Bij e-facturatie wordt de factuur uitgewisseld tussen twee toepassingen.
In de btw-wetgeving zijn er twee soorten elektronische facturen erkend met dezelfde juridische waarde als een papieren factuur:
-
de ’gewone‘ elektronische factuur. Dat is bijvoorbeeld een factuur in pdf waarvan de structuur en opmaak vrij zijn voor zover de verplichte gegevens erop vermeld zijn.
-
de gestructureerde elektronische factuur. Die is vanaf 1 januari 2026 verplicht voor alle handelingen tussen twee btw-plichtigen met een Belgisch btw-nummer (B2B).
Gezien deze wettelijke verplichting beperken we ons in wat volgt tot de tweede vorm, de gestructureerde elektronische factuur: e-facturatie in een formaat dat automatische verwerking toelaat.
De verzending via e-mail van een factuur in pdf wordt niet als e-facturering (in strikte zin) beschouwd, ook al gebeurt ze elektronisch. Die niet-gestructureerde indeling kan namelijk niet automatisch worden verwerkt door de klant.
Een pdf-bestand is een voor de mens leesbaar gemaakt bestand, met opgemaakte tekst en logo’s. Via optische tekenherkenning (OCR, dit is ‘optical character recognition’) kan de verwerking van pdf’s weliswaar geautomatiseerd worden, maar dit blijft een foutgevoelig proces.
Voor een geautomatiseerde verwerking van facturen moeten de informaticasystemen aan de kant van de leverancier en van de klant dezelfde taal spreken. Daarom heeft Europa een kader ontwikkeld, Peppol, dat de uitwisseling van facturen binnen de Europese Unie aanzienlijk vereenvoudigt. Het hanteert een standaardindeling voor gestructureerde facturen, gedefinieerd in de Europese norm voor elektronische facturering. Die twee elementen vullen elkaar perfect aan en maken e-facturering op grote schaal mogelijk.
De bestandsindeling die het meest gebruikt wordt, en die ook in België verplicht wordt, is UBL.
Wat is UBL?
UBL, dit is ‘Universal Business Language’, is een gestandaardiseerde taal voor het elektronisch uitwisselen van documenten, zoals bestelbonnen en facturen. Een UBL-bestand is een XML-document dat alle informatie bevat die normaal gesproken op een pdf-factuur staat, maar dan in een gestructureerd en vast formaat.
Met behulp van een tool die UBL ondersteunt, kunt u die documenten importeren. Hierdoor wordt alle factuurinformatie, zoals het bedrag, de datum en de btw-tarieven, automatisch en correct ingeladen. Dankzij UBL hoeft u nooit meer bonnen en facturen handmatig over te typen!
Wat is het Peppol-netwerk en het formaat ‘Peppol-BIS’?
-
Peppol-netwerk = beveiligd netwerk waar gestructureerde informatie (vb facturen, credietnota’s, enz.) over verstuurd worden. Dit netwerk wordt gebruikt in de e-facturatie.
-
Peppol-BIS (formaat): (Peppol Business Interoperability Specification ) is een formaat dat gebaseerd is op de UBL standaardtaal en gebruikt wordt om gestructureerde data (in XML bestanden – zie UBL) over het Peppol netwerk te verzenden. Peppol-BIS respecteert bovendien de Europese norm voor elektronische facturering (EN16931).
Hoe werkt dat nu precies?
In een XML-document zijn alle gestructureerde tekstonderdelen voorzien van labels in de vorm van een XML-herkenningstag. Dankzij die codering kunnen computerprogramma’s snel herkennen wat elk onderdeel van een factuur precies is, waarna ze die onderdelen op een correcte manier decoderen. Door een factuur (of ander e-document) op te delen in XML-elementen volgens het UBL-protocol, kan uw computer dus vlot overweg met dit document.
