- Heeft België de goedkeuring gekregen van Europa om de verplichting in te voeren?
- Is e-facturatie verplicht in België? Voor welke B2B-handelingen geldt de verplichting niet? Is e-facturatie ook verplicht als ik alleen werk voor particulieren? Vanaf wanneer wordt e-facturatie verplicht? Hoe kan ik zien of een onderneming btw-plichtig is? Is e-facturatie ook verplicht als ik de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toepas? Is e-facturatie ook verplicht voor landbouwers onder de bijzondere landbouwregeling? Is e-facturatie ook verplicht voor niet in België gevestigde btw-plichtigen, zonder vaste inrichting?
- Hoe kan ik mijn bedrijf voorbereiden op e-facturatie?
- Welke software heb ik nodig voor e-facturatie?
- Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van elektronische facturen? Zijn er fiscale stimulansen voor het invoeren van e-facturatie?
- Kan ik e-facturering ook toepassen buiten België?
- Wat moet ik doen als mijn leverancier niet klaar is op 1 januari 2026?
- Wat moet ik doen als mijn klant op 1 januari 2026 niet klaar is om facturen te ontvangen via Peppol?
- Kan ik Hermes gebruiken om gestructureerde elektronische facturen te sturen naar al mijn klanten?
- Mag ik met gestructureerde elektronische facturen werken, ook als dit niet verplicht is?
- Is self-billing toegestaan?
- Mogen elektronische en papieren facturen naast elkaar worden gebruikt?
- Kan ik verplicht worden om de factuur als pdf in bijlage mee te sturen?
- De lijst met oplossingen is overweldigend. Kan de overheid zelf een gratis oplossing aanbieden voor kleine ondernemingen? Kunnen jullie het type software toevoegen aan de lijst? Kunnen jullie de prijs toevoegen aan de lijst? Kan de overheid de lijst reduceren tot een beperkter aantal keuzes voor kleine ondernemingen?
- Vanaf wanneer is e-facturering verplicht?
- Moet ik een Peppol-ID vragen aan mijn klanten?
- Kan een gestructureerde elektronische factuur op zich volstaan, zonder de uitreiking van een kasticket van een geregistreerd kassasysteem?
1. Heeft België de goedkeuring gekregen van Europa om de verplichting in te voeren?
België heeft op 6 oktober 2023, op grond van artikel 395 van Richtlijn 2006/112/EG, een verzoek gericht aan de Europese Commissie om door de Raad te worden gemachtigd af te wijken van de btw-richtlijn. Ondertussen is er echter op Europees niveau een akkoord over het zogenaamde ViDA-voorstel (VAT in the digital age, hetzij btw in het digitale tijdperk), dat op 11 maart 2025 in de definitieve versie werd goedgekeurd, in opvolging van het politieke akkoord over de tekst op 5 november 2024. Hierdoor moeten lidstaten, met onmiddellijke ingang, niet langer over een machtiging beschikken om een verplichting tot elektronische facturatie in te voeren.
Deze vragen worden beantwoord in het volgende artikel: Voor wie wordt e-facturatie verplicht? - e-factuur.
De verplichting geldt als u gebruik maakt van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (als het jaarlijks omzetcijfer van uw onderneming niet meer dan 25.000 euro bedraagt) en ook als u valt onder de bijzondere landbouwregeling (minstens voor het ontvangen van B2B-facturen).
Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, zelfs als ze in België voor de btw zijn geïdentificeerd, vallen niet onder de verplichting. De wet wordt op dit punt nog aangepast.
3. Hoe kan ik mijn bedrijf voorbereiden op e-facturatie?
Bedrijven moeten hun huidige facturatie- en boekhoudsystemen evalueren en, indien nodig, aanpassen om gestructureerde elektronische facturen te kunnen verzenden en ontvangen. Het is raadzaam om contact op te nemen met uw softwareleverancier om te verifiëren of uw huidige systemen compatibel zijn met e-facturatie via het Peppol-netwerk.
Voor een uitgebreider antwoord verwijzen we u naar de volgende artikels, afhankelijk van uw situatie:
- Een externe accountant maakt mijn facturen. Hoe bereid ik me voor op e-facturatie? - e-factuur
- Ik maak mijn facturen in Word/Excel/pdf/papier. Hoe bereid ik me voor op e-facturatie? - e-factuur
- Ik gebruik een ERP-systeem. Hoe bereid ik me voor op e-facturatie? - e-factuur
- Ik gebruik een externe facturatiesoftware. Hoe bereid ik me voor op e-facturatie? - e-factuur
- algemeen: Wat heb ik nodig voor e-facturering? - e-factuur
4. Welke software heb ik nodig voor e-facturatie?
U hebt software nodig die verbonden is met het Peppol-netwerk om gestructureerde elektronische facturen te kunnen verzenden, ontvangen en verwerken.
Raadpleeg het volgende artikel voor meer informatie: Software-oplossingen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen - e-factuur.
Deze vragen worden beantwoord in het volgende artikel: Fiscale stimulansen voor het invoeren van e-facturatie - e-factuur.
6. Kan ik e-facturering ook toepassen buiten België, internationaal?
Deze vraag wordt beantwoord in het volgende artikel: Kan ik e-facturering ook toepassen buiten België, internationaal? - e-factuur.
7. Wat moet ik doen als mijn leverancier niet klaar is op 1 januari 2026?
Als uw leverancier niet klaar is, hebt u in principe het recht om de factuur te weigeren. Dit is echter bedrijfsmatig niet altijd vanzelfsprekend. Vraag aan uw leverancier of hij zich in regel zal stellen. De leverancier loopt het risico om gesanctioneerd te worden. De klant behoudt in dit geval het recht op btw-aftrek op basis van de factuur die is uitgereikt op alternatieve wijze (bijvoorbeeld in pdf- of papieren vorm). Als die uitreiking elektronisch gebeurt, moet de klant hiermee akkoord gaan. Er moet overeenstemming zijn over een veilig alternatief.
Als uw klant niet klaar is om facturen te ontvangen via Peppol, mag u als verzender een andere wijze van overdracht kiezen van de factuur. Als die uitreiking elektronisch gebeurt, moet de klant hiermee akkoord gaan. Er moet overeenstemming zijn over een veilig alternatief. U kunt op vrijwillige basis een clausule vermelden op de factuur, die de ontvanger aanspoort om zich in regel te stellen. De klant loopt het risico om gesanctioneerd te worden. De op alternatieve wijze verzonden factuur is rechtsgeldig en de verzender voldoet daarmee aan zijn wettelijke facturatieverplichting. Zodra het systeem van de klant operationeel is, moeten de leveranciers geen gestructureerde elektronische facturen met terugwerkende kracht versturen.
9. Kan ik Hermes gebruiken om gestructureerde elektronische facturen te sturen naar al mijn klanten?
De Hermes-oplossing is op 17 december 2025 buiten gebruik gesteld.
Het is dus niet langer mogelijk om documenten via Hermes te versturen of te ontvangen.
Nog op zoek naar een softwareoplossing? Lees het artikel Softwareoplossingen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen - e-factuur.
10. Mag ik met gestructureerde elektronische facturen werken, ook als dit niet verplicht is?
Het staat iedereen vrij om vrijwillig gestructureerde elektronische facturen te gebruiken, ook wanneer dat niet wettelijk verplicht is. Aangezien er voor die transactie geen verplichting is, is uw klant niet verplicht om voor die handeling een gestructureerde elektronische factuur te kunnen ontvangen. Dit zal dus alleen mogelijk zijn wanneer beide partijen akkoord zijn om op die manier te werken en als de klant klaar is om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen.
Merk wel dat het Peppol-netwerk voorziet in een publicatie van de geregistreerde factuurontvangers en dat de regels van dit netwerk impliceren dat die publicatie geldt als akkoord om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen. De meeste facturatietools gebruiken die informatie om de nieuwe ontvangers dynamisch te ‘ontdekken’. U kunt via de Peppol Directory ook zelf nagaan (zie ook de vragen ‘Wat is een Peppol-ID’, en ‘Kan ik als ondernemer opzoeken welke leveranciers zijn aangesloten op Peppol?’) welke van uw klanten, ook internationaal, klaar en bereid zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen op een veilige manier.
11. Is self-billing toegestaan?
De regels hierover veranderen niet: self-billing blijft toegestaan, op voorwaarde dat:
- er een voorafgaand akkoord is tussen beide partijen, en
- iedere factuur het voorwerp uitmaakt van een procedure van aanvaarding door de belastingplichtige die de levering van het goed of de dienst verricht.
Self-billing is mogelijk via Peppol.
12. Mogen elektronische en papieren facturen naast elkaar worden gebruikt?
Tot en met 31 december 2025 mag u zowel elektronische (als de ontvanger akkoord is) als papieren facturen gebruiken. Vanaf 1 januari 2026 wordt de gestructureerde elektronische factuur verplicht voor handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B). U kunt daarnaast, als u dat wenst, ook nog vrijwillig een pdf-versie of een papieren versie van de factuur versturen naar uw klant, maar de gestructureerde elektronische factuur is de enige factuur die wettelijk conform is.
13. Kan ik verplicht worden om de factuur als pdf in bijlage mee te sturen?
Neen. De ontvanger kan de factuur niet weigeren, omdat de factuur niet als PDF in bijlage werd meegestuurd. U kunt hiertoe dus niet verplicht worden.
Deze vragen worden beantwoord in het volgende artikel: De lijst met oplossingen is lang, ik weet niet waar ik moet beginnen. Kan de overheid niet voor een gratis oplossing zorgen voor kleine ondernemingen? e-factuur.
15. Vanaf wanneer is e-facturering verplicht?
Vanaf 1 januari 2026 moet elke factuur die binnen het toepassingsgebied van de verplichting tot elektronische facturering valt en die wordt opgemaakt, uitgereikt of verzonden vanaf 1 januari 2026, de vorm hebben van een gestructureerde elektronische factuur (zoals bedoeld in artikel 53, § 2bis, nieuw, van het Btw-wetboek). Het maakt niet uit of de handelingen waarop de factuur betrekking heeft voor of na 1 januari 2026 zijn verricht.
16. Moet ik een Peppol-ID vragen aan mijn klanten?
Neen. Dit wordt toegelicht in het artikel ‘Wat is een Peppol-ID?’.