Voor wie wordt e-facturatie verplicht?

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen tussen elkaar gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Dat zijn facturen die rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld. Een factuur in pdf versturen via e-mail of via een platform zal dan niet langer volstaan. 

Hebt u een actief btw-nummer? Dan is deze verplichting ook op uw onderneming van toepassing. Er zijn slechts een beperkt aantal uitzonderingen. 

Voor welke B2B-handelingen geldt de verplichting niet? 

De verplichting tot gestructureerde elektronische facturering zal quasi altijd gelden bij handelingen tussen een Belgische btw-plichtige leverancier en een in België voor btw-doeleinden geregistreerde btw-plichtige klant ongeacht of deze in België is gevestigd. 

Er zijn enkele beperkte uitzonderingen op dit principe: 

• Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden voor: 
  • gefailleerde btw-plichtigen, 
  • ondernemingen die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten, 
  • niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, 
  • forfaitaire btw-plichtigen (artikel 56 van het Btw-Wetboek, dooft uit uiterlijk 1 januari 2028). 
• Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen voor: 
  • ondernemingen die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten. 
• Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen als de handeling is vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek. 

Werkt u alleen voor particuliere klanten? Voor de uitgaande facturen aan particuliere klanten geldt de verplichting niet. Maar opgelet: u moet wel de gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen. U moet dus wel degelijk uw systemen daarvoor aanpassen tegen januari 2026. 

Voor facturering aan openbare overheden (‘B2G’ of ‘business-to-government’) is elektronische facturatie verplicht voor contracten gepubliceerd na 1 maart 2024. Daarvoor geldt een specifieke regelgeving (1). 

(1) De verplichting geldt in de regel voor contracten met een waarde vanaf 3.000 euro (excl. btw). Aanbesteders kunnen echter strenger zijn door een bepaling in die zin op te nemen in de opdrachtdocumenten. Federale aanbestedende overheden moeten de elektronische facturering sinds 1 maart 2024 ook opleggen onder de 3.000 euro. In het Staatsblad: koninklijk besluit 'borgtocht en elektronische facturering' | BOSA (belgium.be) 

Is één van de twee partijen niet btw-plichtig? Dan geldt de verplichting niet voor hun onderlinge transacties. 

Hoe kunt u zien of een onderneming btw-plichtig is? Dat kunt u voor elke onderneming in België consulteren in de kruispuntbank ondernemingen (KBO). Als de onderneming btw-plichtig is, staat onder de rubriek ‘Hoedanigheden’ de vermelding: ‘Onderworpen aan btw - Sinds [datum]’. 

Samenvatting facturering binnen België vanaf 1 januari 2026: