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Biedt het elektronisch verzenden van een factuur evenveel zekerheid als het verzenden van een factuur met de post?

Ja.

Wie zijn facturen gewoon via e-mail verzendt, kan in zijn mailprogramma aangeven dat hij een afleveringsbericht wenst. Ook wie werkt met boekhoudsoftware of via een serviceprovider, kan afleveringsberichten voorzien. Partijen kunnen voorafgaand afspraken maken hieromtrent en al in de testfase met afleveringsberichten en/of ontvangstmeldingen gaan werken.

Est-ce que la facture électronique a la même valeur au niveau juridique que la facture papier ?

Oui. La forme de la facture, qu'elle soit sur papier ou au format électronique, n'a pas d'importance, étant donné que toutes les factures sont soumises aux mêmes règles et qu'elles doivent être traitées de la même façon. La valeur juridique d'une facture électronique est donc totalement équivalente à celle d'une facture papier.

Les factures sous format PDF sont-elles légales ?

Oui.

La forme de la facture n'a pas d'importance. Une facture, qu'elle soit sur papier ou dans n'importe quel format électronique, doit toujours répondre aux mêmes conditions légales de facturation. Une facture en PDF qui remplit les conditions légales d'une facture est donc totalement en ordre d'un point de vue juridique.

Que se passe-t-il quand la boîte e-mail du client est pleine ou quand un message ne passe pas (filtre) ?

Quand votre boîte mail est pleine, votre messagerie l'indique. C'est une bonne pratique de veiller régulièrement à nettoyer le contenu de votre boîte de réception, afin que vous ne ratiez aucun mail important. C'est encore plus important si vous avez donné votre accord à des fournisseurs pour qu'ils vous envoient leurs factures mar mail.

Qu'entend-on par "authenticité" de la facture ?

On entend par «authenticité de l’origine» l’assurance de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture. 

L’obligation d’assurer l’authenticité de l’origine d’une facture incombe à l’assujetti qui reçoit la livraison de biens ou la prestation de services ainsi qu’à l’assujetti qui effectue cette livraison ou cette prestation. Tous deux peuvent, indépendamment l’un de l’autre, assurer l’authenticité de l’origine.

Quatre éléments sont à prendre en considération.

1. L’assurance par le fournisseur/prestataire

Qu'entend-on par "lisibilité" de la facture ?

La lisibilité d’une facture désigne le fait que celle-ci est lisible par l'utilisateur. Les factures doivent rester lisibles jusqu’à la  fin de leur période de conservation. Elles doivent pouvoir être présentées, sur papier ou sur un écran, dans un style permettant de lire clairement les informations relatives à la TVA, sans devoir les examiner ou les interpréter de manière excessive; par exemple, les messages EDI, les messages XML et les autres messages structurés dans le format d’origine ne sont pas considérés comme lisibles par l'utilisateur (ils peuvent

L’envoi électronique d’une facture est-il aussi sûr que l’envoi d’une facture par la poste ?

oui. Les risques d'envoi de factures par voie postale ne sont pas plus réduits qu'en cas d'envoi de facture par voie électronique (il existe de nombreuses solutions possibles pour sécuriser un tel envoi).

Celui qui envoie ses factures par email peut, via son logiciel d'emails, indiquer qu'il souhaite obtenir un accusé de réception. Celui qui travaille avec un logiciel comptable ou un fournisseur de services (service provider) peut prévoir des avis de réception. Vous pouvez aussi en convenir au préalable avec votre client et mettre dès le départ des accusés de réception.

Wat bedoelt men met de ‘leesbaarheid’ van de factuur?

Leesbaarheid van een factuur betekent dat de factuur leesbaar moet zijn voor mensen.

Wat bedoelt men met de ‘authenticiteit’ van de factuur?

Onder "authenticiteit" wordt verstaan het waarborgen van de identiteit van diegene die de goederenlevering of de dienst heeft verricht of van diegene die de factuur heeft uitgereikt.

De authenticiteit van de herkomst van een factuur is een verplichting zowel voor de belastingplichtige die de goederenlevering of de dienst heeft ontvangen als voor de belastingplichtige ze heeft verricht. Beiden kunnen onafhankelijk van elkaar de authenticiteit van de herkomst waarborgen. 

Hierbij dienen vier elementen in aanmerking te worden genomen.

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