Algemene vragen over elektronische facturatie

EN16931 is de Europese Norm inzake elektronische facturering die de kernelementen vastlegt van een factuur. De norm is vrij verkrijgbaar via de website van NBN: EN16931-1 en EN16931-2. Hij definieert de betekenis van de factuurvermeldingen en de regels om een geldige factuur op te stellen.

Meer algemene informatie over de Europese Norm vindt u in het volgende artikel: Europese norm voor elektronische facturering.

13. Moet het onderling akkoord voor een alternatief formaat of alternatieve verzendingswijze expliciet zijn, of volstaat een impliciet akkoord?

In principe moeten vanaf 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen opgemaakt worden in het Peppol-BIS-formaat. U kunt daarvan alleen afwijken wanneer beide partijen daarmee akkoord zijn en het alternatieve formaat ook voldoet aan de Europese norm.

We raden aan om een onderling akkoord over het gebruik van een alternatief formaat of alternatieve verzendingswijze uitdrukkelijk en schriftelijk vast te leggen. Een schriftelijke overeenkomst heeft namelijk meerdere voordelen:

Het verhindert dat de leverancier of dienstverrichter de afnemer de facto dwingt de voor hem bestemde gestructureerde elektronische facturen te aanvaarden.
Beide partijen kunnen het bestaan van het akkoord op een duidelijke en onbetwistbare wijze aantonen mocht de fiscale administratie erom vragen.
Het akkoord kan worden aangevuld met alle juridische en praktische voorwaarden waaraan de elektronische berichtenuitwisseling tussen de partijen in de praktijk moet voldoen.
Een impliciet akkoord is in het algemeen moeilijker te bewijzen. Het kan namelijk enkel worden afgeleid uit feitelijke omstandigheden, zoals de door de afnemer met betrekking tot de door hem ontvangen gestructureerde elektronische facturen verstrekte, niet-automatische ontvangstmeldingen en akkoordverklaringen, de betaling van (een deel van) de factuur door de afnemer zonder dat die het elektronische karakter van de factuur betwist, enz.

14. Is de General Data Protection Regulation (GDPR) ook van toepassing op e-facturering?

Ja. Zodra er persoonsgegevens worden verwerkt, moeten alle bedrijven, overheidsdiensten, organisaties en instellingen in Europa voldoen aan de GDPR, in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Controleer zo nodig de contractuele voorwaarden van uw softwareleverancier. In de eerste fase, die op 1 januari 2026 in werking is getreden, wordt er nog geen informatie van de elektronische factuur naar de overheid doorgestuurd. Die maatregel is wel opgenomen in het federale regeerakkoord 2025-2029 met als voorlopige timing 2028, maar ze moet nog worden omgezet in Belgische wetgeving (zie FAQ over e-reporting).