Naast de juridische verplichting is het gebruik van e-facturatie een waardevolle kans omdat het de efficiëntie verhoogt, en de ondernemers en medewerkers zich meer kunnen richten op waardevolle werkzaamheden.
Hoe bereidt u zich hier nu op voor?
Dat hangt af van uw huidige situatie: hoe u vandaag factureert en welke software u daarvoor gebruikt.
Volgende situaties zijn mogelijk:
- Ik gebruik een externe facturatiesoftware.
- Ik gebruik een ERP-systeem.
- Ik maak mijn facturen in Word/Excel.
- Een externe accountant maakt mijn facturen.
1. Ik gebruik een externe facturatiesoftware.
In samenwerking met AGORIA (technologiebedrijven) wordt gewerkt aan een lijst met de conforme softwareoplossingen die al beschikbaar zijn. Van zodra de lijst beschikbaar is, vindt u die op onze website.
Staat uw huidige software niet in de lijst? Wees niet ongerust. Heel wat aanbieders werken immers nog aan dergelijke oplossingen. De lijst zal de komende maanden dus zeker nog groeien.
U kunt ook zelf vragen aan uw softwareleverancier of de tool die u vandaag gebruikt al in staat is om (Peppol) e-facturen te verzenden en te ontvangen, of plannen heeft om dat mogelijk te maken. Uw softwareleverancier kan een aanvraag tot publicatie indienen.
Softwareleveranciers die hun software willen verbinden met het Peppol-netwerk, kunnen contact opnemen met een gecertificeerde service provider, of ze kunnen ook overwegen om zelf service provider te worden.
Van zodra uw software toelaat om gestructureerde elektronische facturen te verzenden en te ontvangen via Peppol, bent u klaar om het volume aan gestructureerde elektronische facturen te laten toenemen:
- Uitgaande facturen:
- Zorg dat de software de ‘Peppol-first’ strategie toepast. Dit betekent concreet dat als uw handelspartner is aangesloten op Peppol, het systeem automatisch de voorkeur geeft aan verzending via Peppol. (bron)
- Als uw klant nog niet is aangesloten op Peppol, kunt u informeren of die daartoe bereid is. Vanaf 01.01.2026 is de klant daartoe wettelijk verplicht in België, voor die datum kan het vrijwillig.
- Inkomende facturen:
- Uw registratie op het Peppol-netwerk geeft aan uw handelspartners het signaal dat u de voorkeur geeft aan Peppol voor het ontvangen van facturen. Als de leverancier de strategie ‘Peppol-first’ toepast, ontvangt u de factuur automatisch via Peppol.
- Als uw leverancier nog niet met Peppol werkt, kunt u vriendelijk informeren bij uw handelspartner of dit mogelijk is. Vanaf 01.01.2026 is uw leverancier in België dat ook wettelijk verplicht, daarvoor kan het vrijwillig.
- Internationale facturen:
- Voor internationale facturering, binnen of buiten de EU, verandert er niets. Daarvoor is immers een politieke beslissing nodig op een internationaal niveau.
- Die onderhandelingen lopen op EU-niveau, dus de kans bestaat dat voor facturen binnen de EU ook een verplichting tot e-invoicing komt.
- Peppol in een internationale context is vooral een opportuniteit om op een veiligere manier een elektronische factuur uit te wisselen die bovendien automatische verwerking mogelijk maakt. Een pdf-factuur die via e-mail wordt uitgewisseld, is niet bedoeld voor automatische verwerking en houdt verborgen kosten in op vlak van veiligheid en verwerking, waarmee ook rekening moet gehouden worden.
- Peppol is mogelijk als beide partijen er vrijwillig voor kiezen. Als u bent aangesloten op het Peppol-netwerk, kunt u ook facturen verzenden naar ondernemingen buiten België die op het netwerk zijn aangesloten, en omgekeerd kunt u ook facturen ontvangen van buitenlandse leveranciers via het Peppol-netwerk, als zij die mogelijkheid bieden.
- Registratie op het Peppol-netwerk geldt als akkoord om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen (minstens het formaat Peppol-BIS). Dit laat u toe om zelf na te gaan welke van uw klanten, ook internationaal, klaar en bereid zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen op een veilige manier.
- Ter herinnering: B2C facturatie:
- De verplichting om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken geldt niet voor leveringen van goederen of diensten aan particulieren voor hun privégebruik (‘B2C’ of ‘business-to-consumer’).
- In de regel bezorgt u de factuur op papier, tenzij de particuliere klant akkoord gaat met elektronische facturatie (inclusief formaat en verzendingswijze).
2. Ik gebruik een ERP-systeem.
In samenwerking met AGORIA (technologiebedrijven) wordt gewerkt aan een lijst met de conforme softwareoplossingen die al beschikbaar zijn. Van zodra de lijst beschikbaar is, vindt u die op onze website.
Staat uw huidige software niet in de lijst? Wees niet ongerust. Heel wat aanbieders werken immers nog aan dergelijke oplossingen. De lijst zal de komende maanden dus zeker nog groeien.
U kunt ook zelf vragen aan uw softwareleverancier of de tool die u vandaag gebruikt al in staat is om (Peppol) e-facturen te verzenden en te ontvangen, of plannen heeft om dat mogelijk te maken. Uw softwareleverancier kan een aanvraag tot publicatie indienen.
Softwareleveranciers die hun software willen verbinden met het Peppol-netwerk, kunnen contact opnemen met een gecertificeerde service provider.
Van zodra uw software toelaat om gestructureerde elektronische facturen te verzenden en te ontvangen via Peppol, bent u klaar om het volume aan gestructureerde elektronische facturen te laten toenemen:
- Uitgaande facturen:
- Zorg dat de software de ‘Peppol-first’ strategie toepast. Dit betekent concreet dat als uw handelspartner is aangesloten op Peppol, het systeem automatisch de voorkeur geeft aan verzending via Peppol. (bron)
- Als uw klant nog niet is aangesloten op Peppol, kunt u informeren of die daartoe bereid is. Vanaf 01.01.2026 is de klant daartoe wettelijk verplicht in België, voor die datum kan het vrijwillig.
- Inkomende facturen:
- Uw registratie op het Peppol-netwerk geeft aan uw handelspartners het signaal dat u de voorkeur geeft aan Peppol voor het ontvangen van facturen. Als de leverancier de strategie ‘Peppol-first’ toepast, ontvangt u de factuur automatisch via Peppol.
- Als uw leverancier nog niet met Peppol werkt, kunt u vriendelijk informeren bij uw handelspartner of dit mogelijk is. Vanaf 01.01.2026 is uw leverancier in België dat ook wettelijk verplicht, daarvoor kan het vrijwillig.
- Internationale facturen:
- Voor internationale facturering, binnen of buiten de EU, verandert er niets. Daarvoor is immers een politieke beslissing nodig op een internationaal niveau.
- Die onderhandelingen lopen op EU-niveau, dus de kans bestaat dat voor facturen binnen de EU ook een verplichting tot e-invoicing komt.
- Peppol in een internationale context is vooral een opportuniteit om op een veiligere manier een elektronische factuur uit te wisselen die bovendien automatische verwerking mogelijk maakt. Een pdf-factuur die via e-mail wordt uitgewisseld, is niet bedoeld voor automatische verwerking en houdt verborgen kosten in op vlak van veiligheid en verwerking, waarmee ook rekening moet gehouden worden.
- Peppol is mogelijk als beide partijen er vrijwillig voor kiezen. Als u bent aangesloten op het Peppol-netwerk, kunt u ook facturen verzenden naar ondernemingen buiten België die op het netwerk zijn aangesloten, en omgekeerd kunt u ook facturen ontvangen van buitenlandse leveranciers via het Peppol-netwerk, als zij die mogelijkheid bieden.
- Registratie op het Peppol-netwerk geldt als akkoord om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen (minstens het formaat Peppol-BIS). Dit laat u toe om zelf na te gaan welke van uw klanten, ook internationaal, klaar en bereid zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen op een veilige manier.
- Ter herinnering: B2C facturatie:
- De verplichting om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken geldt niet voor leveringen van goederen of diensten aan particulieren voor hun privégebruik (‘B2C’ of ‘business-to-consumer’).
- In de regel bezorgt u de factuur op papier, tenzij de particuliere klant akkoord gaat met elektronische facturatie (inclusief formaat en verzendingswijze).
3. Ik maak mijn facturen in Word/Excel.
U hebt software nodig die erop voorzien is om te werken via het Peppol-netwerk. De voorbije jaren zijn er tal van oplossingen op de markt gekomen die zich in het bijzonder richten op bedrijven met kleine factuurvolumes. Of u veel of weinig uitgaande facturen hebt, veel of weinig binnenkomende facturen: voor elk bedrijf is er een geschikte optie.
De minimaal te doorlopen stappen zijn:
- Analyse van de behoeften
- Selectie en keuze van een geschikte toepassing
- Implementatie van de toepassing
We bespreken deze stappen hierna verder:
A. Analyse van de behoeften
De eerste stap is nagaan hoever u wil gaan in de digitalisering van uw bedrijf.
- Wil u zich beperken tot de wettelijke verplichting, en kiezen voor een basisoplossing?
- Of wil u ook andere processen, naast het facturatieproces, betrekken? Denk bijvoorbeeld aan het orderproces, betalingsproces, boekhoudproces …
Het resultaat van die oefening zal bepalen wat voor u een geschikte toepassing is.
Een aantal functionaliteiten van beschikbare toepassingen gaan immers verder dan de wettelijke verplichting, maar kunnen zichzelf terugverdienen, als u rekening houdt met de huidige kostprijs van die activiteiten. Ze gaan verder dan het facturatieproces, maar hebben betrekking op andere processen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- automatisch betalingsherinneringen als facturen onbetaald blijven
- automatisch factureren volgens bepaalde periodiciteit
- opmaak en opvolging van offertes
- opmaak en opvolging van bestelbonnen
- opmaak en opvolging van leveringsbonnen
- boekingsvoorstel
- integratie met de boekhouding
- …
Het is dus belangrijk te bepalen wat uw behoeften zijn, waarvoor u wil betalen, en wat u eventueel nog handmatig zelf wil blijven doen. Vanzelfsprekend kunt u hier ook gefaseerd werken.
Hou rekening met volgende aandachtspunten:
- Het is aan te raden de factuur gestructureerd aan te maken. Als u blijft werken met pdf, die via OCR (‘optical character recognition’) wordt omgezet in een gestructureerd bestand, gaat een groot deel van de voordelen verloren. OCR blijft immers een foutgevoelig proces. Een pdf is bedoeld als visuele weergave voor een mens, niet voor automatische verwerking door software.
- Ga na hoe de integratie in de boekhouding verloopt. Dit kan automatisch voorzien zijn in de software, een éénmalige koppeling vereisen, of een manuele handeling vereisen.
- Denk ook bewust na over uw archiveringsbeleid. De regels hierover veranderen niet, de verplichting creëert vooral een kans om de archivering te optimaliseren.
B. Selectie en keuze van een geschikte toepassing
In samenwerking met AGORIA (technologiebedrijven) wordt gewerkt aan een lijst met de conforme softwareoplossingen die al beschikbaar zijn. Van zodra de lijst beschikbaar is, vindt u die op onze website.
We stellen die lijst ter beschikking als dienstverlening om eindgebruikers te helpen bij de zoektocht naar de meest geschikte oplossing, en als stimulans voor de IT-sector. De overheid beveelt geen specifiek product of softwareleverancier aan. Opname op de lijst houdt geen inhoudelijke of kwalitatieve beoordeling, of certificering van de overheid in.
Respecteer bij het surfen op internet zoals gebruikelijk de normale voorzorgsmaatregelen.
Laat u ook niet misleiden door een aantal vooroordelen:
- E-invoicing hoeft niet duur te zijn. Uit een analyse van de markt, blijkt dat er voldoende betaalbare oplossingen beschikbaar zijn voor kleine ondernemingen.
- E-invoicing is niet complexer dan bijvoorbeeld online bankieren. Er zijn voldoende gebruiksvriendelijke tools beschikbaar op de markt.
- E-invoicing is niet onveilig. Het is integendeel net om de veiligheid te waarborgen, dat we het gebruik van Peppol verplichten. Het gebruik van het Peppol-netwerk geeft garanties voor de veilige overdracht en vertrouwelijkheid van de gegevens.
- De toegang tot het netwerk verloopt via gecertificeerde service providers. Dat kunt u vergelijken met een telecom-netwerk. E-mail als kanaal daarentegen is dan wel zeer flexibel maar het is ook zeer gevoelig voor factuurfraude en internetcriminaliteit (phishing, malware, ransomware ...). Bovendien is de vertrouwelijkheid van de gegevens ook niet altijd gewaarborgd bij het gebruik van gratis e-mail providers.
- Daarnaast is elke gecertificeerde service provider contractueel gebonden aan regels omtrent vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.
Een volledig overzicht van vooroordelen vindt u in het artikel ‘8 misvattingen over e-facturering’.
C. Implementatie van de toepassing
Van zodra uw software toelaat om gestructureerde elektronische facturen te verzenden en te ontvangen via Peppol, bent u klaar om het volume aan gestructureerde elektronische facturen te laten toenemen:
- Uitgaande facturen:
- Zorg dat de software de ‘Peppol-first’ strategie toepast. Dit betekent concreet dat als uw handelspartner is aangesloten op Peppol, het systeem automatisch de voorkeur geeft aan verzending via Peppol. (bron)
- Als uw klant nog niet is aangesloten op Peppol, kunt u informeren of die daartoe bereid is. Vanaf 01.01.2026 is de klant daartoe wettelijk verplicht in België, voor die datum kan het vrijwillig.
- Inkomende facturen:
- Uw registratie op het Peppol-netwerk geeft aan uw handelspartners het signaal dat u de voorkeur geeft aan Peppol voor het ontvangen van facturen. Als de leverancier de strategie ‘Peppol-first’ toepast, ontvangt u de factuur automatisch via Peppol.
- Als uw leverancier nog niet met Peppol werkt, kunt u vriendelijk informeren bij uw handelspartner of dit mogelijk is. Vanaf 01.01.2026 is uw leverancier in België dat ook wettelijk verplicht, daarvoor kan het vrijwillig.
- Internationale facturen:
- Voor internationale facturering, binnen of buiten de EU, verandert er niets. Daarvoor is immers een politieke beslissing nodig op een internationaal niveau.
- Die onderhandelingen lopen op EU-niveau, dus de kans bestaat dat voor facturen binnen de EU ook een verplichting tot e-invoicing komt.
- Peppol in een internationale context is vooral een opportuniteit om op een veiligere manier een elektronische factuur uit te wisselen die bovendien automatische verwerking mogelijk maakt. Een pdf-factuur die via e-mail wordt uitgewisseld, is niet bedoeld voor automatische verwerking en houdt verborgen kosten in op vlak van veiligheid en verwerking, waarmee ook rekening moet gehouden worden.
- Peppol is mogelijk als beide partijen er vrijwillig voor kiezen. Als u bent aangesloten op het Peppol-netwerk, kunt u ook facturen verzenden naar ondernemingen buiten België die op het netwerk zijn aangesloten, en omgekeerd kunt u ook facturen ontvangen van buitenlandse leveranciers via het Peppol-netwerk, als zij die mogelijkheid bieden.
- Registratie op het Peppol-netwerk geldt als akkoord om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen (minstens het formaat Peppol-BIS). Dit laat u toe om zelf na te gaan welke van uw klanten, ook internationaal, klaar en bereid zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen op een veilige manier.
- Ter herinnering: B2C facturatie:
- De verplichting om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken geldt niet voor leveringen van goederen of diensten aan particulieren voor hun privégebruik (‘B2C’ of ‘business-to-consumer’).
- In de regel bezorgt u de factuur op papier, tenzij de particuliere klant akkoord gaat met elektronische facturatie (inclusief formaat en verzendingswijze).
4. Een externe accountant maakt mijn facturen.
Als u voor uw facturatie beroep doet op een accountant, stemt u best af met uw accountant wat in uw situatie de meest geschikte toepassing is. Als u zich op dit gesprek wil voorbereiden, kunt u het stappenplan doornemen dat vermeldt staat onder ‘3. Ik maak mijn facturen in Word/Excel.’.
