Elektronische facturering biedt tal van voordelen voor bedrijven en organisaties, in elke activiteitensector.
Sinds eind jaren 1980 hebben al talrijke grote bedrijven e-facturering ingevoerd, met een ontegensprekelijk succes. Ondanks het grote potentieel blijft die innovatie nog altijd sterk onderbenut. Nu de obstakels voor de algemene toepassing zijn opgeheven, en elektronische facturering verplicht wordt vanaf 2026, is het tijd om stil te staan bij de voordelen voor bedrijven.
1. Minder papierwerk
Hoelang droomt u er al niet van te worden verlost van de vervelende papierwinkel die de verwerking van facturen meebrengt? Van de aanmaak door de leverancier van de goederen of diensten tot de archivering door de klant, doorlopen facturen een hele reeks lange of minder lange fases, naargelang het geval: afdrukken, in envelop steken, verzending, ontvangst, gegevensinvoer, ... Op het einde van de dag zorgen al deze fases voor een aanzienlijk tijdverlies. Die tijd zou u veel nuttiger kunnen besteden, aan uw werk ... of uw vrije tijd!
Met elektronische facturering verlopen al die fases geautomatiseerd, zonder menselijke tussenkomst.
2. Sneller
Boekhoudmachines verwerken facturen veel sneller dan de mens. Ze kunnen de factuur aanmaken zodra de goederen of diensten geleverd zijn. Die wordt ogenblikkelijk doorgezonden. Bij ontvangst kunnen de verschillende verwerkingsfases na elkaar worden uitgevoerd, zonder tussentijd. En hoe sneller een factuur wordt uitgegeven, geleverd en verwerkt, hoe sneller ze kan worden betaald!
3. Betrouwbaarder
Mensen maken geregeld fouten bij de verwerking van facturen. U hebt zeker al te maken gehad met de vervelende gevolgen van dergelijke fouten. U moet dan bijvoorbeeld een creditnota opstellen of een klant contacteren die het bedrag zonder btw en het totale te betalen bedrag heeft verward.
Softwareprogramma’s zijn natuurlijk geen garantie voor een 100 % feilloze verwerking, maar verminderen wel aanzienlijk het foutenpercentage, wat de processen veel betrouwbaarder maakt. Hebt u leveranciers die nog niet op digitale verwerking zijn overgestapt met alle fouten van dien? Het gebruik van goede software om facturen te ontvangen en te verwerken, beschermt u tegen de nefaste gevolgen van dergelijke situaties.
Ook de verzending van elektronische facturen is veel betrouwbaarder. Gedaan met facturen die onderweg verloren raken! Met e-facturering kunt u de verzending perfect opvolgen. Wanneer een document is zoekgeraakt, wordt automatisch een waarschuwing gegeven, zodat het mogelijk is het probleem vast te stellen, de oorzaak te zoeken en de nodige correcties uit te voeren.
4. Even veilig
In juridisch opzicht zijn elektronische en papieren facturen in België sinds 1 januari 2013 gelijkwaardig. Die gelijkwaardigheid is een gevolg van de omzetting van de Europese btw-richtlijn (Richtlijn 2010/45/EU), die de factureringregels bepaalt.
Om juridisch geldig te zijn moeten de facturen, ongeacht hun vorm (papier, pdf, elektronisch en gestructureerd ...) en versie (exemplaar voor de klant, exemplaar voor de leverancier, voorlopige versie ...), aan de volgende vereisten voldoen:
- authenticiteit van de herkomst: de identiteit van de leverancier van de goederen of diensten moet gewaarborgd zijn
- integriteit van de inhoud: de inhoud van de factuur mag niet gewijzigd zijn
- leesbaarheid van de gegevens: de gegevens van de factuur moeten duidelijk leesbaar zijn, zowel op papier als op scherm, zonder een overmatige studie of interpretatie te vergen
Als die principes worden nageleefd, is e-facturering juridisch gesproken even veilig als manuele facturering.
5. Niet te veel cash, maar ook niet te weinig
Het gebeurt wel vaker dat een bloeiende onderneming niet kan betalen wegens ontoereikende kasmiddelen. Met elektronische facturering kunt u uw kasmiddelen veel beter beheren dan mogelijk is met materiële facturering. Zo passen veel gebruikers van e-facturering de ‘dynamic discount’ toe, een automatisch mechanisme voor de onderhandeling over de betaaltermijnen, waarmee u de beschikbare kasmiddelen kunt optimaliseren en zich beschermen tegen de risico’s van wanbetaling.
In die zin is e-facturering echt een instrument om het beheer van uw onderneming te verbeteren.
6. Duurzamer
De uitdagingen met betrekking tot het klimaat en het milieu staan vandaag centraal in onze samenleving - en terecht. E-facturering vermindert de productie en het gebruik van papier aanzienlijk. Ook de behoefte aan fysiek transport, een niet te verwaarlozen bron van vervuiling, wordt zo getemperd. Deze methode is dus heel wat duurzamer.
7. Moderner
E-facturering is een manier om u te profileren als een onderneming die mee is met haar tijd en optimaal gebruik maakt van de informatietechnologieën. Met e-facturering kunt u zich onderscheiden van de massa en het verschil maken met uw rechtstreekse concurrenten. Een goed marktimago is essentieel.
8. Rendabeler
Last but not least kan e-facturering uw kosten aanzienlijk drukken. Een studie van de Universiteit Hasselt, uitgevoerd in opdracht van het Agentschap Administratieve Vereenvoudiging (DAV), raamde in 2012 de gemiddelde kostprijs van een papieren factuur tussen bedrijven op 12,08 euro. Met e-facturering kunt u tot 9 euro per factuur of maar liefst 75 % van de kosten besparen! De automatische verwerking van het miljard facturen die elk jaar worden uitgegeven in België, zou een jaarlijkse efficiëntiewinst van ongeveer 3,5 miljard euro kunnen opleveren.
