We hebben begrip voor de uitdaging die dit vormt en willen daarom toelichten:
- waarom u zelf een geschikte toepassing moet zoeken,
- waarom we als overheid niet voor een centrale toepassing gaan.
Kort antwoord
Dit probleem is tijdelijk: eens u over een geschikte oplossing beschikt, hebt u de moeilijkste stap in het proces doorlopen en zult u kunnen genieten van de vele voordelen van elektronische facturering.
Uitgebreid antwoord
We helpen ondernemingen bij de keuze voor een geschikte toepassing, door een lijst ter beschikking te stellen van softwaretoepassingen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen.
Die lijst is inderdaad omvangrijk: ze telt al meer dan 250 toepassingen en er komen er nog elke week bij.
Dat kan verklaard worden door de strategie die erop gericht is om ondernemingen hun bestaande facturatiesoftware te laten koppelen met het Peppol-netwerk, zodat ze hun huidige software kunnen blijven gebruiken. Dit beperkt de impact voor die ondernemingen en zorgt ervoor dat facturen kunnen worden opgemaakt, verzonden en ontvangen vanuit een breed scala aan softwaretoepassingen:
- ERP (Enterprise Resource Planning): automatisatie van alle bedrijfsprocessen
- facturatie: focus op het facturatieproces (uitgaand en inkomend)
- CRM: focus op het verkoopproces (uitgaande facturatie)
- boekhouding: focus op het boekhoudproces
- …
Voor ondernemers die nog geen specifieke software gebruiken en momenteel facturen op papier of in een ongestructureerd elektronisch formaat (zoals pdf, Word, Excel) opmaken, kan de lange lijst van oplossingen overweldigend zijn.
Kunnen jullie het type software toevoegen aan de lijst?
Het type software is een theoretische opdeling. In de praktijk zijn combinaties mogelijk: een toepassing kan bijvoorbeeld modulair zijn en zowel tot de categorie ERP, facturatie, CRM als boekhouding behoren.
Kunnen jullie de prijs toevoegen aan de lijst?
Het toevoegen van prijzen aan de lijst is niet praktisch omdat die informatie vaak verandert en de functionaliteiten van verschillende softwaretoepassingen sterk kunnen variëren. Sommige basisfunctionaliteiten gaan verder dan de wettelijke verplichting voor het facturatieproces en omvatten andere processen zoals orderbeheer, betalingsverwerking, boekhouding en archivering. De mate van digitalisering kan per onderneming verschillen. Het is belangrijk om te bepalen wat uw behoeften zijn, waarvoor u wilt betalen en wat u eventueel nog handmatig wilt blijven doen. U kunt dit ook gefaseerd aanpakken. De kosten om aan de wettelijke verplichting te voldoen kunnen nul euro bedragen (gratis) als onderdeel van de basisprijs van andere gekozen componenten zoals boekhouding of bankrekening. In dat geval is de kostprijs van de wettelijke verplichting niet te bepalen.
Kan de overheid de lijst reduceren tot een beperkter aantal keuzes voor kleine ondernemingen?
Als overheid moeten we neutraal blijven en kunnen we geen commerciële adviezen geven. Een vermelding van een bepaalde softwaretoepassing op de lijst houdt geen inhoudelijke beoordeling, kwalitatieve beoordeling of certificering door de FOD Financiën in. De FOD Financiën beveelt geen enkel product of geen enkele softwareleverancier aan.
Kan de overheid zelf een gratis oplossing aanbieden voor kleine ondernemingen?
We hebben bewust gekozen voor een decentrale, marktgedreven aanpak, omdat we ervan overtuigd zijn dat dit de beste oplossing is voor onze ondernemingen.
Een decentrale, marktgedreven aanpak heeft een aantal voordelen tegenover een centraal model waarbij elke factuur verplicht wordt uitgewisseld via een overheidstoepassing:
- Er wordt geen single point of failure gecreëerd, die ondernemingen zou verhinderen om facturen uit te wisselen. De factuur is een bedrijfskritisch document met een belangrijke impact op de cash flow van ondernemingen. Dit zou een onverantwoord risico zijn.
- Een marktgedreven aanpak promoot innovatie en bruikbaarheid voor andere bedrijfsdocumenten (offertes, catalogi, ontvangstbevestigingen …) en andere processen (orderproces, betalingsproces, boekhoudproces …). Een centrale oplossing die zich beperkt tot de factuur en het facturatieproces (de verzending, zonder integratiemogelijkheid met andere processen), zou heel wat waarde vernietigen.
Een hybride aanpak, waarbij we de markt laten spelen, maar ook zelf centraal een oplossing aanbieden, heeft ook zeer belangrijke nadelen:
- Een centrale oplossing aanbieden zou de markt verstoren, waardoor die niet optimaal kan werken, en de kans vergroot dat ze effectief faalt.
- Als ondernemingen kiezen voor een centrale basistoepassing gaat er heel wat economische waarde verloren (zoals reeds eerder vermeld). Op de markt zijn er nu al toepassingen beschikbaar die zelfs gratis meer waarde leveren dan een centrale overheidsoplossing, die zich enkel zou focussen op de uitwisseling van de factuur.
- Als ondernemingen kiezen voor een centrale basistoepassing als tijdelijke oplossing, zouden ondernemingen twee keer door een veranderingsproces moeten gaan.
Het zal inderdaad een inspanning vergen om in het begin een analyse te maken van uw behoeften (zie Wat heb ik nodig voor e-facturering? - e-factuur en Ik maak mijn facturen in Word/Excel. Hoe bereid ik me voor op e-facturatie? - e-factuur), en een keuze te maken voor een geschikte softwaretoepassing. Dit is echter ook direct de moeilijkste stap in het proces. Eens u over geschikte, gebruiksvriendelijke software beschikt, zult u snel merken dat e-facturatie veel voordelen biedt tegenover de manier waarop u vandaag werkt met facturen.
De administratie heeft, samen met de wetgever, steeds overleg gepleegd met de vertegenwoordigers van Belgische ondernemingen, groot en klein, bij de uitwerking van de regelgeving. We blijven dit ook doen bij de praktische uitwerking (zie Business expert group: informatiepunt - e-factuur).
Nog vragen?
Raadpleeg zeker de FAQ’s.
Twijfelt u of u onder de verplichting valt? Raadpleeg Voor wie wordt e-facturatie verplicht? - e-factuur of gebruik de tool.
Bepaalde intersectorale en sectorale ondernemersorganisaties verzorgen in de loop van 2025 ook informatiecampagnes om u hier verder over te informeren. U vindt een overzicht van de aangemelde evenementen onder ‘Agenda’.
Voor vragen over Mercurius (B2G), gebruikt u het Mercurius contactformulier (zie ook Mercurius | BOSA).
Voor algemene vragen over B2B facturatie, gebruikt u het contactformulier op Contact - e-factuur.
