Over e-facturering doen nog heel wat vooroordelen de ronde. Hier zijn er acht om definitief komaf mee te maken.
1. E-invoicing is duur
Uit een analyse van de markt, blijkt dat er voldoende betaalbare oplossingen beschikbaar zijn voor kleine ondernemingen.
2. E-invoicing is complex
E-invoicing is niet complexer dan bijvoorbeeld online bankieren. Er zijn voldoende gebruiksvriendelijke tools beschikbaar op de markt.
3. E-invoicing is onveilig
De veiligheid van een toepassing hangt zoals vaak samen met een correct gebruik. Daarenboven is het net om de veiligheid te waarborgen, dat we het gebruik van Peppol verplichten. Het gebruik van het Peppol-netwerk geeft garanties voor de veilige overdracht en vertrouwelijkheid van de gegevens.
- De toegang tot het netwerk verloopt via gecertificeerde service providers. Dat kunt u vergelijken met een telecom-netwerk. E-mail als kanaal daarentegen is dan wel zeer flexibel, maar het is ook zeer gevoelig voor factuurfraude en internetcriminaliteit (phishing, malware, ransomware ...). Bovendien is de vertrouwelijkheid van de gegevens ook niet altijd gewaarborgd bij het gebruik van gratis e-mail providers.
- Daarnaast is elke gecertificeerde service provider contractueel gebonden aan regels omtrent vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.
4. E- invoicing is de nieuwe mode
Toch niet! E-facturering is niet nieuw. Voor de meeste grote ondernemingen is dit al sinds een dertigtal jaar een realiteit. Door de evolutie van het wettelijke en administratieve kader en de technologische vooruitgang van de laatste jaren (artificiële intelligentie, automatisering ...) is de ontwikkeling van e-facturering evenwel in een stroomversnelling terechtgekomen en ontstaan er nieuwe mogelijkheden. E-facturering is dus veel meer dan een trend.
5. Mijn onderneming doet al aan e-facturering: we verzenden en ontvangen onze facturen in pdf
De verzending van facturen in pdf-formaat is een eerste stap naar elektronische facturering. Maar e-facturering gaat veel verder. Het betekent de automatisering van het hele factureringsproces, van a tot z, en de afschaffing van elke menselijke tussenkomst, ook aan de zijde van de geadresseerde van de factuur. Ontdek hier meer details over e-facturering.
6. E-facturering is alleen voor grote ondernemingen weggelegd
Fout! E-facturering is ook een bron van kansen voor kleine en middelgrote ondernemingen. U kunt er veel tijd mee besparen en de inkomende en uitgaande kasstromen beter opvolgen. De mogelijkheden zijn overigens volop in ontwikkeling. Europa wil e-facturering duidelijk verder uitbreiden en heeft hiertoe al diverse voorzieningen getroffen: het juridische kader, Peppol, de Europese norm voor elektronische facturering ...
Lees ook: Wie is betrokken bij e-facturering?
7. Een elektronische factuur biedt niet dezelfde garanties als een papieren factuur
Tot in 2010 hing rond de e-factuur een waas van complexiteit en controverse. Maar sindsdien is deze kwestie opgehelderd door de Europese btw-richtlijn (richtlijn 2010/45/EU), die de factureringsregels vastlegt en de elektronische en de papieren factuur op gelijke voet stelt. Die richtlijn werd op 1 januari 2013 omgezet naar Belgisch recht.
Om rechtsgeldig te zijn moeten de facturen, ongeacht hun vorm (papier, pdf, elektronisch en gestructureerd ...) en versie (exemplaar voor de klant of de leverancier, voorlopige versie ...), aan de volgende vereisten voldoen:
- authenticiteit van de herkomst: de identiteit van de leverancier van de goederen of diensten moet gewaarborgd zijn
- integriteit van de inhoud: de inhoud van de factuur mag geen wijzigingen hebben ondergaan
- leesbaarheid van de gegevens: de gegevens op de factuur moeten duidelijk leesbaar zijn, zowel op papier als op het scherm, zonder dat dit al te veel moeite of interpretatie kost
Als die principes worden nageleefd, is e-facturering juridisch gesproken even veilig als manuele facturering.
8. Overstappen op elektronische facturering is veel werk voor weinig resultaat
Studies hebben uitgewezen dat de overstap naar elektronische facturering de verwerkingskosten in vergelijking met de papieren factuur met 75 % kan verlagen. Het is dus een echte kans vanuit economisch oogpunt. En dat is slechts een van de vele voordelen van e-facturering.
Vroeger waren projecten voor de implementatie van elektronische facturering ingewikkeld en duur, vandaag is dat niet langer het geval. Integendeel, de tendens is dat e-facturering vanzelfsprekender wordt dan papieren facturen. Beetje bij beetje wordt elektronische facturering een van de basisfuncties van factureringssoftware. Weldra zal de verkoop van factureringssoftware zonder e-facturering ondenkbaar zijn – alsof u een auto zonder stuurbekrachtiging zou kopen!
Neem vandaag nog contact op met uw softwareleverancier om te vragen of hij u een oplossing kan aanbieden. Indien nodig kunt u hem deze website aanbevelen.
