Bij e-facturatie wordt de factuur uitgewisseld tussen twee toepassingen.
In de btw-wetgeving zijn er twee soorten elektronische facturen erkend met dezelfde juridische waarde als een papieren factuur:
- de ’gewone‘ elektronische factuur. Dat is bijvoorbeeld een factuur in pdf waarvan de structuur en opmaak vrij zijn voor zover de verplichte gegevens erop vermeld zijn.
- de gestructureerde elektronische factuur. Die is vanaf 1 januari 2026 verplicht voor alle B2B handelingen (er zijn een beperkt aantal uitzonderingen van toepassing, zie ‘Voor wie wordt e-facturatie verplicht’).
Gezien deze wettelijke verplichting beperken we ons in wat volgt tot de tweede vorm, de gestructureerde elektronische factuur: e-facturatie in een formaat dat automatische verwerking toelaat.
De verzending via e-mail van een factuur in pdf wordt niet als e-facturering (in strikte zin) beschouwd, ook al gebeurt ze elektronisch. Die niet-gestructureerde indeling kan namelijk niet automatisch worden verwerkt door de klant.
Een pdf-bestand is een voor de mens leesbaar gemaakt bestand, met opgemaakte tekst en logo’s. Via optische tekenherkenning (OCR, dit is ‘optical character recognition’) kan de verwerking van pdf’s weliswaar geautomatiseerd worden, maar dit blijft een foutgevoelig proces.
Voor een geautomatiseerde verwerking van facturen moeten de informaticasystemen aan de kant van de leverancier en van de klant dezelfde taal spreken. Daarom heeft Europa een kader ontwikkeld, Peppol, dat de uitwisseling van facturen binnen de Europese Unie aanzienlijk vereenvoudigt. Het hanteert een standaardindeling voor gestructureerde facturen, gedefinieerd in de Europese norm voor elektronische facturering. Die twee elementen vullen elkaar perfect aan en maken e-facturering op grote schaal mogelijk.
Wat is het Peppol-netwerk en het formaat ‘Peppol-BIS'?
- Peppol-netwerk: een beveiligd netwerk waar gestructureerde informatie (bv. facturen, creditnota’s …) over wordt verzonden. Dit netwerk wordt gebruikt voor e-facturatie.
- Peppol-BIS (formaat) (Peppol Business Interoperability Specification): een formaat dat gebruikt wordt om gestructureerde data over het Peppol netwerk te verzenden. Peppol-BIS respecteert bovendien de Europese norm voor elektronische facturering (EN16931).
Als u wil weten hoe dit technisch werkt, kunt u hieronder meer lezen over XML en UBL, maar weet dat dit voor u als eindgebruiker niet noodzakelijk is om te begrijpen. Dit gebeurt automatisch door de software, vergelijkbaar met hoe apps op uw telefoon werken zonder dat u alle technische details hoeft te kennen.
Wat is XML?
XML is een basis-taal voor het structureren van digitale informatie. Het is een manier om gegevens in een tekstbestand te plaatsen, met duidelijke labels (tags) om aan te geven wat de betekenis is van een dataveld op een factuur. Zo kunt u bijvoorbeeld een label ‘factuurdatum’ als volgt opnemen: <factuurdatum>01/01/2026</factuurdatum>. Dankzij labels kunnen computerprogramma’s snel herkennen wat elk onderdeel van een factuur precies is, en die onderdelen vervolgens correct verwerken.
Wat is UBL?
Omdat het heel inefficiënt zou zijn als elk bedrijf zijn eigen labels zou definiëren, zijn er afspraken gemaakt om voor zakelijke documenten, zoals facturen, een set van vaste ‘labels’ en ‘grammaticaregels’ te gebruiken. Één van de bekendste voorbeelden hiervan, dat ook in België verplicht wordt, is UBL (Universal Business Language). Bijvoorbeeld voor de uitreikingsdatum van een document gebruikt u <cbc:IssueDate>2026-01-01</cbc:IssueDate>. Zowel het label als de inhoud (eerst het jaar, dan de maand, dan de dag) zijn vast gedefinieerd, zodat systemen de gegevens altijd correct kunnen valideren en verwerken.
Het resultaat: een hogere datakwaliteit en geen misverstanden over de inhoud!
