Professionnels des chiffres

Puis-je recourir aux services d’un tiers de confiance pour mon archivage ?

Oui (voir aussi question "Que dois-je faire si le tiers (par exemple en cas d’archivage centralisé au sein d’un groupe) n’est pas en mesure de respecter les obligations légales prévues par la législation belge en matière d’archivage ?")

Kan ik beroep doen op de diensten van een tussenpersoon (service provider) voor mijn archivering?

Ja (zie ook de vraag "Wat moet ik doen als een derde (bijvoorbeeld in geval van centrale archivering binnen een groep) niet in staat is om de Belgische wettelijke verplichtingen voor archivering te eerbiedigen? ").

Comment garantir la lisibilité, l'authenticité et l'intégrité des factures électroniques, vu l’obsolescence rapide des solutions informatiques ?

Les pratiques d’entreprise pouvant évoluer durant la période au cours de laquelle ces trois conditions doivent être garanties – de la délivrance de la facture à l’expiration du délai de conservation –, la manière dont l’assujetti satisfait à ces conditions peut également évoluer.

Hoe kan ik de leesbaarheid, authenticiteit en integriteit van elektronische facturen garanderen, rekening houdend met het snel verouderen van informaticaoplossingen?

Aangezien de bedrijfspraktijken kunnen evolueren gedurende de periode waarin deze drie voorwaarden moeten worden gewaarborgd – vanaf de uitreiking van de factuur tot het einde van de bewaringstermijn – kan de wijze waarop de belastingplichtige tracht deze voorwaarden naleeft eveneens wijzigen.

Faut-il nécessairement passer par un intermédiaire (service provider) pour recevoir une facture ?

Non. Il est possible de faire appel aux services d'un service provider. Néanmoins, c'est l'asujetti (l'entreprise) lui-même qui reste responsable de la gestion et/ou de l'archivage des factures. Il est donc conseillé d'avoir des discussions claires à ce sujet et de demander des garanties au service provider.

Où dois-je conserver mes factures ?

Aux fins de la TVA, le lieu de conservation des factures peut être choisi librement, pour autant que les factures puissent être communiquées à l’administration fiscale sans retard indu, et sur toute réquisition de sa part. Un assujetti établi en Belgique est toutefois tenu de conserver ses factures en Belgique, à moins qu’il ne conserve celles-ci par une voie électronique garantissant un accès complet et en ligne à ces factures en Belgique.

 

Les factures à télécharger sur le site d’un fournisseur sont-elles reconnues par l’administration fiscale ?

Oui. Les factures qui sont mises à la disposition du client sur le site web du fournisseur/prestataire de services, sont reconnues comme factures électroniques par l’administration fiscale. Les factures de ce type sont supposées avoir été délivrées à partir du moment où elles sont mises à disposition de manière à pouvoir être reçues et conservées par le client.

Puis-je demander à un fournisseur de recevoir simultanément une facture papier et une facture électronique ?

En principe, une action n'autorise qu'une seule facture, qu'elle soit papier ou électronique. Si deux factures sont néanmoins créées, l'une des deux (quel que soit sa forme) doit mentionner "duplicata" ou toute autre mention indiquant clairement que seul l'autre exemplaire est un original et peut par conséquent être utilisé pour une déduction de la TVA.

Waar moet ik mijn facturen bewaren ?

Voor btw-doeleinden mag de plaats van bewaring van facturen vrij gekozen worden, voor zover de facturen op ieder verzoek en zonder onnodig uitstel ter inzage van de fiscale administratie kunnen worden voorgelegd. Een belastingplichtige gevestigd in België moet zijn facturen echter in België bewaren, tenzij hij ze elektronisch bewaart met een gewaarborgde online toegang tot deze facturen in België.  Dit is ook het geval als de belasting over die handelingen verschuldigd is in België, ongeacht de plaats van vestiging van de belastingplichtige.

Combien de temps dois-je conserver mes factures ?

Il n'y a pas de différence par rapport aux factures papier.

Pour l'administration fiscale, toutes les factures et copies de factures doivent être conservées pendant sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur date d'emission.

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