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Comment garantir la lisibilité, l'authenticité et l'intégrité des factures électroniques, vu l’obsolescence rapide des solutions informatiques ?

Les pratiques d’entreprise pouvant évoluer durant la période au cours de laquelle ces trois conditions doivent être garanties – de la délivrance de la facture à l’expiration du délai de conservation –, la manière dont l’assujetti satisfait à ces conditions peut également évoluer.

Hoe kan ik de leesbaarheid, authenticiteit en integriteit van elektronische facturen garanderen, rekening houdend met het snel verouderen van informaticaoplossingen?

Aangezien de bedrijfspraktijken kunnen evolueren gedurende de periode waarin deze drie voorwaarden moeten worden gewaarborgd – vanaf de uitreiking van de factuur tot het einde van de bewaringstermijn – kan de wijze waarop de belastingplichtige tracht deze voorwaarden naleeft eveneens wijzigen.

Puis-je demander à un fournisseur de recevoir simultanément une facture papier et une facture électronique ?

En principe, une action n'autorise qu'une seule facture, qu'elle soit papier ou électronique. Si deux factures sont néanmoins créées, l'une des deux (quel que soit sa forme) doit mentionner "duplicata" ou toute autre mention indiquant clairement que seul l'autre exemplaire est un original et peut par conséquent être utilisé pour une déduction de la TVA.

Combien de temps dois-je conserver mes factures ?

Il n'y a pas de différence par rapport aux factures papier.

Pour l'administration fiscale, toutes les factures et copies de factures doivent être conservées pendant sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur date d'emission.

Hoelang moet ik mijn elektronische facturen bewaren ?

Er is geen verschil met de papieren facturen.

Alle facturen en kopieën van facturen dienen voor de fiscale administratie te worden bewaard gedurende zeven jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking,

Est-ce qu’une facture reçue sous format PDF est une facture électronique légale ?

Oui. Le format et la forme d'une facture sont sans importance. Toute facture, qu'elle soit sur papier ou dans n'importe quel format électronique (par exemple PDF), doit remplir les mêmes conditions.

Comment dois-je conserver mes factures électroniques ?

Les factures peuvent être conservées sur support papier ou électronique, quel que soit le format d’origine (papier ou électronique) de la facture reçue. Le mode de conservation doit néanmoins permettre de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de ces factures. Ceci implique que toute manipulation éventuelle des factures doit être évitée et que l’inaltérabilité des factures doit être garantie dès la délivrance et la réception de celles-ci et jusqu’à l’expiration du délai de conservation.

Hoe moet ik mijn elektronische facturen bewaren ?

Facturen mogen zowel op papier als elektronisch worden bewaard, ongeacht het oorspronkelijke formaat (papier of elektronisch) van de ontvangen factuur. De bewaring moet wel de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen kunnen waarborgen. Dit betekent dat elke mogelijke manipulatie achteraf van de facturen moet worden vermeden en dat de onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en de ontvangst tot het einde van de bewaringstermijn moet worden gewaarborgd.

Faut-il nécessairement imprimer une facture d'entrée reçue par e-mail (par ex, sous format PDF ou Word) ?

Non. C'est possible mais ce n'est pas nécessaire (voir aussi, en matière d'archivage, la question "Peut-on archiver une facture électronique sous format papier ?"). Si vous conservez la facture sous format électronique, vous pouvez néanmoins l'imprimer pour des raisons administratives ou autre, mais l'impression n'a que la valeur d'une copie papier.

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