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Dois-je archiver des factures à télécharger sur le site internet d’un fournisseur ou puis-je simplement conserver les mails avec les liens ?

Conserver un email contenant un lien vers une facture ne suffit pas : c'est la facture que vous devez conserver. Etant donné que chaque assujetti doit conserver les factures (papier et électroniques) qu'il a reçues, vous devez télécharger et conserver les factures lorsqu'un fournisseur les rend accessibles via un site internet. Rien ne vous empêche de conserver, en plus, l'email contenant l'hyperlien vers ce site internet, comme preuve supplémentaire de l'origine.

Moet ik de facturen bewaren die moet gedownload worden van de website van een leverancier of kan ik eenvoudigweg de e-mails met de links bewaren?

Het bewaren van een e-mail die een link naar een factuur bevat volstaat niet : u moet de factuur zelf bewaren.

Aangezien elke belastingplichtige gehouden is de door hem ontvangen (papieren en elektronische) facturen te bewaren, dient u steeds de via de website van de leverancier/dienstverrichter ter beschikking gestelde elektronische facturen te downloaden en te bewaren. Niets belet uiteraard dat ook de e-mailberichten met de hyperlink naar die website wordt bewaard, als aanvullend bewijs van de herkomst.

Puis-je simplement conserver les e-mails avec facture ?

D'un point de vue strictement juridique, c'est possible. Néanmoins, l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité de la facture doivent être garantis durant toute la durée de conservation (délai d'archivage). Par conséquent, vous devez vous assurer que ces conditions sont en pratique respectées.

Kan ik eenvoudigweg de e-mails met de factuur in bijlage ervan bewaren?

Strikt juridisch gezien is dit mogelijk. De authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de factuur moeten echter worden gewaarborgd gedurende de volledige bewaartermijn. Bijgevolg moet u zich ervan verzekeren dat ook in de praktijk aan die drie voorwaarden is voldaan. 

En cas de réception à la fois de factures papier et de factures électronique, est-il possible de tout archiver sous un seul même format ?

Oui. Des économies peuvent être réalisées si l'entreprise opte pour un archivage exclusivement sous forme numérique, tant des factures sortantes que des factures entrantes, en scannant les factures papier de façon conforme.

Als je zowel papieren als elektronische facturen ontvangt, kan je ze dan op eenzelfde formaat archiveren?

Ja. Als onderneming bespaar je trouwens het meest als je alle facturen elektronisch bewaard, zowel inkomende als uitgaande facturen. Papieren facturen kun je heel makkelijk inscannen.

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