Voor de informaticasector is e-facturering een zeer ruim toepassingsgebied ... en een markt in wording. Op dit moment zijn slechts 10% van de facturen echte e-facturen. Met de hybride facturering (PDF) of scanningsoplossingen ontwikkelt de IT-sector deeloplossingen en worden obstakels omzeild.
De ontwikkeling van het wettelijke kader en de inspanningen van de overheid scheppen een nieuwe situatie. Als IT-professional kunt u ook meedoen: ontwikkel uw bestaande of nieuwe factureringstools en houd daarbij rekening met de Peppol-specificaties. Beter nog: draag bij aan de verbetering van dit kader door uw mening te geven in deze gemeenschap van enthousiaste professionals.
Waarom is de e-facturering zo lang gestagneerd?
De Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) meet geregeld de acceptatiegraad van e-facturering in België. Terwijl de volumes PDF-facturen voortdurend stijgen, stagneren de volumes van gestructureerde elektronische facturen sinds enkele jaren rond 10%.
Deze traagheid wordt veroorzaakt door een combinatie van obstakels, die één voor één worden opgeruimd.
1. De juridische onzekerheid
Gedurende lange tijd was de papieren factuur juridisch veel veiliger dan de elektronische factuur. Met een e-factuur was het risico om niet betaald te worden groot, zodat de correspondenten genoodzaakt waren specifieke bilaterale overeenkomsten te sluiten. Dat was alleen de moeite waard als het om grote volumes facturen ging.
Zoals uitgelegd in punt 4 van de 5 misvattingen over e-facturering heeft de btw-richtlijn (2010/45/UE) alle factuurvormen op gelijke voet gesteld. Alleen de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud (in geval van veranderingen) en de leesbaarheid (door de ontvanger) tellen. Dat is een enorme stap vooruit!
2. Eerste stappen: de hegemonie van het sectorale model
Zoals vermeld in het artikel gewijd aan bedrijven was het de massale uitbesteding van secundaire activiteiten door grote bedrijven die in de jaren '90 de aanzet gaf tot e-facturering. Deze strategie heeft geleid tot een aanzienlijke groei van de aankopen, en dus van de facturen. De electronic data interchange (EDI) heeft het mogelijk gemaakt hun administratieve verwerking te automatiseren, wat deze bedrijven een grote efficiëntiewinst heeft opgeleverd.
Deze eerste stappen hebben geleid tot een grote versnippering van de oplossingen, waarbij elke oplossing was ontworpen om te voorzien in de behoeften van een specifieke sector of groep. Voor grote ondernemingen is deze versnippering niet echt problematisch: 80% van hun inkomende facturen zijn sectoraal. Voor de kmo's en de overheden ligt dat anders, zij ontvangen voor 80% intersectorale facturen. Deze twee segmenten van de markt behandelen echter 4 keer zoveel facturen als de grote bedrijven. Het sectorale model kan dus worden gekwalificeerd als een "efficiëntie-valkuil": ondanks alle voordelen heeft het een negatieve invloed op de groei van de e-facturering.
3. Gefragmenteerde netwerken en de ValueAdded Networks (VAN’s)
In het begin van de jaren 90 stond het internet nog in de kinderschoenen. De onderlinge verbinding van computers was een enorme puzzel, met een groot variatie aan modellen en aanzienlijke invoeringskosten...
In combinatie met de EDI heeft deze complexiteit geleid tot de opkomst van verschillende Value Added Network (VAN’s), operatoren die gespecialiseerd zijn in de interconnectie van correspondenten.
Om zich tegen de concurrentie te beschermen, hebben deze operatoren een commercieel aanbod (business models) ontwikkeld dat hun klanten aanmoedigde om nieuwe commerciële partners aan te trekken en dat uitwisselingen met oplossingen van derden kostbaar en riskant maakte. Het resultaat: de bedrijven waarvan belangrijke commerciële partners andere platformen gebruiken, zijn gedwongen zich op die platformen te abonneren en zich erin te integreren. Deze complexiteit en de buitensporige kosten die eraan vastzitten, blokkeren eveneens de groei van de e-facturering.
Welke oplossingen zijn er om e-facturering te veralgemenen?
Er zijn verschillende vorderingen gemaakt. Op juridisch niveau zijn een factuur en een e-factuur voortaan volledig gelijkwaardig, op voorwaarde dat de ontvanger kan worden geïdentificeerd, de integriteit van de inhoud kan worden gewaarborgd en de leesbaarheid voor de ontvanger gegarandeerd is. Er bestaan dus geen juridische redenen meer om voor papier te kiezen.
Op het technisch vlak is de situatie genuanceerder. De sector heeft delen van de oplossing ontwikkeld, die de zaken vooruit helpen. Anderzijds hebben de overheden maatregelen genomen die nieuwe mogelijkheden bieden. Peppol ligt op het kruispunt van deze 2 wegen voor de veralgemening van de e-facturering.
1. PDF, het hybride model
De niet-gestructureerde elektronische factuur (in PDF), die meestal per e-mail wordt verstuurd, is een eenvoudige, voor iedereen toegankelijke manier om facturen te dematerialiseren. De verkoper kan de factuur gemakkelijk aanmaken en versturen. De meeste kopers accepteren dit kanaal en formaat.
De niet-gestructureerde factuur heeft echter twee belangrijke nadelen:
- Voor de verkoper: achterstallige betalingen omdat veel facturen verloren gaan (vanwege de onbetrouwbaarheid van het e-mailkanaal).
- Voor de koper: de verwerking kan niet automatisch, zodat hij deze facturen handmatig moet behandelen en het grootste deel van de besparingen die voortvloeien uit de e-facturering misloopt.
De voortdurende groei van PDF, die sinds 2010 wordt vastgesteld (onder invloed van de btw-richtlijn), is dus goed en slecht nieuws. Hij leidt tot besparingen, maar verhindert de overgang naar een nog veel efficiënter model. PDF is dus nog een tweede “efficiëntie-valkuil".
2. Scannen: duur, maar universeel
Geconfronteerd met de stagnatie van de papieren facturen hebben de softwarebedrijven en IT-dienstverleners een reeks oplossingen voor het scannen van facturen ontwikkeld. Deze oplossingen converteren papieren facturen (of PDF's) naar gestructureerde gegevens die automatisch kunnen worden verwerkt.
Ook hier constateren we enkele nadelen:
- de modules zijn duur om te ontwikkelen (en dus om te kopen), en om te gebruiken;
- er is een configuratie/leerfase nodig;
- ze zijn allesbehalve foutloos: vaak blijft hun gebruik beperkt tot een hulpmiddel bij het invoeren en moeten de meeste facturen nog altijd handmatig worden verwerkt.
3. XML, UBL: nieuwe basissen en meer toegankelijke syntaxen
De EDI-technologieën werden al voor internet ontwikkeld. Toch heeft het internet veel bijgedragen aan de ontwikkeling van alternatieve technologieën, gebaseerd op het concept van extensible Markup Language of XML. De meest gebruikelijke toepassing, HTML of HyperText Meta Language, is een van de grondslagen van het world wide web. XML wordt voor allerlei andere toepassingen gebruikt, zodat het bereik en de populariteit van deze technologie veel groter zijn dan die van EDI. XML is dus een andere essentiële sleutel voor de democratisering en de veralgemening van e-facturering.
In plaats van EDIFACT, de syntax van EDI, wordt nu de Universal Business Language of UBL gebruikt, een toepassing van XML die zakelijke documenten zoals facturen kan beschrijven. Het gaat om een syntax: een goed gedefinieerd spel van ‘woorden’. Sommige Europese landen gebruiken UN/CEFACT, een andere XML-syntax. Deze syntax is in België evenwel niet erg gangbaar.
4. De Europese norm voor elektronische facturering: een duidelijke en volledige semantiek
Sinds 2017 biedt de Europese norm voor elektronische facturering een intersectorale standaard. Wanneer de factuur in dit formaat wordt uitgedrukt, kan elk bedrijf of instantie elke factuur van elk bedrijf of instantie lezen.
Zodra de IT-sector deze norm zal hebben overgenomen, kunnen we redelijkerwijs hopen dat hij wordt geïntegreerd in de software voor verwerking van uitgaande en inkomende facturen, en dat de e-facturering daardoor zal worden veralgemeend.
5. Peppol
Sinds 2012 biedt het Peppol-kader een reeks spelregels die de samenwerking mogelijk maakt van de verschillende factureringsprogramma's via het netwerk van netwerken van de sector van de VAN's (intussen omgedoopt tot "service providers").
In 2012 organiseerde Peppol de intersectorale uitwisselingen aan de hand van een in een beperkte werkgroep (CENBII) gedefinieerd formaat. Omdat dit formaat niet de kracht van een standaard had, werd het vanaf 2019 uiteraard vervangen door de Europese norm.
De programma's die de voorwaarden van het PEPPOL-kader respecteren, geven de bedrijven en instellingen die ze gebruiken dus de mogelijkheid om facturen uit te wisselen met om het even welke commerciële partner. Het Peppol-kader geeft de leveranciers van software en informaticadiensten dus de zekerheid dat de obstakels die de uitwisselingen tussen de platformen belemmerden verleden tijd zijn.
... en aangezien zijn bereik veel groter is dan alleen België, worden de Europese uitwisselingen perfect gedekt! De markt is dus enorm.
6. Richtlijn e-facturering
Tot slot verplicht de Richtlijn 2014/55/EU alle aanbestedende diensten van Europa om de e-factuur die aan de Europese norm beantwoordt te ontvangen. In zekere zin geeft de richtlijn de IT-sector een markt voor goede oplossingen voor de ontvangst van intersectorale e-facturen. Indirect is er ook een markt voor de uitgifte van dergelijke e-facturen en bij uitbreiding komt de volledige B2B-markt binnen bereik.
Hoe kunt u bijdragen aan de ontwikkeling van e-facturering?
De bal ligt in uw kamp! Er bestaan allerlei oplossingen, maar ze zijn nog lang niet toereikend om te voldoen aan de kolossale uitrustingsbehoeften van onze bedrijven en instellingen. Er is behoefte aan ontwikkelingen en dus aan investeringen. De markt is groot en divers, en efficiëntie is noodzakelijk. Dat betekent extra garanties voor de sector.
Om te beginnen: waarom zou u zich niet aansluiten bij de Peppol-gemeenschap? Want Peppol draait niet alleen om richtlijnen. Het is ook en vooral een gemeenschap waar experts in e-facturering uit de IT-sector en hun klanten elkaar ontmoeten. Toonaangevende spelers zoals IBM, SAP, GS1, Basware, Edicom en vele andere doen er al aan mee. Elke week sluiten nieuwe actoren zich aan bij de gemeenschap en verdiepen ze de gesprekken. Deze debatten worden verspreid via de website peppol.eu en de sociale media.
Voor elk bedrijf dat software en/of diensten ontwikkelt die betrekking hebben op e-facturering is het verstandig om kennis te nemen van de werkzaamheden van de Peppol-gemeenschap en eraan bij te dragen. Op die manier komt essentiële kennis binnen het bereik van het bedrijf. Zo kan het bijdragen aan de algemene efficiëntie van de uitwisselingen. En krijgt het bedrijf de kans om de topmensen in dit domein te ontmoeten. Tot slot kan het bedrijf zijn software en diensten aanpassen aan het Peppol-kader, en zijn markt oplossingen bieden die veel compatibeler zijn. Om deel te nemen, volstaat het dat u lid wordt van de ivzw OpenPeppol, het organisme dat de algemene coördinatie binnen de gemeenschap verzekert.