Common questions

  • Ja.

  • Als de derde niet in staat is te voldoen aan uw wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld betreffende de bewaringstermijn van de archieven), is het aan u om zelf een alternatieve oplossing of een andere dienstverrichter te vinden.

  • Ja, als de wettelijke bepalingen gerespecteerd worden.

  • De gevolgen zijn dezelfde als in het geval van de vernietiging van papieren archieven (bijv . door een brand). U moet dus in een back-up voorzien (bijv. een eenvoudige veiligheidskopie).

  • Wanneer de facturen en kopieën in een elektronisch formaat worden bewaard, met een gewaarborgde online toegang, heeft de fiscale administratie bij controle het recht ze in te zien, te downloaden en te gebruiken.

    Bovendien kan ze zich de op de informatiedragers geplaatste gegevens (ook van boeken en andere stukken) steeds in een leesbare en verstaanbare vorm doen voorleggen. Daarnaast kan ze de belastingplichtige verzoeken om, in het bijzijn van haar controlagenten en op hun uitrusting, kopieën te maken in de door hen gewenste vorm van het geheel of een deel van die gegevens, alsook om de informaticabewerkingen te verrrichten die zij nodig achten om de juiste heffing van de belasting na te gaan.

  • Net zoals bij de papieren factuur, kan het recht op BTW-aftrek geweigerd worden als men niet kan aantonen dat de garanties van authenticiteit en integriteit voldoende ingevuld zijn (zie de vragen "Wat bedoelt men met de authenticiteit van de factuur ?" en "Wat bedoelt men met d eintegriteit van de factuur ?") . Een administratieve boete kan trouwens zowel aan de klant als aan de leverancier/dienstverrichter opgelegd worden.

  • Ofwel beheert u de twee stromen volledig apart, zoals dat het geval is op het niveau van boekhoudboeken, ofwel kunt u, om slechts één gegevensstroom te behouden, al uw papieren documenten inscannen of al uw elektronische facturen afdrukken.

  • Neen. het voordeel van elektronische facturering is dat men op een meer efficiënte manier en tegen lagere kostprijs kan werken door de elektronische stroom direct te integreren in het boekhoudpakket. Door het afdrukken van de elektronische facturen, gaat elk voordeel verloren.

  • Er bestaan talrijke mogelijkheden van verzending (van de elektronische facturen aan uw boekhouder) waaruit u kan kiezen:

    • indien u de factuur in PDF-formaat hebt ontvangen, kan je die via e-mail of op papier bezorgen aan uw boekhouder;
    • indien u de factuur ontvangt via een boekhoudpakket, dat je boekhouder ook gebruikt, kan de transfer automatisch gebeuren;
    • indien u de factuur ontvangt via een webportaal, kan u toegang verlenen tot uw account aan uw boekhouder.

    Praktische afspraken met uw boekhouder/accountant zijn hieromtrent nodig teneinde de meest doeltreffende oplossing voor uw bedrijf te kunnen implementeren.

  • Ja (zie ook de vraag "Wat moet ik doen als een derde (bijvoorbeeld in geval van centrale archivering binnen een groep) niet in staat is om de Belgische wettelijke verplichtingen voor archivering te eerbiedigen? ").

  • Aangezien de bedrijfspraktijken kunnen evolueren gedurende de periode waarin deze drie voorwaarden moeten worden gewaarborgd – vanaf de uitreiking van de factuur tot het einde van de bewaringstermijn – kan de wijze waarop de belastingplichtige tracht deze voorwaarden naleeft eveneens wijzigen.

    Om te voldoen aan de wettelijke vereisten, moet dus onder meer elke mogelijke manipulatie van de facturen achteraf worden vermeden en moet de onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en ontvangst tot het einde van de bewaringstermijn worden gewaarborgd. Dit betekent niet dat de vorm of het formaat van facturen niet mag worden gewijzigd, maar alleen dan als de waarborgen van authenticiteit en integriteit moeten behouden blijven.

    Indien belastingplichtigen er aldus voor kiezen om facturen te bewaren in een andere vorm of een ander formaat als dat waarin ze werden uitgereikt of ontvangen, dan moeten ze er over waken dat geen afbreuk wordt gedaan aan de vereisten van authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur. De belastingplichtige bepaalt zelf de wijze waarop hij aan deze verplichting wenst te voldoen.

  • Voor btw-doeleinden mag de plaats van bewaring van facturen vrij gekozen worden, voor zover de facturen op ieder verzoek en zonder onnodig uitstel ter inzage van de fiscale administratie kunnen worden voorgelegd. Een belastingplichtige gevestigd in België moet zijn facturen echter in België bewaren, tenzij hij ze elektronisch bewaart met een gewaarborgde online toegang tot deze facturen in België.  Dit is ook het geval als de belasting over die handelingen verschuldigd is in België, ongeacht de plaats van vestiging van de belastingplichtige.

  • Ja. De facturen die ter beschikking worden gesteld van de afnemer op de website van de leverancier/dienstverrichter worden door de fiscale administratie aanvaard als elektronische facturen. Dergelijke facture worden geacht te zijn uitgereikt op het moment dat zij ter beschikking worden gesteld op zodanige wijze dat ze door de afnemer kunnen worden ontvangen en bewaard.

  • Ja.

  • Neen. 

    Het is een mogelijkheid om beroep te doen op de diensten van een service provider. Desondanks blijft de  belastingplichtige (onderneming) zelf verantwoordelijk voor het beheer en/of het bewaren van de geldige factuur. Het is dus aan te raden om duidelijke afspraken te maken met en garanties te vragen aan de service provider.

  • Ja. Als onderneming bespaar je trouwens het meest als je alle facturen elektronisch bewaard, zowel inkomende als uitgaande facturen. Papieren facturen kun je heel makkelijk inscannen.

  • Strikt juridisch gezien is dit mogelijk. De authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur moeten echter worden gewaarborgd gedurende de volledige bewaartermijn. Bijgevolg moet u zich ervan verzekeren dat ook in de praktijk aan die drie voorwaarden is voldaan. 

  • Het bewaren van een e-mail die een link naar een factuur bevat volstaat niet : u moet de factuur zelf bewaren.

    Aangezien elke belastingplichtige gehouden is de door hem ontvangen (papieren en elektronische) facturen te bewaren, dient u steeds de via de website van de leverancier/dienstverrichter ter beschikking gestelde elektronische facturen te downloaden en te bewaren. Niets belet uiteraard dat ook de e-mailberichten met de hyperlink naar die website wordt bewaard, als aanvullend bewijs van de herkomst.

  • Facturen mogen zowel op papier als elektronisch worden bewaard, ongeacht het oorspronkelijke formaat (papier of elektronisch) van de ontvangen factuur. De bewaring moet wel de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen kunnen waarborgen. Dit betekent dat elke mogelijke manipulatie achteraf van de facturen moet worden vermeden en dat de onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en de ontvangst tot het einde van de bewaringstermijn moet worden gewaarborgd. Dit betekent niet dat de vorm of het formaat van de facturen niet mag worden gewijzigd, maar wel alleen dan als de waarborgen van authenticiteit en integriteit behouden blijven. De wijze waarop deze waarborgen worden verstrekt, mag vrij gekozen worden.

  • Er is geen verschil met de papieren facturen.

    Alle facturen en kopieën van facturen dienen voor de fiscale administratie te worden bewaard gedurende zeven jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking,

  • Neen. In de praktijk zijn in de meeste boekhoudpakketten alle functionaliteiten voor elektronische facturering voorzien. Voor een verdere automatisering kunnen eventueel specifieke softwarepakketten gebruikt worden.

  • Ja. Indien men kiest voor een volledige automatische verwerking en overdachte invulling van de parameters is dit technisch gezien mogelijk. 

  • Niet altijd. Dit hangt af van de bepalingen van de overheidsopdracht die uw prestaties omkaderen, en van de eventuele veranderingen in deze bepalingen die onderling werden overeengekomen. Neem in geval van twijfel contact op met de aankoopverantwoordelijke van uw klant.

    In het algemeen volgen de overheidsdiensten een veralgemenende aanpak op het vlak van elektronische facturatie; u wordt dus sterk aangeraden zich daarop voor te bereiden als leverancier.

    De verplichting ligt momenteel vooral bij de overheidsdiensten. Zo verplicht Richtlijn 2014/55/EU op Europees niveau alle overheidsdiensten om vanaf november 2018 in staat te zijn een elektronische factuur (in het formaat als bepaald door deze richtlijn) te verwerken. Het Belgisch regeerakkoord van 2014 verplicht elke (federale) overheidsdienst om de elektronische facturatie te aanvaarden vanaf 2016. Vlaanderen heeft dezelfde verplichting opgelegd aan de overheidsdiensten vanaf 2015.

  • Pan European Public Procurement On-Line (PEPPOL) is een interoperabiliteitskader dat een aantal samenwerkingsakkoorden en technische standaarden omvat, en dat de veralgemening van het elektronische procurement beoogt (dit omvat de facturatie, maar gaat nog verder). Het betreft een strategisch project om komaf te maken met de barrières in deze sector (meer details in de FAQ “de serviceprovider: wie is dat precies?”).

    In het begin was PEPPOL de naam van een Europees proefproject dat werd gelanceerd in 2008. Dit werd in 2011 afgesloten door een kader dat voornamelijk het volgende bevat:

    (a)    het gebruik van standaard documentformaten die het resultaat zijn van normaliseringswerkzaamheden van het Europees Comité voor Normalisatie (CEN);

    (b)   het gebruik van technologieën die gebaseerd zijn op registers van geadresseerden, waardoor de documenten kunnen worden overgemaakt zonder van tevoren het fysieke adres van de geadresseerde te kennen;

    (c) het gebruik van gedegen overdrachtprotocollen (AS2);

    (d) de invoering van uitgebreide samenwerkingsverbanden die gebaseerd zijn op standaardovereenkomsten (Transport Infrastructure Agreements), met een sterk bestuur waarin elk land wordt gevraagd een rol te spelen (door de rol van PEPPOL-autoriteit op zich te nemen voor het land), bijvoorbeeld om een aanpassing van het model aan de lokale bijzonderheden te verzekeren, met respect voor de algemene principes.

    In 2012 hebben bepaalde deelnemers aan het project beslist om het experiment verder te zetten door dit kader onderling toe te passen en door het te promoten. Sinds 1/1/2016 maakt België deel uit van de landen die beschikken over een PEPPOL-autoriteit.

  • Ja. 

    Richtlijn 2014/55/EU over de B2G e-Facturatie (in voorbereiding) verplicht elke Europese overheidsdienst om in november 2018 in staat te zijn om een factuur te verwerken conform de standaard die door deze richtlijn wordt bepaald. Deze standaard definieert een gemeenschappelijke semantiek en een reeks syntactische elementen waarin de factuur kan worden opgemaakt. De oplossingen die op dit moment worden ingevoerd door de Belgische overheid sluiten aan bij de voorbereidende werkzaamheden van deze norm.  

  • Ja. 

    Richtlijn 2014/55/EU over de B2G e-Facturatie (in voorbereiding) verplicht elke Europese overheidsdienst om in november 2018 in staat te zijn om een factuur te verwerken conform de standaard die door deze richtlijn wordt bepaald. Deze standaard definieert een gemeenschappelijke semantiek en een reeks syntactische elementen waarin de factuur kan worden opgemaakt. De oplossingen die op dit moment worden ingevoerd door de Belgische overheid sluiten aan bij de voorbereidende werkzaamheden van deze norm.  

  • Onder "integriteit " wordt verstaan dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen heeft ondergaan.

    De integriteit van de inhoud van een factuur is zowel een verplichting voor de belastingplichtige die de levering/dienst verricht als voor de belastingplichtige die de levering/dienst ontvangt. Zij kunnen elk onafhankelijk van elkaar de manier kiezen waarop ze aan deze verplichting zullen voldoen, of ze kunnen samen overeenkomen om hieraan te voldoen via bijvoorbeeld een welbepaalde technologie zoals EDI of een geavanceerde elektronische handtekening, om te waarborgen dat de inhoud ongewijzigd blijft.

    Om aan deze verplichting te voldoen, kan de belastingplichtige kiezen voor de toepassing, bijvoorbeeld, van bedrijfscontroles  die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering/dienst opleveren, dan wel van specifieke technologieën.

    Het feit dat de inhoud van de factuur niet gewijzigd is (integriteit van de inhoud) heeft geen betrekking op het formaat van een elektronische factuur. Op voorwaarde dat de door de btw-richtlijn vereiste inhoud van de factuur niet gewijzigd wordt, mag het formaat waarin die inhoud gegoten is, worden omgezet in andere formaten. Zo kan de afnemer of een dienstverrichter die in diens naam optreedt de elektronische gegevens omzetten of op een andere wijze presenteren zodat ze passen in zijn eigen IT-systeem of om ze aan te passen aan technologische ontwikkelingen.

    Ingeval de belastingplichtige ervoor gekozen heeft om het voorschrift inzake de integriteit van de inhoud na te leven met behulp van een geavanceerde elektronische handtekening, moet de omzetting van het ene formaat naar het andere in een controlespoor worden geregistreerd.

  • In de regel wordt de te volgen procedure in geval van niet-akkoord vooraf afgesproken tussne de partijen. Idealiter wordt ze nader omschreven in de schriftelijke interchange-overeenkomst. Bij gebreke hieraan, gelden de regels die gelden voor papieren facturen.

  • Vermits elke belastingplichtige ten allen tijde moet kunnen aantonen dat de factuur een weerspiegeling is van de feitelijke prestatie die eraan ten gronde ligt en die zij vastlegt, verdween sinds 1 januari 2013 elke verwijzing naar de "oorspronkelijke vorm” van de factuur uit artikel 60 van het Btw-wetboek. Voortaan moeten alleen de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van een factuur, op papier of in elektronisch formaat, worden gewaarborgd vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn,

    Indien deze voorwaarden op afdoende wijze worden ingevuld en gewaarborgd door elke betrokken partij, zal de realiteit van en achter de factuur noodzakelijkerwijs veel duidelijker kunnen worden aangetoond en blijken dan wanneer men, zoals vroeger, enkel oog zou hebben voor de oorspronkelijke factuur als uitgangspunt voor de btw-regelgeving met betrekking tot de bewaring van facturen, de uitoefening van het recht op aftrek én de controle op de correcte naleving ervan. 

  • Indien u een ondernemer/onderneming bent is het antwoord: ja.

    Want, voor wat betreft BTW, de praktijk waarbij de leverancier een bepaalde administratiekost voor het opmaken en uitreiken van papieren facturen aanrekent aan zijn belastingplichtige klant die weigert van hem elektronische facturen te ontvangen is geen overtreding van de huidige btw-regelgeving. Niets belet immers dat die leverancier of dienstverrichter de financiële kost die volgt uit de nakoming van zijn wettelijke factureringsplicht geheel of gedeeltelijk verhaalt op u. Deze kost behoort overigens tot de maatstaf van heffing voor de berekening van de verschuldigde btw, zodat de erover geheven btw door de belastingplichtige afnemer in aftrek kan worden gebracht in de mate waarin ze voor aftrek in aanmerking komt overeenkomstig de artikelen 45 tem, 48 van het Btw-wetboek.

    Indien u een consument bent is het antwoord: nee (zie rubriek "consumenten" voor meer gedetaileerde info).

  • Zoals werd verduidelijkt in de vraag “Wat is het verband tussen de softwareleveranciers en de dienstverleners (serviceproviders)”, neemt de dienstverlener, ook serviceprovider genoemd, voornamelijk de rol van “postbode” op zich. Momenteel is deze rol van “postbode” veel complexer dan zijn papieren equivalent, omwille van twee belangrijke problemen:

    1)      de serviceprovider is enkel in staat om het document af te leveren aan uw klant in het geval dat deze laatste ook zijn klant is, of de klant van een van zijn concurrenten met wie hij een interoperabiliteitsovereenkomst heeft;

    2)      het aantal elektronische formaten groeit snel. Bovendien heeft iedere gebruiker de neiging om een beetje af te wijken van elke standaard; vaak maar een heel klein beetje, maar genoeg om ervoor te zorgen dat de interoperabiliteit op grote schaal praktisch onmogelijk wordt.

    PEPPOL lost deze twee problemen op. Voor een uitgebreidere uiteenzetting, zie de FAQ “wat is PEPPOL”.

    De serviceproviders nemen verschillende secundaire rollen op zich. Hieronder vindt u een niet-exhaustieve lijst van de standaardprestaties van de serviceproviders. Dankzij hun specialisatie in dit type prestaties met toegevoegde waarde, zijn ze in het algemeen veel doeltreffender dan de bedrijven die dit niet als kernactiviteit hebben:

    -          de multikanaalverzending (elektronisch, e-mail/PDF, papier etc.), die noodzakelijk is geworden door het feit dat alle bedrijven nog niet op eenzelfde manier bereikbaar zijn en dat de serviceproviders nog niet hebben beslist om aan hun klanten voor te stellen om bereikbaar te zijn op PEPPOL, met aangepaste voorwaarden;

    -          de omzetting van een formaat in een ander formaat. Bijvoorbeeld, indien u vandaag een gedefinieerd formaat kan exporteren, kan de serviceprovider dit aanpassen in het PEPPOL BIS-formaat;

    -          de uitvoering van controles, zoals de aan- of afwezigheid op de facturen van bepaalde informatie die noodzakelijk is voor een bepaalde klant;

    -          de archivering van de facturen en de garantie van de leesbaarheid;

    -          interfaces voor de controle van de elektronische stromen.

    Dit is een niet-limitatieve lijst van serviceproviders die actief zijn in België en over een PEPPOL-toegangspunt beschikken of dit aan het invoeren zijn:

    -          Advalvas Europe

    -          Anachron BV

    -          B2Boost SA

    -          Babelway

    -          Basware

    -          Codabox

    -          Dynatos

    -          KBC Commercial Finance

    -          Speos

    -          Unified Post

    Hier vindt u een volledige lijst: http://www.peppol.eu/adoption/access-point-providers

  • Uw facturatieproces omvat (1) de opmaak van de factuur en (2) de verzending ervan naar de geadresseerde. In de papieren wereld maakt u een papieren factuur op en vervolgens vertrouwt u de verzending toe aan de postdiensten.

    In de elektronische wereld is het uw boekhoud- of facturatieprogramma dat de factuur opmaakt, in de vorm van een elektronisch document, maar momenteel zorgen deze programma’s in het algemeen niet voor de verzending naar de klant. Daarvoor moet u zich richten tot een dienstverlener (serviceprovider) die dienstdoet als “postbode”. Bovendien hebt u er alle belang bij om ervoor te zorgen dat uw programma elektronische documenten produceert die de serviceproviders eenvoudig kunnen verwerken.

    Daarom heeft de overheid, in de kader van haar algemene visie op de elektronische facturatie, gekozen voor PEPPOL. Met PEPPOL kunnen de serviceproviders moeiteloos de documenten overmaken die hen werden toevertrouwd, dankzij de specifieke kenmerken ervan, die worden beschreven in de FAQ “wat is PEPPOL”.

    In de praktijk (1) moet uw programma facturen kunnen produceren die zo dicht mogelijk aanleunen bij het CEN BII-formaat, conform het formaat dat wordt ondersteund door PEPPOL, dat doorgaans PEPPOL BIS CORE INVOICE wordt genoemd, en (2) moet uw serviceprovider een operator van een PEPPOL-toegangspunt zijn.

    Zodra een bedrijf in staat is om facturen te versturen op PEPPOL, is het in principe in staat om facturen te ontvangen. De overheid moedigt de bedrijven sterk aan om dit scenario, dat noodzakelijk is voor de veralgemening van de elektronische facturatie, te overwegen.

    Voor een gedetailleerder overzicht van de standaardprestaties van een dienstverlener (serviceprovider), zie de vraag “De serviceprovider: wie is dat precies?”.

  • Ja. Alle overheidsdiensten ontvangen de facturen in hetzelfde formaat (CEN BII), met een duidelijke semantiek (elk element van de factuur wordt duidelijk gedefinieerd) en een universeel toegepaste syntaxis (UBL).

    Elke opdracht heeft echter zijn eigen specifieke kenmerken, wat zich kan vertalen in verschillende vereisten op het vlak van de inhoud van de factuur (bepaalde overheidsdiensten zullen er meer hebben dan andere). De vorm is gestandaardiseerd, maar de inhoud niet. 

  • De gedragscode geeft een duidelijk en afgelijnd kader voor elektronische facturatie (= e-invoicing) tussen een leverancier en consument.

    De leverancier die deze code ondertekent, verbindt er zicht toe om de beginselen en bepalingen erin toe te passen, de consument in te lichten en in samenwerking met de andere actoren de elektronische facturatie te promoten.

    Hier vind u de gedragscode e-invoicing.

    Indien u deze code ook wenst te onderschrijven, volstaat het om een aantal gegevens in te vullen (datum en ondernemingsnummer), de code te ondertekenen en terug te sturen naar de Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging: dav@premier.fed.be, die ze zal publiceren op een website en de FOD Economie ervan zal inlichten.

  • Mercurius is het overheidsplatform dat het voor de overheidsdiensten mogelijk maakt om hun facturen elektronisch te ontvangen. Mercurius is een sleutelelement van de strategie voor de vereenvoudiging van de elektronische facturatie aan de overheidsdiensten. Mercurius standaardiseert de uitwisselingen, eerst met de overheid (aangezien alle overheidsdiensten er “bereikbaar” zijn), en vervolgens tussen om het even welke bedrijven. Mercurius gebruikt immers de standaard PEPPOL-interface, die als doel heeft om het even welke facturatie tussen bedrijven mogelijk te maken (dus niet enkel aan de overheidssector). Degenen die een factuur kunnen opmaken voor de overheidsdiensten kunnen binnenkort dus op dezelfde manier ook een factuur opmaken voor hun andere klanten, zonder extra kosten.

    Bovendien is Mercurius ook voorzien van een portaal (zie ook “Hoe kan ik een elektronische factuur opmaken voor een overheidsdienst?"). Via het portaal:

    - kunnen leveranciers die dit wensen hun elektronische facturen manueel versturen (invoering);

    - kunnen alle leveranciers en al hun klanten van de overheidssector de situatie van al hun facturen bekijken (track and trace), en zo de facturatiestromen beter beheersen, zelfs als er eventueel meerdere technici moeten interveniëren.

    In de praktijk is Mercurius een centraal punt dat de facturen van de leveranciers bewaart en ter beschikking stelt van hun klanten. Deze laatsten komen zeer regelmatig “hun post ophalen”. Eenmaal de facturen verwerkt zijn, kunnen de klanten een antwoord overmaken aan de leveranciers (goedkeuring of verwerping).

  • OpenPEPPOL (Pan European Public Procurement Online) is een geheel van afspraken, standaarden en software die in een internationale context o.a. e-Facturatie toepasbaar maakt. OpenPEPPOL resulteert van een Europees pilootproject, dat werd uitgevoerd tussen 2008 en 2012.

    OpenPEPPOL impliceert:

    - Het gebruik van de OpenPEPPOL standaarden, al dan niet aangevuld met eigen afspraken. Deze standaarden betreffen zowel het formaat van de factuur (PEPPOL-BIS) als transport protocollen.
    - Het naleven van ‘OpenPEPPOL’ afspraken m.b.t. de uitwisseling van e-Facturen.
    - Het gebruik maken van ‘Access Points’, waar e-Facturen kunnen aangeleverd en opgehaald worden.
  • PEPPOL is het netwerk dat het mogelijk maakt voor de correspondenten om documenten uit te wisselen en dus voor de leveranciers om hun facturen naar hun klanten te sturen.

    Mercurius is het platform dat de hele overheid vertegenwoordigt op dit netwerk, en dus de facturen bewaart die de verschillende overheidsdiensten krijgen – en deze binnen de overheidsdiensten ter beschikking stelt van hun klanten, zonder dat de leverancier zich zorgen moeten maken over de details van deze “interne routering”.

    In werkelijkheid is Mercurius niet echt van belang voor de leveranciers. Enkel het feit dat er nu een universele standaard bestaat voor de facturatie, PEPPOL, en dat de overheid er aanwezig is – via Mercurius – is voor hen belangrijk.

  • Er is geen enkele bijdrage vereist. U moet, als leverancier van een overheidsdienst, dus niet betalen om zich aan te sluiten bij Mercurius. Dit houdt verband met het verbod op roamingkosten tussen operatoren van het PEPPOL-netwerk.


  • De factuur zal op identiek dezelfde manier worden bezorgd aan de overheidsdienst, ongeacht de aanpak die u volgt (zie “Hoe kan ik een elektronische factuur opmaken voor een overheidsdienst?”). Alle facturen worden verzameld op het Mercurius-platform. Daar kan elke overheidsdienst zijn post ophalen via een specifieke toegang (zie “wat is Mercurius”).

    Opgelet: elke overheidsdienst wordt geïdentificeerd aan de hand van zijn bedrijfsnummer (KBO-nummer). Het is dus essentieel dat er duidelijk wordt verwezen naar de geadresseerde van uw factuur (de klant) met dit nummer.

  • Op federale en vlaamse niveaus zijn er drie mogelijkheden: (1) uitbesteden, (2) zich aansluiten bij PEPPOL, (3) het Mercurius-portaal gebruiken.

    • Uitbesteden: indien u zich niet wil bezighouden met de technische aspecten, kunt u zich richten tot de leverancier van uw boekhoud- of facturatieprogramma, en/of tot een dienstverlener (serviceprovider) van elektronische facturatie. De softwareleverancier kan u een volledige oplossing aanbieden of u inlichten over de capaciteiten en behoeften van zijn product op het vlak van elektronische facturatie, en u eventueel dienstverleners aanraden voor het overmaken van facturen. De dienstverleners van hun kant zullen oplossingen aanreiken voor het overmaken van de facturen. De overheid heeft maatregelen genomen die het voor deze tussenpersonen mogelijk maken om standaardoplossingen aan te bieden, die bijgevolg zeer goedkoop zijn (zie hiervoor onder andere “wat is PEPPOL”).

    Zoekt u een dienstverlener? De vraag “de serviceprovider: wie is dat precies?” bevat onder andere een lijst van dienstverleners die actief zijn in België.

    • Zich aansluiten bij PEPPOL: indien u de technische aspecten wel op zich wilt nemen, kunt u ervoor zorgen dat u beschikt over een PEPPOL-toegangspunt (zie ook “wat is PEPPOL”). U vindt alle nodige uitleg op het internet, te beginnen met www.peppol.eu, de belangrijkste website – maar er bestaan ook tal van actieve forums voor technische discussies. Naast het technische luik omvat deze optie ook een administratief luik; in dat kader zal uw bedrijf zich moeten aansluiten bij openPEPPOL (zie http://www.peppol.eu/about_peppol/copy_of_how-to-join/membership), en een Transport Infrastructure Agreement ondertekenen met de PEPPOL-autoriteit in België (zie ook “wat is PEPPOL”). Indien u, eenmaal alle inlichtingen zijn ingewonnen, concreet wil overgaan tot actie, dient u contact op te nemen met servicedesk@fedict.be.

     

    • Het Mercurius-portaal gebruiken: u kan uw facturen manueel overmaken (door ze in te geven op het portaal) aan de overheid via het Mercurius-portaal (zie ook “wat is Mercurius”), via dit adres: https://digital.belgium.be/e-invoicing. De helpfunctie van deze website bevat de nodige uitleg voor het gebruik ervan. Met deze onmiddellijk beschikbare oplossing kan u echter enkel eenvoudige facturen overmaken en moet u uiteraard elke factuur opnieuw ingeven (u had die waarschijnlijk al ingegeven in uw boekhoudprogramma).
  • Leveranciers die een globalere oplossing wensen voor het versturen van hun facturen naar al hun klanten, schakelen vaak een intermediaire dienstverlener in, vaak ook een “e-Invoicing Service Provider” genoemd.

    Een service provider zorgt onder meer voor:

    •De omzetting van een formaat naar een ander formaat. Bijvoorbeeld: indien u vandaag al een bepaald formaat kan exporteren, dan zorgt de Service Provider ervoor dat deze omgezet wordt in het formaat dat uw klant wenst te ontvangen, vb. in het PEPPOL BIS formaat.
    •Het uitvoeren van een aantal controles uit, zoals het al dan niet aanwezig zijn van bepaalde velden op een factuur.
    •Het bewaren van facturen en garanderen van de leesbaarheid.

    Vaak hebben e-Invoicing Service Providers ook oplossingen die zeer geschikt zijn voor de KMO markt, zoals web portals of “PDF-printers” die heel laagdrempelig zijn om een elektronisch factuur aan te maken. 

  • Ja.

    (opgelet: het antwoord is NEE als u een consument bent, dus een individu en geen onderneming)

    Wat uw contract betreft, kan uw leverancier de omstandigheden van uw bestaande relatie wijzigen, op voorwaarde dat hij u daarvan op de hoogte brengt en uw akkoord vraagt (geïnformeerde toestemming). Hij moet u ook de mogelijkheid bieden om de elektronische facturatie te weigeren, maar hij kan wel kosten aanrekenen voor het versturen van de facturen in papieren formaat – voor zover die kosten niet buitensporig zijn. Om u een idee te geven van niet-buitensporige kosten, heeft de DAV berekend dat de kosten voor het versturen van een factuur door een onderneming 4,44 euro bedragen voor een papieren factuur, tegenover slechts 1,20 euro voor een elektronische factuur. Dit verschil betekent een besparing van 3,24 euro per verstuurde factuur.

    Wat de btw betreft, is de praktijk waarbij de leverancier een bepaalde administratiekost voor het opmaken en uitreiken van papieren facturen aanrekent aan de klant die weigert van hem elektronische facturen te ontvangen, op zich geen overtreding van de huidige btw-regelgeving en zal het dat ook in de toekomst niet worden.

    Niets belet immers dat de leverancier de financiële kost die volgt uit de nakoming van zijn wettelijke factureringsplicht, geheel of gedeeltelijk verhaalt op zijn afnemer.

    De voor het opstellen en uitreiken van papieren facturen eventueel aangerekende administratiekosten behoren, overeenkomstig artikel 26, eerste lid, van het Btw-wetboek, tot de maatstaf van heffing voor de berekening van de verschuldigde belasting over de toegevoegde waarde (z. de Parl. vraag nr. 282 dd. 9 augustus 1991 van de heer Senator de Clippele). Deze belasting kan door de belastingplichtige afnemer in aftrek worden gebracht in de mate waarin ze voor aftrek in aanmerking komt overeenkomstig de artikelen 45 tem. 48 van het Btw-Wetboek.

  • Neen.

    Gezien die aanvaarding ook stilzwijgend kan zijn en worden afgeleid uit bijv. de afwezigheid van de uitdrukkelijke weigering van de eerste, door de afnemer ontvangen elektronische factuur en/of uit de betaling van de elektronische factuur, moet die aanvaarding niet noodzakelijk voorafgaan aan de eerste uitreiking van een elektronische factuur.

    Wel is het zo dat de uitreiking van een elektronische factuur aan de afnemer, zonder enig voorafgaand overleg tussen partijen, meer risico op niet-betaling van die factuur oplevert.

  • Aangezien papieren en elektronische facturen op dezelfde wijze moeten worden behandeld, wordt de aanvaarding van een elektronische factuur door de bestemmeling op dezelfde manier worden bepaald als zijn aanvaarding van een papieren factuur. Het kan hierbij dus gaan om een schriftelijke, al dan niet formele aanvaarding, of om een stilzwijgende aanvaarding, bijvoorbeeld door de verwerking of de betaling van de ontvangen factuur door de klant. Uiteraard zijn de partijen vrij om hun contractuele relaties zelf te regelen.

  • Ja. De vorm van de factuur is niet van belang. Een factuur, op papier of in om het even welk elektronisch formaat moet aan dezelfde voorwaarden voldoen. Een factuur in een pdf-formaat dat aan deze wettelijke vereisten voldoet is dus volledig juridisch in orde.

  • De verplichte aanvaarding van elektronische facturen kan men op verschillende manieren bekomen. Zelfs al is de expliciete (uitdrukkelijke) aanvaarding beter, is de impliciete (stilzwijgende) aanvaarding toegelaten (bijv. door het betalen van de factuur).

    Ze kan bijvoorbeeld ook bekomen worden door de ondertekening van een contract, door een specifieke brief, in een toepassing voor elektronische facturatie, of via andere middelen (via de algemene voorwaarden).

  • De veiligheid van de facturen hangt af van de gebruikte technologie, van de controles die bestaan binnen de onderneming en/of van de tussen de betrokken partijen gesloten overeenkomsten.

  • Neen. Het is een mogelijkheid, maar geen verplichting, De belastingplichtige blijft wel alleen verantwoordelijk voor het uitreiken, ontvangen, verwerken en/of bewaren van de factuur. Het is dus aan te raden om duidelijke afspraken te maken met en garanties te vragen van de service provider.

  • Neen. Eenieder is vrij om het formaat (PDF, PDF/A, EDI, XML, QR-code...) te kiezen. 

    Binnen de factuur dienen er een aantal specifieke gegevnes voor te komen. De wetgeving schrijft echter niets voor over de plaats binnen het document waar die gegevens zich moeten bevinden. Net zoals er verschillende mogelijkheden zijn om op een papieren document een bedrag te plaatsen (boven, onder, links, rechts, ...), kan de gebruiker kiezen wáár in zijn factuur hij de gevraagde informatie plaatst - zolang ze maar aanwezig is. 

  • Onder "authenticiteit" wordt verstaan het waarborgen van de identiteit van diegene die de goederenlevering of de dienst heeft verricht of van diegene die de factuur heeft uitgereikt.

    De authenticiteit van de herkomst van een factuur is een verplichting zowel voor de belastingplichtige die de goederenlevering of de dienst heeft ontvangen als voor de belastingplichtige ze heeft verricht. Beiden kunnen onafhankelijk van elkaar de authenticiteit van de herkomst waarborgen. 

    Hierbij dienen vier elementen in aanmerking te worden genomen.

    1. Waarborg door de leverancier

    De leverancier moet kunnen waarborgen dat de factuur werkelijk door of namens hem is uitgereikt. Dit kan worden gerealiseerd door de factuur te registreren in de boekingsstukken. Bij facturering door de afnemer of een derde kan de uitreiking van de factuur worden bewezen aan de hand van bewijsstukken.

    2. Waarborg door de afnemer

    De belastingplichtige die de goederenlevering of dienst ontvangt, moet kunnen waarborgen dat de ontvangen factuur afkomstig is van de leverancier/dienstverrichter of van degene die de factuur heeft uitgereikt.

    De belastingplichtige kan dit doen op 2 wijzen : ofwel controleert hij de juistheid van de op een factuur vermelde gegevens betreffende de identiteit van de leverancier/dienstverrichter, ofwel vergewist hij zich van de identiteit van degene die de factuur heeft uitgereikt.

    a) Waarborging van de identiteit van de leverancier/dienstverrichter

    De identiteit van de leverancier/dienstverrichter is een gegeven dat altijd op de factuur moet worden vermeld. Dit is op zich echter niet voldoende om de authenticiteit van de herkomst te waarborgen. De afnemer moet in dit geval nagaan of de op de factuur vermelde leverancier/dienstverrichter werkelijk de goederenlevering of de dienst heeft verricht waarnaar de factuur verwijst. Om te voldoen aan deze verplichting kan de belastingplichtige gebruikmaken van elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert.

    b) Waarborging van de identiteit van degene die de factuur heeft uitgereikt

    De belastingplichtige kan zich vergewissen van de identiteit van degene die een factuur heeft uitgereikt aan de hand van bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening of EDI. Echter, die methode laat overweging 10 van Richtlijn 2010/45/EU onverlet die bepaalt dat facturen voor alles een weergave moeten zijn van de feitelijke prestatie.

    De verplichting tot waarborging van degene die de factuur heeft uitgereikt kan van toepassing zijn zowel wanneer de leverancier/dienstverrichter de factuur heeft uitgereikt, als wanneer een derde de factuur heeft uitgereikt, alsook in geval van facturering voor de afnemer (self-billing).

     

     

     

     

  • Leesbaarheid van een factuur betekent dat de factuur leesbaar moet zijn voor mensen.

    Dat moet zo blijven tot het einde van de bewaartermijn. De factuur moet worden getoond in een stijl waarin alle btw-gegevens van de factuur duidelijk leesbaar zijn, op papier of op een scherm, zonder dat daarvoor buitensporig veel onderzoek of interpretatie nodig is, bijvoorbeeld EDI-berichten, XML-berichten of andere gestructureerde berichten in het originele formaat worden niet beschouwd als leesbaar voor mensen (na een omzettingsproces kunnen ze wel als leesbaar voor mensen worden beschouwd – zie verderop).

    Voor elektronische facturen wordt deze voorwaarde vervuld geacht als de factuur op verzoek binnen een redelijke termijn in een voor mensen leesbare vorm op het scherm of via afdrukken kan worden voorgelegd ook na een omzettingsproces.

    Het moet mogelijk zijn om na te gaan of de gegevens van het originele elektronische bestand en die van het voorgelegde leesbare document niet van elkaar verschillen. Om de leesbaarheid te waarborgen, moet tijdens de volledige bewaartermijn een geschikte en betrouwbare viewer voor het zichtbaar maken van de factuur beschikbaar zijn.

    De leesbaarheid van een elektronische factuur vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn kan door eender welk middel worden gewaarborgd, maar geavanceerde elektronische handtekeningen en EDI, volstaan op zich niet om de leesbaarheid te waarborgen.

  • Neen. Er is geen specifieke software nodig om een elektronische factuur te kunnen betalen. U bent volledig vrij in de keuze van de wijze waarop u een elektronische factuur betaalt.

  • De vuistregel is dat de lidstaat waar de levering of de dienst plaatsvindt, de factureringsregels bepaalt. Er zijn echter twee uitzonderingen op deze algemene regel. 

    Zo gelden voor de facturering de regels van de lidstaat waar de leverancier of de dienstverrichter gevestigd is, wanneer: 

    1. het gaat om een levering van goederen of een dienst die voor de btw plaatsvindt in een andere lidstaat en waarvoor de btw wordt verlegd naar de klant,

    2. het gaat om de leveringen of diensten niet plaatsvinden in de EU en er dus niet belastbaar zijn,  

    Van welke Lidstaat worden de regels voor facturering toegepast? 

     Lidstaat van vestigingLidstaat van levering*
    Algemene regel  
      x
    Uitzondering  
    Plaats van levering is buiten de EUX 
    De leverancier is niet gevestigd in de lidstaat van levering en de persoon die de BTW moet betalen is de klant (niet van toepassing bij self-billing) X 

    *Indien de lidstaat van de plaats van de handeling verschillend is van de lidstaat van vestiging van de onderneming die factureert.

  • Ja. De elektronische facturering als middel is onderworpen aan het akkoord van de verzender en de ontvanger van de factuur. U kan steeds een elektronische factuur van één van uw leveranciers weigeren als bijvoorbeeld u niet beschikt over de noodzakelijke informaticamiddelen om de facturen te lezen en te archiveren.

  • Neen. De regelgeving voorziet een gelijkschakeling tussen papieren en elektronische facturen, maar verplicht niemand om de één of de andere vorm van facturen te gebruiken. Het is wel zo dat er geleidelijk aan meer elektronische facturen zullen gebruikt worden en dat die manier van factureren op termijn de meest gebruikelijke vorm zal worden.

     

  • Ja. Bijlagen inherent aan de factuur dienen te worden toegevoegd zoals voor een papieren factuur, Een éénmalige verzending van dat document aan eenzelfde afnemer volstaat echter als dat document identiek is voor alle aan die afnemer verzonden facturen.

  • Ja.

  • Ja. De vorm van de factuur, hetzij op papier, hetzij in een elektronisch formaat, heeft geen belang meer, aangezien alle facturen aan dezelfde regels zijn onderworpen en op dezelfde wijze moeten worden behandeld. De juridische waarde van een elektronische factuur is dus volledig gelijkwaardig aan die van een papieren factuur

  • Ja. Iedere factuur mag bijlagen bevatten. Bijlagen zijn enkel een toelichting of detaillering bij een factuur en kunnen dus in om het even welke vorm bij een factuur gevoegd worden. 

  • Ja. Ondernemingen mogen de vorm van hun uitgereikte en/of ontvangen facturen vrij kiezen in samenspraak respectievelijk met hun klant of leverancier. Een leverancier kan dus voor een deel van zijn klanten elektronische facturen opmaken, terwijl aan de andere klanten nog steeds een papieren factuur wordt uitgereikt 

  • Een elektronische factuur inzake BTW wordt slechts als een geldige factuur beschouwd als er aan onderstaande voorwaarden is voldaan:

    • Alle verplichte factuurgegevens dienen aanwezig te zijn in de elektronische factuur. 

    • Het moet gaan over een ‘elektronische’ factuur. Dit houdt in dat het document in om het even welke elektronische vorm uitgereikt en ontvangen moet worden.

  • Neen. Er zijn geen bijkomende verplichtingen opgelegd. Deze zijn dezelfde als voor een papieren factuur.

  • Neen.

    Een platform te bieden voor de uitwisseling tussen alle soorten spelers, is niet deel van de bevoegdheden van de overheid. Maar PEPPOL heeft wel als doel om uiteindelijk de uitwisseling tussen alle soorten stakeholders te generaliseren. Lees meer onder rubriek "factureren naar het overheid".

  • De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Hiertoe kan gebruik worden gemaakt van elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een goederenlevering of een dienst oplevert.

    In de boekhouding kan een controlespoor worden beschreven als een met stukken gestaafde transactiestroom vanaf de aanvang ervan, het brondocument, bijvoorbeeld een kooporder, tot de voltooiing ervan, bijvoorbeeld de uiteindelijke registratie in de jaarrekening,en omgekeerd, met koppelingen tussen de verschillende documenten in het proces. Een controlespoor omvat brondocumenten, verwerkte transacties en verwijzingen naar het verband tusse dien beide.  

    Een controlespoor is betrouwbaar van zodra het verband tussen bewijsstukken en verwerkte transacties gemakkelijk te volgen is (indien men beschikt over voldoende gegevens om de documenten met elkaar in verband te brengen), wanneer het de vermelde procedures naleeft en de processen weerspiegelt die werkelijk hebben plaatsgevonden. Dit kan bijvoorbeeld worden bereikt met documenten van derden (zoals rekeningsuittreksels), bv. bankafschriften, documenten van de afnemer of leverancier/dienstverrichter (documenten van de tweede partij) en interne controles, bv. functiescheiding.

    Voor de btw moet het controlespoor, overeenkomstig art, 233, § 1, 2de lid, van de richtlijn   voorzien in een controleerbaar verband tussen een factuur en een levering van goederen of een dienst, opdat dit toelaat na te gaan of een factuur weerspiegelt dat leveringne of diensten zijn verricht. 

    De middelen aan de hand waarvan een belastingplichtige het verband tussen een factuur en een goederenlevering of dienst kan aantonen, mogen door die belastingplichtige zelf worden gekozen. De lidstaat mag richtlijnen uitvaardigen die de belastingplichtige helpen om een betrouwbaar controlespoor uit te zetten, maar deze richtlijnen mogen geen verplichte voorschriften omvatten. Het kan bijvoorbeeld gaan om een reeks uiteenlopende documenten, zoals een kooporder, vervoersdocumenten en de factuur zelf met het resultaat van de vergelijking van die documenten of zelfs het loutere feit dat die drie types van documenten werkelijk met elkaar overeenstemmen.

    Net zoals bij bedrijfscontroles het geval is, geldt ook hier dat een betrouwbaar controlespoor aangepast moet zijn aan de omvang, activiteit en het type van de belastingplichtige en dat het rekening moet houden met het aantal transacties, de waarde van die transacties, evenals met het aantal en type leveranciers/dienstverrichters en afnemers. Waar nodig, moeten ook andere factoren in aanmerking worden genomen, bijvoorbeeld voorschriften voor financiële verslaggeving en controle.

     

  • Neen. Er is een vrije keuze in welk formaat men wenst te factureren.

  • Neen. Principieel mag voor éénzelfde handeling slechts één factuur, elektronisch of papier, worden uitgereikt. Indien toch twee facturen uitgereikt worden, moet één van beide facturen (de papieren of de elektronische) de vermelding 'dubbel' bevatten of enige andere vermelding die duidelijk maakt dat het andere exemplaar het 'origineel' is en enkel dat kan gebruikt worden voor het recht op aftrek.

  • Er is slechts één voorwaarde. Het gebruik van een elektronische factuur is alleen toegestaan mits aanvaarding door de klant. Dit wordt opgelegd omwille van de technische middelen die nodig zijn om een elektronische factuur te kunnen ontvangen en de mogelijkheid van de afnemer om de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur te waarborgen. Aangezien papieren en elektronische facturen gelijk moeten worden behandeld, kan de aanvaarding van een elektronische factuur door de afnemer op dezelfde manier worden bepaald als zijn aanvaarding van een papieren factuur. Het kan hierbij dus gaan om een schriftelijke, al dan niet formele aanvaarding, of een stilzwijgende aanvaarding, bijvoorbeeld door de verwerking of betaling van de ontvangen factuur door de klant.

  • Ja. Aangezien het gebruik van een elektronische factuur steeds afhankelijk is van de aanvaarding ervan door de afnemer, kan een leverancier/dienstverrichter het gebruik van een elektronische factuur nooit opleggen.

  • Ja. Een elektronische factuur is op alle vlakken gelijkwaardig aan een factuur op papier. Een elektronische factuur kan dus worden geweigerd op dezelfde wijze en gronden als een papieren factuur.

  • Principieel mag er voor éénzelfde handeling slechts één factuur, elektronisch of papier, worden uitgereikt. Indien er toch twee facturen aangemaakt worden, moet één van beide facturen (de papieren of de elektronische) de vermelding 'dupplicaat' bevatten of enige andere vermelding die duidelijk maakt dat het andere exemplaar het 'origineel' is en enkel dat kan gebruikt worden voor het recht op aftrek van de BTW.

  • Ja. Noch het formaat, noch de vorm van de factuur zijn van belang. Elke factuur, op papier, of in om het even welk elektronisch formaat (bijvoorbeeld pdf) moet aan dezelfde voorwaarden voldoen.

  • Neen, er is geen enkele verplichting om een voorafgaande goedkeuring van de fiscale administratie te bekomen. Aangestipt wordt dat de fiscale administratie evenmin zal ingaan op eventuele verzoeken om goedkeuring van een bepaald archiveringssysteem.

  • De vorm van de factuur is niet van belang. Elke factuur, op papier, of in om het even welk elektronisch formaat (bijvoorbeeld pdf) moet aan dezelfde voorwaarden voldoen.

  • Het aanbod van diensten is bij iedere service provider verschillend en bijgevolg ook de prijs die je betaalt voor hun diensten. Je kan bij een service provider terecht om je documenten in te scannen, ze om te zetten in gestructureerde dataformaten, ze te verzenden met een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening, ze te bewaren enz…  

  • Neen. Om elektronische facturen naar uw klant te sturen heeft u zijn toestemming nodig. Dat betekent dat u met uw klant vooraf een afspraak moet maken over hoe de factuur zal gestuurd worden. Als u met papieren facturen werkt, kan uw klant ook niet eisen dat u hem een elektronische factuur stuurt. 

  • Het is mogelijk om beroep te doen op diensten van een service provider zowel voor het uitreiken, ontvangen, verwerken en/of bewaren van de factuur. In dergelijk geval is het aan te raden om duidelijke afspraken te maken met en garanties te vragen van de service provider.

  • Neen. Dat is niet verplicht, maar u hebt er wel alle belang bij om de 3 handelsdocumenten elektronisch op elkaar af te stemmen (Order to Cash), Op die manier creëert u een meer efficiënte en transparante berichtenstroom.

  • Ja.

    Wie zijn facturen gewoon via e-mail verzendt, kan in zijn mailprogramma aangeven dat hij een afleveringsbericht wenst. Ook wie werkt met boekhoudsoftware of via een serviceprovider, kan afleveringsberichten voorzien. Partijen kunnen voorafgaand afspraken maken hieromtrent en al in de testfase met afleveringsberichten en/of ontvangstmeldingen gaan werken.

  • Neen. 

    Er is geen voorafgaande goedkeuring nodig vanwege de administratie, Met uitzondering van de aanvaarding (van de elektronische vorm) door de klant, zijn de wettelijke vereisten voor een elektronische factuur volledig identiek aan die voor papieren facturen (zie ook de vraag "Onder welke voorwaarden kan men een elektronische factuur verzenden aan zijn klanten ?").

     

  • Neen, Het is een mogelijkheid om beroep te doen op de diensten van een service provider, Desondanks is het wel de belastingplichtige (onderneming) zelf die verantwoordelijk blijft voor het uitreiken en/of bewaren van de geldige factuur. Het is dus aan te raden om duidelijke afspraken te maken met en garanties te vragen aan de service provider.

  • De wet voorziet niet in enige regeling hieromtrent, Eenieder moet voor zichzelf uitmaken welke technische oplossing hij gaat implementeren. Bijvoorbeeld: bij verzending van de factuur per mail kan een ontvangstbewijs worden gevraagd, men kan gebruik maken van een facturatieplatform, met EDI of Zoomit krijgt men een message delivery notification.... Uiteraard geldt de betaling van de factuur als bewijs van goede ontvangst ervan.

  •  Ja, als elektronische facturering geïntegreerd is in een toepassing die de vervaldagen opvolgt, zoals een boekhoudtoepassing of een pc-bankingtoepassing. De regelmatige opvolging van de budgettaire situatie wordt, in voorkomend geval, is trouwens vergemakkelijkt door een volledige elektronische verwerking van het hele proces.

  • Als de mailbox van uw mailprogramma vol is, wordt dat door het mailprogramma aangegeven. Het is een goede praktijk om ervoor te zorgen dat mailboxen op tijd worden opgeschoond, zodat u geen belangrijke mails mist. Als u met uw leveranciers afspraken maakt over het ontvangen van facturen per mail is dat des te belangrijker. Om er zeker van te zijn dat dergelijke mails niet in de spambox terecht komen is het aangewezen om uw leverancier te vragen u vooraf een aantal testmails te sturen zodat u de nodige maatregelen kunt nemen.

    Niettemin moet u als verzender van een mail met een factuur ook de nodige maatregelen nemen. Als u bericht ontvangt dat uw e-mail niet verzonden kon worden aan uw bestemmeling, neemt u best contact op met uw klant om de juistheid van zijn mailadres enz. te checken (net zoals u zou doen als de papieren factuur door de post terug aan u wordt bezorgd omdat het postadres niet correct is). 

    Zie ook de vraag "Hoe kun je weten of een elektronische factuur goed ontvangen werd ?"

  • Neen. Het mag maar het moet niet (zie ook vraag "mag je een electronische faktuur in papiervorm bewaren"?).

    Tenzij de bestemmeling van de elektronische factuur ze alleen op papier bewaart. Als daarentegen die factuur elektronisch wordt bewaard, dan kan elke eventuele afdruk ervan, voor administratieve of andere bedrijfsdoeleinden, slechts de waarde hebben van een (papieren) kopie.