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Comment puis-je m’organiser concrètement pour obtenir l’acceptation de mon client ou de mon fournisseur ?

L’acceptation obligatoire de la facturation électronique peut s’obtenir de différentes façons. Même si l’acceptation explicite est mieux, l’acceptation implicite est autorisée (p.ex. du fait du paiement de la facture). 

Elle peut ainsi s’obtenir par exemple lors de la signature d’un contrat, via un courrier spécifique, dans une application de facturation électronique, ou par tout autre moyen (via les conditions générales).

Hoe kan ik concreet te werk om de aanvaarding van mijn klant of mijn leverancier te bekomen?

De verplichte aanvaarding van elektronische facturen kan men op verschillende manieren bekomen. Zelfs al is de expliciete (uitdrukkelijke) aanvaarding beter, is de impliciete (stilzwijgende) aanvaarding toegelaten (bijv. door het betalen van de factuur).

Ze kan bijvoorbeeld ook bekomen worden door de ondertekening van een contract, door een specifieke brief, in een toepassing voor elektronische facturatie, of via andere middelen (via de algemene voorwaarden).

Zijn facturen in PDF-formaat wettelijk ?

Ja. De vorm van de factuur is niet van belang. Een factuur, op papier of in om het even welk elektronisch formaat moet aan dezelfde voorwaarden voldoen. Een factuur in een pdf-formaat dat aan deze wettelijke vereisten voldoet is dus volledig juridisch in orde.

Quelles sont les règles relatives à l’acceptation des factures électroniques ?

Etant donné que les factures papier et électroniques doivent être traitées de la même façon, l'acceptation d'une facture électronique par le destinataire est fixée tout comme son acceptation d'une facture papier. Il peut donc s'agir d'une acceptation écrite, formelle ou pas, ou d'une acceptation tacite, par exemple par le traitement ou le paiement de la facture reçue par le client. Bien sûr, les parties restent libres de convenir elles-mêmes de leurs relations contractuelles.

Welke zijn de regels rond het aanvaarden van elektronische facturen ?

Aangezien papieren en elektronische facturen op dezelfde wijze moeten worden behandeld, wordt de aanvaarding van een elektronische factuur door de bestemmeling op dezelfde manier worden bepaald als zijn aanvaarding van een papieren factuur. Het kan hierbij dus gaan om een schriftelijke, al dan niet formele aanvaarding, of om een stilzwijgende aanvaarding, bijvoorbeeld door de verwerking of de betaling van de ontvangen factuur door de klant. Uiteraard zijn de partijen vrij om hun contractuele relaties zelf te regelen.

Moet ik een specifiek softwarepakket hebben om een elektronische factuur te betalen?

Neen. Er is geen specifieke software nodig om een elektronische factuur te kunnen betalen. U bent volledig vrij in de keuze van de wijze waarop u een elektronische factuur betaalt.

Peut-on refuser d’émettre ou de recevoir des factures électroniques ?

Oui. Le recours à la facturation électronique est soumis à l’accord de l’émetteur et du destinataire de la facture. Vous pouvez tout-à-fait refuser qu’un de vos fournisseurs vous envoie une facture au format électronique si par exemple, vous ne disposez pas des outils informatiques nécessaires pour les lire et les archiver. 

Kan men weigeren om een elektronische factuur uit te reiken of te ontvangen ?

Ja. De elektronische facturering als middel is onderworpen aan het akkoord van de verzender en de ontvanger van de factuur. U kan steeds een elektronische factuur van één van uw leveranciers weigeren als bijvoorbeeld u niet beschikt over de noodzakelijke informaticamiddelen om de facturen te lezen en te archiveren.

Faut-il se mettre préalablement d’accord avec son client et/ou son fournisseur avant de recourir à la facturation électronique ?

Non.

Parce que cette acceptation peut être tacite et être déduite, par exemple, de l’absence de refus exprès par le client de la première facture électronique reçue et/ou de son paiement, il n’est pas nécessaire que cette acceptation précède la première émission de facture électronique. Cependant, l’émission d’une facture électronique à un client sans qu’il y ait eu d’accord préalable entre les parties entraîne un risque plus élevé de non-paiement de cette facture.

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