Professionnels des chiffres

En cas de réception à la fois de factures papier et de factures électronique, est-il possible de tout archiver sous un seul même format ?

Oui. Des économies peuvent être réalisées si l'entreprise opte pour un archivage exclusivement sous forme numérique, tant des factures sortantes que des factures entrantes, en scannant les factures papier de façon conforme.

Als je zowel papieren als elektronische facturen ontvangt, kan je ze dan op eenzelfde formaat archiveren?

Ja. Als onderneming bespaar je trouwens het meest als je alle facturen elektronisch bewaard, zowel inkomende als uitgaande facturen. Papieren facturen kun je heel makkelijk inscannen.

Ben je verplicht om met een tussenpersoon (service provider) te werken voor het ontvangen van een elektronische factuur?

Neen. 

Het is een mogelijkheid om beroep te doen op de diensten van een service provider. Desondanks blijft de  belastingplichtige (onderneming) zelf verantwoordelijk voor het beheer en/of het bewaren van de geldige factuur. Het is dus aan te raden om duidelijke afspraken te maken met en garanties te vragen aan de service provider.

Worden de facturen die van een website van een leverancier moeten gedownload worden erkend door de BTW-administratie ?

Ja. De facturen die ter beschikking worden gesteld van de afnemer op de website van de leverancier/dienstverrichter worden door de fiscale administratie aanvaard als elektronische facturen. Dergelijke facture worden geacht te zijn uitgereikt op het moment dat zij ter beschikking worden gesteld op zodanige wijze dat ze door de afnemer kunnen worden ontvangen en bewaard.

Moet je een inkomende factuur die je per email (bijvoorbeeld : word document, pdf) hebt ontvangen, absoluut printen?

Neen. Het mag maar het moet niet (zie ook vraag "mag je een electronische faktuur in papiervorm bewaren"?).

Tenzij de bestemmeling van de elektronische factuur ze alleen op papier bewaart. Als daarentegen die factuur elektronisch wordt bewaard, dan kan elke eventuele afdruk ervan, voor administratieve of andere bedrijfsdoeleinden, slechts de waarde hebben van een (papieren) kopie.

Le choix du mode d’archivage des factures est-il soumis à des conditions d’approbation préalable par l’administration fiscale ?

Non, il n'y a aucune obligation d'approbation préalable par l'administration fiscale. Celle-ci ne se proponcera pas non plus sur le choix ou l'approbation d'un système d'archivage particulier.

Pagina's