Webportaal

De verzender van de factuur logt in op een website (portaal) waar de gegevens van de factuur worden ingegeven. De webapplicatie genereert dan een gestructureerd databericht dat naar de ontvanger wordt gestuurd. De ontvanger kan dan het bericht automatisch inlezen in zijn boekhoudsoftware of de factuur in een leesbare vorm in zijn mailbox ontvangen. Sommige aanbieders van deze oplossing bieden ook een betaalmodule aan. Meestal kunt u uw facturen ook elektronisch laten archiveren, al dan niet tegen betaling.

Meestal werkt een webportaal ook met een (verborgen) service provider die het formaat van het verstuurde bericht omzet in een ander formaat: een ander gestructureerd bericht, pdf of zelfs papier. Soms wordt met meerdere service providers gewerkt die de vertaalslag "achter de schermen" voorbereiden. De gebruiker van het portaal hoeft zich met andere woorden geen zorgen over de IT-aspecten te maken, dat gebeurt automatisch. 

Voor zelfstandigen of kleine ondernemingen met een beperkt aantal facturen biedt een webportaal een eenvoudige en betaalbare oplossing. 


Voordelen :

  • gemakkelijk te gebruiken
  • gratis of lage instapkost
  • snellere betaling van de factuur. De factuur wordt sneller ontvangen, als ze automatisch ingelezen wordt bij de ontvanger verlopen de controles met de bestelbon, leveringsnota, … meestal ook automatisch en kan sneller overgegaan worden tot betaling van de factuur.
  • Als een archiveringsmogelijkheid wordt aangeboden, garandeert die de beschikbaarheid en de leesbaarheid van de facturen gedurende een aantal jaren (in België moet u facturen 7 jaar bijhouden voor de BTW-administratie)
  • facturen kunnen in allerhande formaten worden verstuurd en in allerhande formaten worden ontvangen. Handig als u met veel verschillende klanten en leveranciers werkt die verschillende formaten eisen.


Nadelen:

  • gegevens moeten manueel ingetypt worden met risico van fouten of vergissingen
  • om facturen bij de service provider elektronisch te stockeren moet meestal betaald worden. 


Deze vorm van e-factureren wordt soms opgelegd door de leverancier aan kleinere ondernemingen. Het heet dan een "Supplier direct model".  De leverancier zet de portaal op en klanten kunnen inloggen, facturen bekijken en ze downloaden. 

De webportaal kan ook door een klant opgezet worden. Dit model heet een "buyer direct model". De leveranciers geven hun factuurgegevens in een webtemplate in en die kunnen dan onmiddellijk in het softwarepakket van de klant geïmporteerd worden.