Disclaimer: deze vragen zijn a priori bestemd voor softwareontwikkelaars en fiscale experten, niet voor eindgebruikers (ondernemingen, met name kmo’s, en éénmanszaken).
- Wat als de klant enkel het nieuwe formaat aanvaardt, terwijl de overgangsperiode nog lopende is (bijvoorbeeld bij een nieuwe versie van Peppol-BIS)?
- Hoe wordt mijn bedrijf zelf een Peppol dienstverlener?
- Wat met specifieke facturatie-eisen van openbare instanties, bv. derdebetalersregeling?
- Zijn duplicaten van facturen problematisch voor Peppol?
- Worden creditnota’s ook verstuurd via Peppol?
- Worden bijlages bij facturen ook in bestandstype XML verstuurd via Peppol?
- Kunnen verschillende Tax Category Codes vermeld worden op één factuur?
- Kan de Tax Category Code ‘0’ worden gecombineerd met Code ‘E’ op dezelfde factuur?
- De lijst met vrijstellingscodes (VATEX) is niet volledig, welke code moet ik gebruiken als er een vrijstelling ontbreekt?
- Kan men op dezelfde factuur verschillende ‘vrijstellingsredenen’ vermelden voor meerdere factuurlijnen met Tax Category Code ‘E’?
- Kunnen de door de Belgische wetgeving verplicht te vermelden btw-clausules (bv. verleggingsregel), ook aangebracht worden op een Peppol-factuur?
- Wat als er verschillende orders op één Peppol-factuur moeten worden vermeld?
- Is het mogelijk om meerdere munteenheden te vermelden op een factuur?
- In welk veld moeten de gegevens rechtspersonenregister (RPR), rechtsvorm en ‘in vereffening’ worden opgenomen?
- Hoe kan ik een deel van de kosten die vermeld zijn op ontvangen privéfacturen als beroepskost aangeven? Wanneer kan ik het recht op aftrek van de btw vermeld op mijn inkomende facturen uitoefenen?
- Kan ik nog steeds verzamelfacturen versturen?
Gecertificeerde service providers weten dat er telkens voorzien wordt in een overgangsperiode die moet gerespecteerd worden. Als u denkt dat u een dergelijke inbreuk hebt vastgesteld, laat het dan weten aan de Belgische Peppol-autoriteit, door een e-mail te sturen naar peppol@bosa.fgov.be.
2. Hoe wordt mijn bedrijf zelf een Peppol dienstverlener?
Deze vraag staat beschreven op de website van onze nationale Peppol Autoriteit, FOD BOSA: peppol.be.
3. Wat met specifieke facturatie-eisen van openbare instanties, bv. derdebetalersregeling?
Als de factuur ook naar een derde partij moet gestuurd worden, moet dit manueel gebeuren. In de toekomst zou het normaal gezien via Peppol geautomatiseerd moeten kunnen worden.
4. Zijn duplicaten van facturen problematisch voor Peppol?
Peppol is zich niet bewust van het feit of een factuur een duplicaat is van de originele factuur of niet. Vanuit fiscaal oogpunt is het belangrijkste aspect dat een factuur niet dubbel wordt geboekt en twee keer wordt gerapporteerd. In een digitale wereld kan de detectie van duplicaten worden geautomatiseerd op basis van de factuurinformatie (nummer, datum, inhoud, identiteit van de partijen). Idealiter is de detectie van duplicaten een functionaliteit in het boekhoudsysteem.
5. Worden creditnota’s ook verstuurd via Peppol?
Ja. Ieder document dat de oorspronkelijke gestructureerde elektronische factuur wijzigt en er specifiek en ondubbelzinnig naar verwijst, geldt zelf als gestructureerde elektronische factuur en wordt uitgereikt in hetzelfde formaat als de oorspronkelijke factuur. Ook creditnota’s en debetnota’s moeten dus via Peppol worden verstuurd.
6. Worden bijlages bij facturen ook in bestandstype XML verstuurd via Peppol?
De Europese Norm (die Peppol volgt) staat momenteel de volgende bestandsextensies toe: pdf, png, jpg, csv, xlsx, ods. XML maakt nog geen deel uit van deze lijst, maar zal wel mee opgenomen worden in de herziene versie van EN16931. Als de partijen onderling akkoord gaan, kan XML nu al als bestandsextensie worden gebruikt.
7. Kunnen verschillende Tax Category Codes vermeld worden op één factuur?
Ja, Peppol laat meerdere codes toe op één factuur.
8. Kan de Tax Category Code ‘0’ worden gecombineerd met Code ‘E’ op dezelfde factuur?
Momenteel is het zo dat een combinatie van de code ‘O’ (buiten btw-toepassingsgebied) en ‘E’ (vrijgesteld), niet mogelijk is volgens de Europese Norm (die Peppol toepast). De Europese Norm veronderstelt dat er hiervoor afzonderlijke facturen gemaakt worden. Omdat dit echter zal wijzigen bij de herziening van de Europese Norm (EN16931), wordt er tijdelijk en bij uitzondering toegestaan dat categorie ‘E’ wordt gebruikt voor zaken die buiten de scope vallen, als vervolgens in het vrije tekstveld van de vrijstelling (business term 120: cbc:TaxExemptionReason) wordt aangegeven dat de lijn buiten het toepassingsgebied valt. Dit geldt voor alle gevallen waarbij handelingen die buiten het toepassingsgebied van btw in combinatie met handelingen binnen het btw-toepassingsgebied moeten vermeld worden op dezelfde factuur.
De herziening van de VATEX-codes en de opname van de België-specifieke vrijstellingen in die lijst is het onderwerp van onderhandelingen op het niveau van de Europese Unie. In afwachting volstaat het dat u de toepasselijke vrijstelling opneemt in het vrije tekstveld van de vrijstelling (business term 120: cbc:TaxExemptionReason).
Momenteel schrijft de Europese Norm expliciet voor dat wanneer meerdere goederen of diensten zijn vrijgesteld van btw (‘Exempt’), alle factuurlijnen onder dezelfde vrijstellingsreden moeten vallen. De Europese Norm veronderstelt dat hiervoor afzonderlijke facturen gemaakt worden. Omdat dit echter zal wijzigen bij de herziening van de Europese Norm (EN16931), wordt er tijdelijk en bij uitzondering toegestaan dat de verschillende vrijstellingsredenen worden vermeld op lijnniveau van de factuur in business term 154: cbc.Description. In het vrije tekstveld van de vrijstelling (business term 120: cbc:TaxExemptionReason) op factuurniveau kunt u zich beperken tot ‘Vrijgesteld van btw’.
Dergelijke uitgebreide btw-clausules moeten als een notitie worden opgenomen op de Peppol-factuur in:
- een algemene nota op factuurniveau (business term 22: cbc:Note),
- een nota op lijnniveau (business term 120: cbc:TaxExemptionReason).
12. Wat als er verschillende orders op één Peppol-factuur moeten worden vermeld?
De Europese Norm staat dit momenteel niet toe. De Europese Norm veronderstelt dat er per order afzonderlijke facturen gemaakt worden. Dit zal veranderen bij de herziening van EN16931 (gepland voor 2025).
13. Is het mogelijk om meerdere munteenheden te vermelden op een factuur?
Ja, maar het totale btw-bedrag moet in de nationale munteenheid vermeld worden (zie art. 5, §1, 9°, van het KB nr. 1). De ‘Business Expert Group on E-invoicing’ (BEG) heeft dit scenario met voorbeelden uitgewerkt. Meer informatie kunt u op de pagina van de BEG terugvinden.
Die gegevens, opgelegd door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (art. 2:20 WVV), kunnen bij voorkeur worden opgenomen in business term 33: cbc:CompanyLegalForm.
Wilt u als beroepskost een deel van de kosten aangeven die vermeld zijn op privéfacturen (B2C) die u ontvangt (bv. van gas, elektriciteit, water …)? Dan kunt u dat zowel doen op basis van de ontvangen papieren, als op basis van de elektronische facturen. Die facturen vallen namelijk buiten de nieuwe verplichting tot uitreiking en ontvangst van gestructureerde elektronische facturen.
Voor de uitoefening van het recht op aftrek van de btw vermeld op uw inkomende facturen, moet u beschikken over een regelmatige B2B-factuur (zie art. 3, § 1, 1°, van het KB nr. 3 van 10.12.1969).
16. Kan ik nog steeds verzamelfacturen versturen?
Ja, het blijft mogelijk om verzamelfacturen te versturen.