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Hoelang moet ik mijn elektronische facturen bewaren ?

Er is geen verschil met de papieren facturen.

Alle facturen en kopieën van facturen dienen voor de fiscale administratie te worden bewaard gedurende zeven jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking,

Est-ce qu’une facture reçue sous format PDF est une facture électronique légale ?

Oui. Le format et la forme d'une facture sont sans importance. Toute facture, qu'elle soit sur papier ou dans n'importe quel format électronique (par exemple PDF), doit remplir les mêmes conditions.

Comment dois-je conserver mes factures électroniques ?

Les factures peuvent être conservées sur support papier ou électronique, quel que soit le format d’origine (papier ou électronique) de la facture reçue. Le mode de conservation doit néanmoins permettre de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de ces factures. Ceci implique que toute manipulation éventuelle des factures doit être évitée et que l’inaltérabilité des factures doit être garantie dès la délivrance et la réception de celles-ci et jusqu’à l’expiration du délai de conservation.

Hoe moet ik mijn elektronische facturen bewaren ?

Facturen mogen zowel op papier als elektronisch worden bewaard, ongeacht het oorspronkelijke formaat (papier of elektronisch) van de ontvangen factuur. De bewaring moet wel de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen kunnen waarborgen. Dit betekent dat elke mogelijke manipulatie achteraf van de facturen moet worden vermeden en dat de onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en de ontvangst tot het einde van de bewaringstermijn moet worden gewaarborgd.

Faut-il nécessairement imprimer une facture d'entrée reçue par e-mail (par ex, sous format PDF ou Word) ?

Non. C'est possible mais ce n'est pas nécessaire (voir aussi, en matière d'archivage, la question "Peut-on archiver une facture électronique sous format papier ?"). Si vous conservez la facture sous format électronique, vous pouvez néanmoins l'imprimer pour des raisons administratives ou autre, mais l'impression n'a que la valeur d'une copie papier.

Dois-je archiver des factures à télécharger sur le site internet d’un fournisseur ou puis-je simplement conserver les mails avec les liens ?

Conserver un email contenant un lien vers une facture ne suffit pas : c'est la facture que vous devez conserver. Etant donné que chaque assujetti doit conserver les factures (papier et électroniques) qu'il a reçues, vous devez télécharger et conserver les factures lorsqu'un fournisseur les rend accessibles via un site internet. Rien ne vous empêche de conserver, en plus, l'email contenant l'hyperlien vers ce site internet, comme preuve supplémentaire de l'origine.

Moet ik de facturen bewaren die moet gedownload worden van de website van een leverancier of kan ik eenvoudigweg de e-mails met de links bewaren?

Het bewaren van een e-mail die een link naar een factuur bevat volstaat niet : u moet de factuur zelf bewaren.

Aangezien elke belastingplichtige gehouden is de door hem ontvangen (papieren en elektronische) facturen te bewaren, dient u steeds de via de website van de leverancier/dienstverrichter ter beschikking gestelde elektronische facturen te downloaden en te bewaren. Niets belet uiteraard dat ook de e-mailberichten met de hyperlink naar die website wordt bewaard, als aanvullend bewijs van de herkomst.

Puis-je simplement conserver les e-mails avec facture ?

D'un point de vue strictement juridique, c'est possible. Néanmoins, l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité de la facture doivent être garantis durant toute la durée de conservation (délai d'archivage). Par conséquent, vous devez vous assurer que ces conditions sont en pratique respectées.

Kan ik eenvoudigweg de e-mails met de factuur in bijlage ervan bewaren?

Strikt juridisch gezien is dit mogelijk. De authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur moeten echter worden gewaarborgd gedurende de volledige bewaartermijn. Bijgevolg moet u zich ervan verzekeren dat ook in de praktijk aan die drie voorwaarden is voldaan. 

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