Doel
ITWij zijn Octopus. Octopus Boekhoudsoftware. Wij verdelen boekhoudsoftware aan ondernemers die zelf wat meer willen doen qua boekhouding en/of willen samenwerken met hun accountants. Niet alleen naar ondernemers natuurlijk, wij verdelen ook aan boekhoudkantoren. Omdat we merken dat heel wat boekhoudkantoren hun klanten zelf willen helpen om verder te digitaliseren.
Overstappen op e-facturering: wat verandert er?
E-invoicing zorgde er in ons bedrijf vooral voor dat we veel vlotter kunnen factureren en onze klanten veel sneller de verkoopfactuur kunnen toesturen, en dat we onze facturen ook gewoon sneller betaald krijgen. Het zorgt ervoor dat de interne processen vlotter verlopen waardoor we veel minder tijd verliezen met het verwerken van de boekhouding.
Hoe verliep de overstap?
De overgang naar e-invoicing is eigenlijk ontzettend vlot verlopen. Zeker intern. Aangezien we Octopus zelf gebruiken, hebben we dit heel vlot kunnen implementeren zonder eigenlijk grote investeringen te doen. Ook naar andere klanten toe gebruiken we het PEPPOL First-principe. Dit wil zeggen dat we bij het verzenden van een verkoopfactuur kijken wie zijn factuur wil ontvangen via PEPPOL – dit verloopt volledig automatisch. Op die manier wordt PEPPL ontzettend vlot geïntroduceerd. Dus eigenlijk is de overgang heel vlot verlopen.
Wat waren de uitdagingen?
Uiteindelijk zijn we relatief weinig uitdagingen tegengekomen. Zeker intern. De belangrijkste uitdaging lag vooral bij het sensibiliseren van onze klanten en onze leveranciers om Peppol-facturen te ontvangen. Nu zijn we er bij onze leveranciers in geslaagd om heel wat mensen te overtuigen om het zo te gaan doen, waardoor eigenlijk wel over een succes kunnen spreken.
Nog tips om te delen?
Het belangrijkste advies dat we vooral willen geven aan bedrijven is dat je het vooral moet DOEN. Het heeft uiteindelijk ook alleen maar voordelen. Het opmaken van je facturen verloopt veel vlotter. Het verzenden gaat veel vlotter. Facturen komen daardoor ook sneller aan bij alle klanten. We merken dat ook de betaaltermijnen veel korter geworden zijn, waardoor je alles ook gemakkelijker kan integreren in je boekhoudproces. Bovendien is het zo dat we merken dat veel mensen op de markt weten dat elektronisch factureren de toekomst is en dan is het eigenlijk gewoon beter om er meteen mee te beginnen – aangezien de markt er toch naartoe evolueert.