De regels voor archivering veranderen niet. De verplichting creëert vooral een opportuniteit om de archivering te optimaliseren. Het is dus aan te raden bewust na te denken over uw archiveringsbeleid.
Hoelang moet ik mijn elektronische facturen bewaren?
Er is geen verschil met de papieren facturen.
Alle facturen en kopieën van facturen moet u voor de FOD Financiën gedurende tien jaar bewaren. Die termijn loopt vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking.
Als ik zowel papieren als elektronische facturen ontvang, kan ik ze dan in eenzelfde formaat archiveren?
Ja. Als onderneming bespaart u trouwens het meest als u alle facturen elektronisch bewaart, zowel de inkomende als de kopieën van de uitgaande facturen. Papieren facturen kunt u immers makkelijk conform inscannen.
Kan ik een elektronische factuur archiveren op papier?
Strikt juridisch gezien wel, al valt het natuurlijk niet aan te bevelen, gezien daarmee een groot deel van de voordelen van elektronische facturering verloren gaat.
Kan ik een papieren factuur elektronisch archiveren?
Ja.
Is het archiveren via ‘cloud-computing’ toegestaan?
Ja.
Hoe moet ik mijn elektronische facturen bewaren?
U kunt uw facturen zowel op papier als elektronisch bewaren, ongeacht het oorspronkelijke formaat. De wijze van bewaring moet wel de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van die facturen kunnen waarborgen. Dit betekent dat u elke mogelijke manipulatie achteraf van de facturen moet vermijden. Bovendien moet u de onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en de ontvangst tot het einde van de bewaringstermijn waarborgen.
Het formaat van de facturen mag wel wijzigen, maar alleen als de waarborgen van authenticiteit en integriteit behouden blijven. De wijze waarop die waarborgen worden verstrekt, kiest u vrij.
Hoe kan ik de leesbaarheid, authenticiteit en integriteit van elektronische facturen garanderen, rekening houdend met het snel verouderen van informaticaoplossingen?
Omdat de bedrijfspraktijken kunnen evolueren tijdens de periode waarin die drie voorwaarden moeten worden gewaarborgd – vanaf de uitreiking van de factuur tot het einde van de bewaringstermijn – kan de wijze waarop u probeert die voorwaarden na te leven ook wijzigen.
Als u ervoor kiest om facturen te bewaren in een andere vorm of een ander formaat dan dat waarin ze werden uitgereikt of ontvangen, dan moet u erover waken dat u daarmee geen afbreuk doet aan de vereisten van authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur. U bepaalt zelf de wijze waarop u aan die verplichting wil voldoen.
Is de keuze van de wijze van archiveren van facturen onderworpen aan een voorafgaande goedkeuring van de FOD Financiën?
Neen. De fiscale administratie gaat ook niet in op eventuele verzoeken over de keuze of de goedkeuring van een bepaald archiveringssysteem.
Waar moet ik mijn facturen bewaren?
Voor btw-doeleinden kiest u vrij waar u uw facturen bewaart, zolang u ze maar op ieder verzoek en zonder uitstel ter inzage van de FOD Financiën kunt voorleggen.
Kan ik een beroep doen op de diensten van een tussenpersoon (service provider) voor mijn archivering?
Ja.
Wat moet ik doen als een derde (bijvoorbeeld bij centrale archivering binnen een groep) niet in staat is om de Belgische wettelijke verplichtingen rond archivering na te leven?
Als de derde niet in staat is te voldoen aan uw wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld de bewaringstermijn van de archieven), is het aan u om zelf een alternatieve oplossing of een andere dienstverlener te vinden.
Welke gevolgen zal een informaticaprobleem hebben? Hoe zich ertegen wapenen?
De gevolgen zijn dezelfde als in het geval van de vernietiging van papieren archieven (bv. door een brand). U moet dus in een back-up voorzien (bv. een eenvoudige veiligheidskopie).
Volgens de FOD Financiën moet de belastingplichtige, voor de uitoefening van zijn recht op btw-aftrek, kunnen aantonen dat de factuur origineel is. Wat riskeer ik bij niet-naleving?
Net zoals bij de papieren factuur, kan de FOD Financiën het recht op btw-aftrek weigeren als u niet kunt aantonen dat de waarborgen van authenticiteit en integriteit voldoende ingevuld zijn. Zowel de klant als de leverancier/dienstverrichter kan een administratieve boete krijgen.
Wat zijn mijn verplichtingen bij een fiscale controle?
Wanneer u de facturen en kopieën in een elektronisch formaat, met een gewaarborgde online toegang, bewaart, heeft de FOD Financiën bij controle het recht om ze in te zien, te downloaden en te gebruiken.
Verder kan de FOD Financiën het volgende vragen:
- de op de informatiedragers geplaatste gegevens (ook van boeken en andere stukken) in een leesbare en verstaanbare vorm voorleggen
- in het bijzijn van haar controleagenten en op hun uitrusting, kopieën maken in de door hen gewenste vorm van het geheel of een deel van die gegevens
- de informaticabewerkingen verrichten die zij nodig acht
