Entreprises

Les administrations sont-elles obligées de passer à la facture électronique ?

Oui.

La Directive 2014/55/UE sur l’e-Facturation B2G, en préparation, imposera en novembre 2018 à toute administration européenne d’être capable de traiter une facture conforme au standard défini par cette directive. Ce standard définit une sémantique commune et une série de syntaxes dans lesquelles la facture peut être rédigée. Les solutions mises en place actuellement par l’administration belges sont, à l’heure actuelle, en ligne avec  les travaux préparatoires de cette norme. 

Wat is PEPPOL?

Pan European Public Procurement On-Line (PEPPOL) is een interoperabiliteitskader dat een aantal samenwerkingsakkoorden en technische standaarden omvat, en dat de veralgemening van het elektronische procurement beoogt (dit omvat de facturatie, maar gaat nog verder). Het betreft een strategisch project om komaf te maken met de barrières in deze sector (meer details in de FAQ “de serviceprovider: wie is dat precies?”).

Qu'est-ce que PEPPOL ?

Pan European Public Procurement On-Line (PEPPOL) est un cadre d’interopérabilité, regroupant un ensemble d’accord de coopération et de standards techniques établis, et visant la généralisation du procurement électronique (ce qui englobe la facturation mais va plus loin). Il s’agit d’un projet stratégique, visant à aplanir les barrières dans ce secteur (plus de détails dans la FAQ « le service provider : qui est-ce exactement ? »).

Au départ, PEPPOL était le nom du projet pilote européen, lancé en 2008. Il s’est clôturé en 2011 par un cadre qui contient principalement :

Ben ik verplicht om elektronische facturen op te maken voor de overheid?

Niet altijd. Dit hangt af van de bepalingen van de overheidsopdracht die uw prestaties omkaderen, en van de eventuele veranderingen in deze bepalingen die onderling werden overeengekomen. Neem in geval van twijfel contact op met de aankoopverantwoordelijke van uw klant.

In het algemeen volgen de overheidsdiensten een veralgemenende aanpak op het vlak van elektronische facturatie; u wordt dus sterk aangeraden zich daarop voor te bereiden als leverancier.

De serviceprovider: wie is dat precies?

Zoals werd verduidelijkt in de vraag “Wat is het verband tussen de softwareleveranciers en de dienstverleners (serviceproviders)”, neemt de dienstverlener, ook serviceprovider genoemd, voornamelijk de rol van “postbode” op zich. Momenteel is deze rol van “postbode” veel complexer dan zijn papieren equivalent, omwille van twee belangrijke problemen:

Le service provider : qui est-ce exactement ?

Comme expliqué dans la question « Quel est le lien entre les fournisseurs de logiciels et les prestataires de service (service providers) ? », le fournisseur de service, aussi appelé service provider, assume principalement un rôle de « facteur ». A l’heure actuelle, ce rôle de « facteur » est beaucoup plus complexe que son équivalent-papier, en raison de 2 difficultés principales :

Suis-je obligé de facturer électroniquement aux administrations ?

Pas toujours. Cela dépend des clauses du marché public qui encadrent vos prestations, et des changements éventuels à ces clauses que vous aurez convenues de commun accord. Dans le doute, contactez le responsable achats de votre client.

De façon générale, les pouvoirs publics sont engagés dans une démarche de généralisation de la facturation électronique ; il est donc fortement recommandé de vous y préparer en tant que fournisseur.

Wat is het verband tussen de softwareleveranciers en de Service Providers?

Uw facturatieproces omvat (1) de opmaak van de factuur en (2) de verzending ervan naar de geadresseerde. In de papieren wereld maakt u een papieren factuur op en vervolgens vertrouwt u de verzending toe aan de postdiensten.

Is de standaard hetzelfde voor de verschillende overheidsdiensten?

Ja. Alle overheidsdiensten ontvangen de facturen in hetzelfde formaat (CEN BII), met een duidelijke semantiek (elk element van de factuur wordt duidelijk gedefinieerd) en een universeel toegepaste syntaxis (UBL).

Elke opdracht heeft echter zijn eigen specifieke kenmerken, wat zich kan vertalen in verschillende vereisten op het vlak van de inhoud van de factuur (bepaalde overheidsdiensten zullen er meer hebben dan andere). De vorm is gestandaardiseerd, maar de inhoud niet. 

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