- Heeft België de goedkeuring gekregen van Europa om de verplichting in te voeren?
- Is e-facturatie verplicht in België? Voor welke B2B-handelingen geldt de verplichting niet? Is e-facturatie ook verplicht als ik alleen werk voor particulieren? Vanaf wanneer wordt e-facturatie verplicht? Hoe kan ik zien of een onderneming btw-plichtig is?
- Hoe kan ik mijn bedrijf voorbereiden op e-facturatie?
- Welke software heb ik nodig voor e-facturatie?
- Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van elektronische facturen? Zijn er fiscale stimulansen voor het invoeren van e-facturatie?
- Kan ik e-facturering ook toepassen buiten België?
- Wat moet ik doen als mijn leverancier niet klaar is op 1 januari 2026?
- Wat moet ik doen als mijn klant op 1 januari 2026 niet klaar is om facturen te ontvangen via Peppol?
- Kan ik Hermes gebruiken om gestructureerde elektronische facturen te sturen naar al mijn klanten?
- Mag ik met gestructureerde elektronische facturen werken, ook als dit niet verplicht is?
- Is self-billing toegestaan?
- Mogen elektronische en papieren facturen naast elkaar worden gebruikt?
1. Heeft België de goedkeuring gekregen van Europa om de verplichting in te voeren?
België heeft op 6 oktober 2023, op grond van artikel 395 van Richtlijn 2006/112/EG, een verzoek gericht aan de Europese Commissie om door de Raad te worden gemachtigd af te wijken van de btw-richtlijn. Ondertussen is er echter op Europees niveau een akkoord over het zogenaamde ViDA-voorstel (VAT in the digital age, hetzij btw in het digitale tijdperk), dat op 11 maart 2025 in de definitieve versie werd goedgekeurd, in opvolging van het politieke akkoord over de tekst op 5 november 2024. Hierdoor moeten lidstaten, met onmiddellijke ingang, niet langer over een machtiging beschikken om een verplichting tot elektronische facturatie in te voeren.
Deze vragen worden beantwoord in het volgende artikel: Voor wie wordt e-facturatie verplicht? - e-factuur.
3. Hoe kan ik mijn bedrijf voorbereiden op e-facturatie?
Bedrijven moeten hun huidige facturatie- en boekhoudsystemen evalueren en, indien nodig, aanpassen om gestructureerde elektronische facturen te kunnen verzenden en ontvangen. Het is raadzaam om contact op te nemen met uw softwareleverancier om te verifiëren of uw huidige systemen compatibel zijn met e-facturatie via het Peppol-netwerk.
Voor een uitgebreider antwoord verwijzen we u naar de volgende artikels, afhankelijk van uw situatie:
- Een externe accountant maakt mijn facturen. Hoe bereid ik me voor op e-facturatie? - e-factuur
- Ik maak mijn facturen in Word/Excel. Hoe bereid ik me voor op e-facturatie? - e-factuur
- Ik gebruik een ERP-systeem. Hoe bereid ik me voor op e-facturatie? - e-factuur
- Ik gebruik een externe facturatiesoftware. Hoe bereid ik me voor op e-facturatie? - e-factuur
- algemeen: Wat heb ik nodig voor e-facturering? - e-factuur
4. Welke software heb ik nodig voor e-facturatie?
U hebt software nodig die verbonden is met het Peppol-netwerk om gestructureerde elektronische facturen te kunnen verzenden, ontvangen en verwerken.
Raadpleeg het volgende artikel voor meer informatie: Software-oplossingen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen - e-factuur.
Deze vragen worden beantwoord in het volgende artikel: Fiscale stimulansen voor het invoeren van e-facturatie - e-factuur.
6. Kan ik e-facturering ook toepassen buiten België?
Deze vraag wordt beantwoord in het volgende artikel: Kan ik e-facturering ook toepassen buiten België? - e-factuur.
7. Wat moet ik doen als mijn leverancier niet klaar is op 1 januari 2026?
Als uw leverancier niet klaar is, hebt u in principe het recht om de factuur te weigeren. Dit is echter bedrijfsmatig niet altijd vanzelfsprekend. Vraag aan uw leverancier of hij zich in regel zal stellen. De leverancier loopt het risico om gesanctioneerd te worden.
Als uw klant niet klaar is, mag u als verzender een andere wijze van overdracht kiezen. U kunt op vrijwillige basis een clausule vermelden op de factuur, die de ontvanger aanspoort om zich in regel te stellen. De klant loopt het risico om gesanctioneerd te worden.
9. Kan ik Hermes gebruiken om gestructureerde elektronische facturen te sturen naar al mijn klanten?
Het Hermes-platform wordt niet meer gepromoot zolang er voldoende en betaalbaar aanbod op de markt is. De overheid zal de ontwikkelingen blijven volgen.
Meer info vindt u op de website van de FOD BOSA.
10. Mag ik met gestructureerde elektronische facturen werken, ook als dit niet verplicht is?
Het staat iedereen vrij om vrijwillig gestructureerde elektronische facturen te gebruiken, ook wanneer dat niet wettelijk verplicht is. Aangezien er voor die transactie geen verplichting is, is uw klant niet verplicht om voor die handeling een gestructureerde elektronische factuur te kunnen ontvangen. Dit zal dus alleen mogelijk zijn wanneer beide partijen akkoord zijn om op die manier te werken en als de klant klaar is om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen.
Merk wel dat het Peppol-netwerk voorziet in een publicatie van de geregistreerde factuurontvangers en dat de regels van dit netwerk impliceren dat die publicatie geldt als akkoord om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen. De meeste facturatietools gebruiken die informatie om de nieuwe ontvangers dynamisch te ‘ontdekken’. U kunt via de Peppol Directory ook zelf nagaan (zie ook de vragen ‘Wat is een Peppol-ID’, en ‘Kan ik als ondernemer opzoeken welke leveranciers zijn aangesloten op Peppol?’) welke van uw klanten, ook internationaal, klaar en bereid zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen op een veilige manier.
11. Is self-billing toegestaan?
De regels hierover veranderen niet: self-billing blijft toegestaan, op voorwaarde dat:
- er een voorafgaand akkoord is tussen beide partijen, en
- iedere factuur het voorwerp uitmaakt van een procedure van aanvaarding door de belastingplichtige die de levering van het goed of de dienst verricht.
Self-billing is mogelijk via Peppol.
12. Mogen elektronische en papieren facturen naast elkaar worden gebruikt?
Tot en met 31 december 2025 mag u zowel elektronische (als de ontvanger akkoord is) als papieren facturen gebruiken. Vanaf 1 januari 2026 wordt de gestructureerde elektronische factuur verplicht voor handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B). U kunt daarnaast, als u dat wenst, ook nog een pdf-versie of een papieren versie van de factuur versturen naar uw klant, maar de gestructureerde elektronische factuur is de enige factuur die wettelijk conform is.