Disclaimer: deze vragen zijn a priori bestemd voor softwareontwikkelaars en fiscale experten, niet voor eindgebruikers (ondernemingen, met name kmo’s, en éénmanszaken).
- Wat als de klant enkel het nieuwe formaat aanvaardt, terwijl de overgangsperiode nog lopende is (bijvoorbeeld bij een nieuwe versie van Peppol-BIS)?
- Hoe wordt mijn bedrijf zelf een Peppol dienstverlener?
- Wat met specifieke facturatie-eisen van openbare instanties, bv. derdebetalersregeling?
- Zijn duplicaten van facturen problematisch voor Peppol?
- Worden creditnota’s ook verstuurd via Peppol?
- Worden bijlages bij facturen ook in bestandstype XML verstuurd via Peppol?
- Kunnen verschillende Tax Category Codes vermeld worden op één factuur?
- Kan de Tax Category Code ‘0’ worden gecombineerd met andere codes (bijvoorbeeld Code ‘E’ of code ‘S’) op dezelfde factuur?
- De lijst met vrijstellingscodes (VATEX) is niet volledig, welke code moet ik gebruiken als er een vrijstelling ontbreekt?
- Kan men op dezelfde factuur verschillende ‘vrijstellingsredenen’ vermelden voor meerdere factuurlijnen met Tax Category Code ‘E’?
- Kunnen de door de Belgische wetgeving verplicht te vermelden btw-clausules (bv. verleggingsregel), ook aangebracht worden op een Peppol-factuur?
- Wat als er verschillende orders op één Peppol-factuur moeten worden vermeld?
- Is het mogelijk om meerdere munteenheden te vermelden op een factuur?
- In welk veld moeten de gegevens rechtspersonenregister (RPR), rechtsvorm en ‘in vereffening’ worden opgenomen?
- Hoe kan ik een deel van de kosten die vermeld zijn op ontvangen privéfacturen als beroepskost aangeven? Wanneer kan ik het recht op aftrek van de btw vermeld op mijn inkomende facturen uitoefenen?
- Kan ik nog steeds verzamelfacturen sturen?
- Kan de datum van het belastbaar feit per levering of dienstverrichting worden opgenomen?
- Kan ik nog steeds vereenvoudigde facturen sturen (art. 13 KB1)?
- Kan ik een factuur opstellen in meerdere talen?
- Wat is een extensie?
- Waar vermeld ik de fiscaal (aansprakelijke) vertegenwoordiger van de koper?
- Hoe werkt self-billing via Peppol?
- Moet een kredietnota in 2026 die betrekking heeft op een factuur van 2025 als gestructureerde elektronische factuur (GEF) worden uitgereikt?
- Loop ik als afnemer het risico om mijn recht op aftrek te verliezen als ik niet over een gestructureerde elektronische factuur (GEF) beschik?
Gecertificeerde service providers weten dat er telkens voorzien wordt in een overgangsperiode die moet gerespecteerd worden. Als u denkt dat u een dergelijke inbreuk hebt vastgesteld, laat het dan weten aan de Belgische Peppol-autoriteit, door een e-mail te sturen naar peppol@bosa.fgov.be .
2. Hoe wordt mijn bedrijf zelf een Peppol dienstverlener?
Deze vraag staat beschreven op de website van onze nationale Peppol Autoriteit, FOD BOSA: peppol.be .
3. Wat met specifieke facturatie-eisen van openbare instanties, bv. derdebetalersregeling?
Als de factuur ook naar een derde partij moet gestuurd worden, moet dit manueel gebeuren. In de toekomst zou het normaal gezien via Peppol geautomatiseerd moeten kunnen worden. Dit wordt verder toegelicht op de website van FOD BOSA .
4. Zijn duplicaten van facturen problematisch voor Peppol?
Peppol is zich niet bewust van het feit of een factuur een duplicaat is van de originele factuur of niet. Vanuit fiscaal oogpunt is het belangrijkste aspect dat een factuur niet dubbel wordt geboekt en twee keer wordt gerapporteerd. In een digitale wereld kan de detectie van duplicaten worden geautomatiseerd op basis van de factuurinformatie (nummer, datum, inhoud, identiteit van de partijen). Idealiter is de detectie van duplicaten een functionaliteit in het boekhoudsysteem.
5. Worden creditnota’s ook verstuurd via Peppol?
Ja. Ieder document dat de oorspronkelijke gestructureerde elektronische factuur wijzigt en er specifiek en ondubbelzinnig naar verwijst, geldt zelf als gestructureerde elektronische factuur en wordt uitgereikt in hetzelfde formaat als de oorspronkelijke factuur. Ook creditnota’s en debetnota’s moeten dus via Peppol worden verstuurd.
6. Worden bijlages bij facturen ook in bestandstype XML verstuurd via Peppol?
De Europese Norm (die Peppol volgt) staat momenteel de volgende bestandsextensies toe: pdf, png, jpg, csv, xlsx, ods. XML maakt nog geen deel uit van deze lijst, maar zal wel mee opgenomen worden in de herziene versie van EN16931. Als de partijen onderling akkoord gaan, kan XML nu al als bestandsextensie worden gebruikt.
7. Kunnen verschillende Tax Category Codes vermeld worden op één factuur?
Ja, Peppol laat meerdere codes toe op één factuur.
Momenteel is het zo dat een combinatie van de code ‘O’ (buiten btw-toepassingsgebied) en andere codes (bijvoorbeeld ‘E’ [vrijgesteld], ‘S’ (standaard tarief) …) niet mogelijk is volgens de Europese Norm (die Peppol toepast). De Europese Norm veronderstelt dat er hiervoor afzonderlijke facturen gemaakt worden. Omdat dit echter zal wijzigen bij de herziening van de Europese Norm (EN16931), wordt er tijdelijk en bij uitzondering toegestaan dat categorie ‘E’ wordt gebruikt voor zaken die buiten de scope vallen, als vervolgens in het vrije tekstveld van de vrijstelling (business term 120: cbc:TaxExemptionReason) wordt aangegeven dat de lijn buiten het toepassingsgebied valt. Dit geldt voor alle gevallen waarbij handelingen die buiten het toepassingsgebied van btw in combinatie met handelingen binnen het btw-toepassingsgebied moeten vermeld worden op dezelfde factuur.
De herziening van de VATEX-codes en de opname van de België-specifieke vrijstellingen in die lijst is het onderwerp van onderhandelingen op het niveau van de Europese Unie. In afwachting volstaat het dat u de toepasselijke vrijstelling opneemt in het vrije tekstveld van de vrijstelling (business term 120: cbc:TaxExemptionReason).
Momenteel schrijft de Europese Norm expliciet voor dat wanneer meerdere goederen of diensten zijn vrijgesteld van btw (‘Exempt’), alle factuurlijnen onder dezelfde vrijstellingsreden moeten vallen. De Europese Norm veronderstelt dat hiervoor afzonderlijke facturen gemaakt worden. Omdat dit echter zal wijzigen bij de herziening van de Europese Norm (EN16931), wordt er tijdelijk en bij uitzondering toegestaan dat de verschillende vrijstellingsredenen worden vermeld op lijnniveau van de factuur in business term 127:cbc:Note . In het vrije tekstveld van de vrijstelling (business term 120: cbc:TaxExemptionReason) op factuurniveau kunt u zich beperken tot ‘Vrijgesteld van btw’.
Dergelijke uitgebreide btw-clausules moeten als een notitie worden opgenomen op de Peppol-factuur in:
- een algemene nota op factuurniveau (business term 22: cbc:Note),
- een nota op lijnniveau (business term 120: cbc:TaxExemptionReason).
12. Wat als er verschillende orders op één Peppol-factuur moeten worden vermeld?
De Europese Norm staat dit momenteel niet toe. De Europese Norm veronderstelt dat er per order afzonderlijke facturen gemaakt worden. Dit zal veranderen bij de herziening van EN16931 (gepland voor 2025). De Business Expert Group (BEG) heeft een tijdelijke oplossing uitgewerkt waardoor meerdere orders op één Peppol-factuur kunnen worden vermeld.
13. Is het mogelijk om meerdere munteenheden te vermelden op een factuur?
Ja, maar het totale btw-bedrag moet in de nationale munteenheid vermeld worden (zie art. 5, §1, 9°, van het KB nr. 1). De ‘Business Expert Group on E-invoicing’ (BEG) heeft dit scenario met voorbeelden uitgewerkt. Meer informatie kunt u op de pagina van de BEG terugvinden.
Die gegevens, opgelegd door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen ( art. 2:20 WVV ), kunnen bij voorkeur worden opgenomen in business term 33: cbc:CompanyLegalForm.
Wilt u als beroepskost een deel van de kosten aangeven die vermeld zijn op privéfacturen (B2C) die u ontvangt (bv. van gas, elektriciteit, water …)? Dan kunt u dat zowel doen op basis van de ontvangen papieren, als op basis van de elektronische facturen. Die facturen vallen namelijk buiten de nieuwe verplichting tot uitreiking en ontvangst van gestructureerde elektronische facturen.
Voor de uitoefening van het recht op aftrek van de btw vermeld op uw inkomende facturen, moet u beschikken over een regelmatige B2B-factuur (zie art. 3, § 1, 1°, van het KB nr. 3 van 10.12.1969).
16. Kan ik nog steeds verzamelfacturen sturen
Ja, het blijft mogelijk om verzamelfacturen te versturen.
17. Kan de datum van het belastbaar feit per levering of dienstverrichting worden opgenomen?
Voor zover die datum verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur, dient de datum van het belastbaar feit te worden opgenomen op factuurniveau (business term 72: cbc:ActualDeliveryDate), of op lijnniveau (business term 134+135: cbc:StartDate en cbc:EndDate). Bij de herziening van de Europese Norm (EN16931) zal er een afzonderlijke ‘ActualDeliveryDate’ kunnen worden toegevoegd op lijnniveau.
18. Kan ik nog steeds vereenvoudigde facturen sturen (art. 13 KB1)?
Ja. Dit moet ook (minstens) via het Peppol-BIS formaat.
19. Kan ik een factuur opstellen in meerdere talen?
EN16931 laat niet toe om bijvoorbeeld de naam van het product (BT-153: cac:Item/cbc:Name) te vermelden in twee talen (door gebruik te maken van het attribuut ‘languageID’). Gezien meertaligheid betrekking heeft op alle verplichte vermeldingen op een factuur, voegt dit ook complexiteit toe voor alle betrokken partijen. Daar is geen akkoord over om dit in de kernfactuur (‘core invoice’) van de Europese Norm te regelen, maar het topic maakt wel deel uit van besprekingen over het gebruik van extensies.
Ondernemingen kunnen afspraken maken over het gebruik van extensies (uitgebreide specificaties van de Europese Norm) om specifieke bedrijfsvereisten te ondersteunen die geen deel uitmaken van de kernfactuur (‘core invoice’) van de Europese Norm. Om te vermijden dat elke lidstaat en elke sector, een eigen extensie ontwikkelen, lopen er onderhandelingen op Europees niveau om zoveel als mogelijk te harmoniseren op EU niveau.
21. Waar vermeld ik de fiscaal (aansprakelijke) vertegenwoordiger van de koper?
De gegevens van de fiscale vertegenwoordiger van de klant, hebben geen afzonderlijk veld in de Europese Norm. U kunt de gegevens van de individuele of globale aansprakelijke vertegenwoordiger opnemen via business term 22: cbc:Note
22. Hoe werkt self-billing via Peppol?
Peppol voorziet een apart documenttype (self-billing invoice/self-billing credit note) die de ontvanger moet aanmelden op Peppol.
Elk document dat:
- wijzigingen aanbrengt in, en
- specifiek en ondubbelzinnig verwijst naar
de gestructureerde elektronische factuur (GEF) die oorspronkelijk werd uitgereikt, geldt ook als GEF. Het gaat dan in het bijzonder om creditnota's. Een dergelijk document moet worden uitgereikt in hetzelfde formaat als de oorspronkelijke factuur. Die vereiste geldt dus alleen als de oorspronkelijke factuur een GEF is. Als dat niet geval is (bv. een oorspronkelijke factuur in pdf) is er geen formaatvereiste.
Ook in 2026 moet de uitreiking van een creditnota als pdf mogelijk zijn, zolang de afnemer dit aanvaardt (art. 56, § 2, 4de lid van het Btw-wetboek ). Als de leverancier besluit om de creditnota als een GEF uit te reiken, wat in principe verplicht is vanaf 1 januari 2026, moet de afnemer die aanvaarden, omdat het hier geen vrijwillige uitreiking van een GEF betreft.
Voor de uitoefening van het recht op aftrek van de btw vermeld op uw inkomende facturen, moet u beschikken over een regelmatige B2B-factuur (art. 3, § 1, 1°, van het KB nr. 3). Voor een handeling die onder de verplichting valt, moet u dus over een gestructureerde elektronische factuur beschikken om uw recht op aftrek te kunnen uitoefenen. Er geldt een uitzondering, gebonden aan specifieke voorwaarden, namelijk de zogenaamde substance over form (Btw-commentaar, Boekwerk III: Recht op aftrek van de voorbelasting, Hoofdstuk 11: Recht op aftrek, Afdeling 14 - Uitoefening van het recht op aftrek, 2, b) en c)).