Van software naar software

De verzender van de factuur genereert een gestructureerd databericht vanuit zijn boekhoudsoftware of ERP systeem en verstuurt dat automatisch naar de software van de ontvanger. De ontvanger kan dit bericht automatisch inlezen in zijn programma zonder manuele tussenkomst.

Deze oplossingen worden vooral door grote bedrijven gebruikt. De rentabiliteit van deze oplossingen is het grootst als u grote volumes facturen heeft, andere functionaliteiten kunt integreren (bijvoorbeeld voorraadbeheer, prestatiestaten, ...), een eigen interne boekhouding heeft, …

Voordelen

  • verzenden en ontvangen van facturen gebeurt automatisch. De gegevens moeten niet overgetypt worden waardoor het risico op fouten en vergissingen drastisch vermindert
  • de behandeling en verwerking van facturen gebeurt veel sneller 
  • als de ontvanger de factuur sneller kan verwerken kan hij ook sneller betalen en in veel gevallen een korting genieten 
  • voor de verzender worden de “uitstaande dagen krediet” korter en moet hij minder financieren
  • de ontvanger moet de factuurgegevens niet manueel controleren met de andere handelsdocumenten. De check gebeurt automatisch
  • De meeste systemen generen ook nog andere documenten voor de fiscale administratie
  • meestal is er ook een workflow in het softwarepakket ingebouwd. Goedkeuring, betwisting, betaling, enz. verlopen sneller en niemand hoeft extra kopieën bij te houden

Nadelen

  • duurdere oplossing om te implementeren 
  • er is een groot volume facturen voor nodig
  • de uitwisseling van factuurgegevens met andere pakketten vereist soms de tussenkomst van een service provider