Wat is een elektronische factuur?

In de btw-wetgeving zijn er twee soorten elektronische facturen erkend met dezelfde juridische waarde als een papieren factuur:

• de ’gewone‘ elektronische factuur. Dat is bijvoorbeeld een factuur in pdf-formaat waarvan de structuur en opmaak vrij zijn voor zover de verplichte gegevens erop vermeld zijn.
• de gestructureerde elektronische factuur. Die zal vanaf 1 januari 2026 verplicht zijn voor alle handelingen tussen twee Belgische btw-plichtigen (B2B).

Wat is een 'gewone' elektronische factuur?

Een ‘gewone’ elektronische factuur bevat alle verplichte factuurgegevens en is uitgereikt en ontvangen in om het even welke elektronische vorm. Dit is dus de brede definitie van een elektronische factuur volgens de btw-wetgeving.

Wat is een gestructureerde elektronische factuur? 

Het gaat om een elektronische factuur die wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm. Dat maakt automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk. Dit is in de btw-wetgeving de meer strikte definitie van een elektronische factuur. Het is dit type factuur dat vanaf 1 januari 2026 verplicht zal worden voor handelingen tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B).

Welk formaat moeten gestructureerde elektronische facturen hebben? 

Gestructureerde elektronische facturen moeten voldoen aan de Europese semantische en syntactische standaardnormen EN 16931-1 en CEN/TS 16931-2 (hierna zowel EN16391 als Europese Norm genoemd).

Praktisch betekent het dat gestructureerde elektronische facturen opgemaakt moeten kunnen worden in het Peppol-BIS-formaat. Dit wordt ook al toegepast voor handelingen tussen ondernemingen en de overheid (B2G).

U kunt daarvan alleen afwijken wanneer beide partijen daarmee akkoord zijn en het alternatieve formaat ook voldoet aan dezelfde Europese norm.

Hoe kan ik mijn gestructureerde elektronische facturen versturen naar al mijn klanten en ontvangen van al mijn leveranciers?

De gestructureerde elektronische facturen moeten systematisch via het Peppol-netwerk verstuurd en ontvangen kunnen worden.

U kunt daarvan alleen afwijken wanneer beide partijen daarmee akkoord zijn.

Hoe kan een alternatief formaat voldoen aan de Europese Norm? 

Een alternatief formaat kan voldoen aan de Europese Norm voor zover het formaat kan omgezet worden naar een factuur die de regels van de Europese Norm respecteert. Dit houdt in dat de verplichte kernelementen van de factuur:

• aanwezig zijn in het juiste aantal (kardinaliteit),
• dezelfde inhoudelijke betekenis hebben (semantiek),
• op dezelfde wijze worden berekend (syntax) (bv. afrondingsregels).

Zijn facturen in pdf nog wettelijk? 

Facturen in pdf zijn in alle situaties nog wettelijk tot en met 31 december 2025.

Vanaf 1 januari 2026 is de gestructureerde elektronische factuur verplicht voor alle handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen.

Voor alle andere handelingen blijven facturen in pdf ook na 1 januari 2026 nog geldig. Dat is bijvoorbeeld het geval voor handelingen met particulieren klanten (B2C) of bij internationale facturatie (binnen en buiten de EU).

* Voor elektronische facturatie vóór 1 januari 2026 hebt u het akkoord nodig van de ontvanger. Registratie op het Peppol-netwerk geldt als akkoord. Dit laat u toe om zelf na te gaan welke van uw klanten klaar en bereid zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen.

** Het gebruik van een alternatief formaat en van een alternatieve wijze van overdracht is enkel mogelijk mits onderling akkoord, waarbij nog steeds de Europese Norm EN16931 in acht moet genomen worden.

Zijn gestructureerde elektronische facturen veilig? 

De veiligheid van de facturen hangt af van:

• de gebruikte technologie,
• de controles die bestaan binnen de onderneming,
• de tussen de betrokken partijen gesloten overeenkomsten.

Het gebruik van het Peppol-netwerk geeft garanties voor de veilige overdracht van gegevens. De toegang tot het netwerk verloopt via gecertificeerde service providers. Dat kunt u vergelijken met een telecom-netwerk. E-mail als kanaal daarentegen is dan wel zeer flexibel maar het is ook zeer gevoelig voor factuurfraude en internetcriminaliteit (phishing, malware, ransomware ...).