Wat heb ik nodig voor e-facturering?

do, 10/10/2024 - 11:28

U hebt software nodig die erop voorzien is om te werken via het Peppol-netwerk. De voorbije jaren zijn er tal van oplossingen op de markt gekomen die zich in het bijzonder richten op bedrijven met kleine factuurvolumes. Of u veel of weinig uitgaande facturen hebt, veel of weinig binnenkomende facturen: voor elk bedrijf is er een geschikte optie.

A. Hebt u al software die toelaat om gestructureerde elektronische facturen te verzenden en ontvangen via Peppol? Dan bent u klaar voor de verplichting, en bent u klaar om het volume aan gestructureerde elektronische facturen te laten toenemen:

Uitgaande facturen:
- Zorg dat de software de ‘Peppol-first’ strategie toepast. Dit betekent concreet dat als uw handelspartner is aangesloten op Peppol, het systeem automatisch de voorkeur geeft aan verzending via Peppol. (bron)
- Als uw klant nog niet is aangesloten op Peppol, kunt u vriendelijk informeren of die daartoe bereid is. Vanaf 01.01.2026 is de klant daartoe wettelijk verplicht, voor die datum kan het vrijwillig.
Inkomende facturen:
- Uw registratie op het Peppol netwerk geeft aan uw handelspartners het signaal dat u de voorkeur geeft aan Peppol voor het ontvangen van facturen. Als de leverancier de strategie ‘Peppol-first’ toepast, ontvangt u de factuur automatisch via Peppol.
- Als uw leverancier nog niet met Peppol werkt, kunt u vriendelijk informeren bij uw handelspartner of dit mogelijk is. Vanaf 01.01.2026 is uw leverancier dat ook wettelijk verplicht, daarvoor kan het vrijwillig.
Internationale facturen:
- Peppol is geen verplichting, maar een opportuniteit als beide partijen er vrijwillig voor kiezen. Als u bent aangesloten op het Peppol-netwerk, kunt u ook facturen verzenden naar ondernemingen buiten België die op het netwerk zijn aangesloten, en omgekeerd kunt u ook facturen ontvangen van buitenlandse leveranciers via het Peppol-netwerk, als zij die mogelijkheid bieden.
- Registratie op het Peppol-netwerk geldt als akkoord om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen (minstens het formaat Peppol-BIS). Dit laat u toe om zelf na te gaan welke van uw klanten, ook internationaal, klaar en bereid zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen op een veilige manier.
- Tussen Europese lidstaten komt er in de toekomst mogelijk wel een verplichting, afhankelijk van de onderhandelingen over het VIDA-voorstel (‘VAT in the digital age’) op Europees niveau (COM(2022)701 van 08.12.2022).

B. Beschikt u nog niet over geschikte software? Voor u aan de zoektocht start, is het aan te raden de oefening te maken hoever u wil digitaliseren. Gaat het enkel over het facturatieproces, of wil u ook andere processen betrekken? Denk bijvoorbeeld aan het orderproces, betalingsproces, boekhoudproces … Het resultaat van die oefening zal mee bepalen wat voor u de meest geschikte toepassing is.

In samenwerking met AGORIA (technologiebedrijven) wordt gewerkt aan een lijst met de conforme softwareoplossingen die al beschikbaar zijn. Van zodra de lijst beschikbaar is, vindt u die op onze website.

We stellen die lijst ter beschikking als dienstverlening om eindgebruikers te helpen bij de zoektocht naar de meest geschikte oplossing, en als stimulans voor de IT-sector. De overheid beveelt geen specifiek(e) product of softwareleverancier aan. Opname op de lijst houdt geen inhoudelijke of kwalitatieve beoordeling, of certificering van de overheid in.

Dit zijn een aantal aandachtspunten waarmee u rekening moet houden bij het zoeken naar een geschikte oplossing:

Respecteer bij het surfen op internet zoals gebruikelijk de normale voorzorgsmaatregelen.
Hou rekening met de specifieke behoeften voor uw onderneming en weet waarvoor u betaalt. Wat dekt de wettelijke verplichting, wat gaat verder dan de verplichting?
- Een aantal functionaliteiten in de basisprijs gaan immers verder dan de wettelijke verplichting, maar verdienen zichzelf snel terug. Ze gaan verder dan het facturatieproces, maar hebben betrekking op andere processen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
  - automatisch betalingsherinneringen versturen als facturen onbetaald blijven
  - automatisch factureren volgens bepaalde periodiciteit
  - opmaak en opvolging van offertes
  - opmaak en opvolging van bestelbonnen
  - opmaak en opvolging van leveringsbonnen
  - …
- Het is aan te raden de factuur gestructureerd aan te maken. Als u blijft werken met pdf, die via OCR (‘optical character recognition’) wordt omgezet in een gestructureerd bestand, gaat een groot deel van de voordelen verloren. OCR blijft immers een foutgevoelig proces. Een pdf is bedoeld als visuele weergave voor een mens, niet voor automatische verwerking door software.
- Ga na hoe de integratie in de boekhouding verloopt. Dit kan automatisch voorzien zijn in de software, een éénmalige koppeling vereisen, of een manuele handeling vereisen.
- Denk ook bewust na over uw archiveringsbeleid. De regels hierover veranderen niet, de verplichting creëert vooral een kans om de archivering te optimaliseren.

Laat u ook niet misleiden door een aantal vooroordelen:

E-invoicing hoeft niet duur te zijn. Uit een analyse van de markt, blijkt dat er voldoende betaalbare oplossingen beschikbaar zijn voor kleine ondernemingen.
E-invoicing is niet complexer dan bijvoorbeeld online bankieren. Er zijn voldoende gebruiksvriendelijke tools beschikbaar op de markt.
E-invoicing is niet per definitie onveilig. Het is integendeel net om de veiligheid te waarborgen, dat we het gebruik van Peppol verplichten. Het gebruik van het Peppol-netwerk geeft garanties voor de veilige overdracht en vertrouwelijkheid van de gegevens. De toegang tot het netwerk verloopt via gecertificeerde service providers. Dat kunt u vergelijken met een telecom-netwerk. E-mail als kanaal daarentegen is dan wel zeer flexibel, het is ook zeer gevoelig voor factuurfraude en internetcriminaliteit (phishing, malware, ransomware ...). Bovendien is de vertrouwelijkheid van de gegevens ook niet altijd gewaarborgd bij het gebruik van gratis e-mail providers.