoefening van het recht op aftrek én de controle op de correcte naleving ervan. 

  • Welke regelgeving is van toepassing voor grensoverschrijdende handel ?

    De vuistregel is dat de lidstaat waar de levering of de dienst plaatsvindt, de factureringsregels bepaalt. Er zijn echter twee uitzonderingen op deze algemene regel. 

    Zo gelden voor de facturering de regels van de lidstaat waar de leverancier of de dienstverrichter gevestigd is, wanneer: 

    1. het gaat om een levering van goederen of een dienst die voor de btw plaatsvindt in een andere lidstaat en waarvoor de btw wordt verlegd naar de klant,

    2. het gaat om de leveringen of diensten niet plaatsvinden in de EU en er dus niet belastbaar zijn,  

    Van welke Lidstaat worden de regels voor facturering toegepast? 

     Lidstaat van vestigingLidstaat van levering*
    Algemene regel  
      x
    Uitzondering  
    Plaats van levering is buiten de EUX 
    De leverancier is niet gevestigd in de lidstaat van levering en de persoon die de BTW moet betalen is de klant (niet van toepassing bij self-billing) X 

    *Indien de lidstaat van de plaats van de handeling verschillend is van de lidstaat van vestiging van de onderneming die factureert.

  • Zal elektronische facturering verplicht worden ?

    Neen. De regelgeving voorziet een gelijkschakeling tussen papieren en elektronische facturen, maar verplicht niemand om de één of de andere vorm van facturen te gebruiken. Het is wel zo dat er geleidelijk aan meer elektronische facturen zullen gebruikt worden en dat die manier van factureren op termijn de meest gebruikelijke vorm zal worden.

     

  • Zal er één uniek formaat voor elektronische facturen zijn?

    Neen. Eenieder is vrij om het formaat (PDF, PDF/A, EDI, XML, QR-code...) te kiezen. 

    Binnen de factuur dienen er een aantal specifieke gegevnes voor te komen. De wetgeving schrijft echter niets voor over de plaats binnen het document waar die gegevens zich moeten bevinden. Net zoals er verschillende mogelijkheden zijn om op een papieren document een bedrag te plaatsen (boven, onder, links, rechts, ...), kan de gebruiker kiezen wáár in zijn factuur hij de gevraagde informatie plaatst - zolang ze maar aanwezig is. 

  • Zijn facturen in PDF-formaat wettelijk ?

    Ja. De vorm van de factuur is niet van belang. Een factuur, op papier of in om het even welk elektronisch formaat moet aan dezelfde voorwaarden voldoen. Een factuur in een pdf-formaat dat aan deze wettelijke vereisten voldoet is dus volledig juridisch in orde.