Mercurius ontvangt de facturen gericht aan de Belgische overheidsinstanties, en stelt ze ter beschikking van hun bestemmelingen.
Het platform verzekert met andere woorden de goede overdracht van de elektronische facturen tussen het systeem van de verzender en dat van de bestemmeling. Zoals elke postzaal staat het in voor de verzending van de documenten tussen de correspondenten.
Het wordt aangevuld met een webportaal, waar de vertegenwoordigers van de overheidsinstanties, hun leveranciers en informaticaoperatoren met elkaar in verbinding staan en de verzending en verwerking van de facturen kunnen opvolgen.
Een oplossing gebaseerd op de Peppol-standaard
De elektronische postdienst, die de verzenders van facturen met deze gecentraliseerde postzaal van de Belgische overheden verbindt, is mogelijk dankzij de samenwerking tussen de operatoren van de verschillende e-factureringsplatformen, gebaseerd op het gestandaardiseerde PEPPOL-kader.
Mercurius verzekert de overdracht van alle elektronische facturen die aan het gestandaardiseerde Peppol-kader beantwoorden. Dankzij Mercurius (en Peppol) is elke verzender dus vrij om de operator te kiezen die hij het meest geschikt vindt, met de zekerheid dat alle Belgische overheden zijn facturen zullen ontvangen!
Niet alleen facturen
Net als elke postzaal levert Mercurius behalve facturen ook andere documenten van ondernemingen aan de overheden:
-
Goedkeuringen (of afwijzingen) van facturen door de overheden geven aanleiding tot de uitgifte van antwoorddocumenten. De betreffende instanties zenden deze antwoorden naar Mercurius, dat ze aan de betreffende leveranciers bezorgt.
-
De overheden geven ook facturen uit, bestemd voor ondernemingen. We hebben het dan over uitgaande facturering. De betreffende instanties sturen deze facturen naar Mercurius, dat ze aan hun bestemmeling aflevert.
-
Inkomende facturen worden doorgaans voorafgegaan door een bestelbon. Ook deze worden geleidelijk aan vervangen door gestructureerde, elektronische documenten. De instanties die hun eigen bestelbon kunnen creëren in dit formaat kunnen deze naar Mercurius sturen, dat de bestelbon vervolgens aan de eindbestemmeling aflevert.
De aflevering van al deze documenten ontlast de overheidsinstanties van allerlei praktische moeilijkheden in verband met de verzending en betekent voor hen dus een aanzienlijke hulp in hun projecten voor de digitalisering van de processen. Het Mercurius-platform is dan ook een essentieel element in het welslagen van de projecten van de overheidsinstanties.
Waartoe dient het Mercurius-platform?
Het Mercurius-platform wordt aangevuld met een portaal waarop de leveranciers:
-
de lijst van facturen die ze naar de Belgische overheidsinstanties hebben verzonden, kunnen raadplegen;
-
manueel facturen of kredietnota’s kunnen uitgeven. Deze functie is nuttig wanneer de factureringssoftware van de leverancier nog niet aan het gestandaardiseerde Peppol-kader is aangepast.
De overheidsinstanties gebruiken het om de lijst van facturen, verzonden door hun leveranciers, te raadplegen. Zo kunnen ze bijvoorbeeld sneller een antwoord geven op vragen van deze leveranciers.
Tot slot kunnen de informaticaoperatoren (dienstverleners, back-endteams bij klanten …) er alle stromen in verband met hun diensten volgen. Dit alles verbetert de traceerbaarheid en de transparantie van de uitwisselingen ten voordele van de operatoren en hun klanten.
Hoe stuurt u uw facturen naar overheidsinstanties?
Peppol en Mercurius zijn bedoeld om de overstap naar elektronische facturering te vereenvoudigen. Als uw factureringssoftware in staat is een elektronische factuur te creëren die aan het Peppol-kader (en dus aan de Europese norm) beantwoordt, staat u niets anders te doen dan deze software te gebruiken! Dit geldt al voor een heleboel softwareoplossingen.
Zoniet, dan kunt u uw factuur manueel invoeren op het Mercurius portaal.
Hoe inloggen op het Mercurius-portaal?
-
De wettelijke vertegenwoordigers van eender welke Belgische onderneming (die als dusdanig zijn geregistreerd in de KBO), kunnen op het Mercurius-portaal inloggen met hun elektronische identiteitskaart.
-
Elke onderneming kan via haar voornaamste (of lokale) toegangsbeheerder, een factureringsverantwoordelijke aanduiden die toegang zal hebben tot het Mercurius-portaal in de hoedanigheid van vertegenwoordiger van de onderneming. De toewijzing van de rol van Factureringsverantwoordelijke gebeurt via de applicatie ‘Mijn eGov-rollenbeheer’. Meer informatie over de toegangsmodaliteiten tot het Mercurius-portaal vindt u in deze pagina met uitleg.
